【中小向け】採用計画を立てる7ステップ【振り返り方・ツールなども紹介】

近年、さまざまな技術やツールが発展したとともに注目を集めているものが、採用計画です。手法や手段と問わず、予め計画を立てることにより採用活動の効率化をはかり、採用課題を洗いやすくしております。 本記事では採用のプロフェッショナルが、そもそも採用計画とは何かに始まり、実際に計画を立てるステップ、計画立案の前後にて気をつけるべきポイントなどをご紹介いたします。

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そもそも採用計画とは

採用計画は、企業が特定の期間にわたって実施する具体的な採用活動の計画です。この計画には、求める人材の数、種類、採用するタイミング、使用するリソース、具体的なアクションステップなどが含まれます。採用計画は、組織の人材ニーズを満たし、企業の成長と目標達成を支援するための戦略的な取り組みです。

採用戦略との違い

採用計画と採用戦略は密接に関連しているものの、その焦点と範囲には重要な違いがあります。

採用戦略

採用戦略は、企業の長期的な目標と合致するための広範囲にわたるアプローチです。これには、企業のビジョン、文化、価値観を考慮に入れ、理想的な候補者像の定義、ブランディング、候補者との関係構築などが含まれます。採用戦略は、どのようにして企業が競争力を保ち、市場で最も優秀な人材を引きつけ、維持できるかに焦点を当てています。

採用計画

一方、採用計画は、採用戦略を実現するための具体的なロードマップです。採用計画は通常、短期的な目標に焦点を当て、特定の採用キャンペーンや特定の期間の人材ニーズを具体的に扱います。計画には、採用する職種の数、求人広告の日程、面接と評価のプロセス、必要な予算とリソースの割り当てが含まれます。 要するに、採用戦略は「なぜ」と「何を」採用するかに答え、採用計画は「いつ」「どこで」「どのように」採用するかを具体化します。戦略が全体的な方向性を定義するのに対し、計画はその戦略を実行するためのステップバイステップのガイドを提供します。 この二つは相補的であり、共に企業の採用成功には不可欠です。

採用計画に注目が高まる背景

近年、採用計画への注目が高まっています。この背景には複数の社会的、経済的、技術的要因があります。人口減少による労働力不足、技術革新の進展、そして採用活動の効率化の必要性が、企業がより戦略的な採用計画を求める理由となっています。

人口減少と労働力不足

多くの先進国や一部の発展途上国で、人口減少が進んでおり、これが労働力不足を引き起こしています。特に、日本や一部のヨーロッパ国では、高齢化に伴う労働人口の減少が顕著です。これにより、特定の業界や技術分野での人手不足が深刻化し、企業は有能な人材を確保するためにより精密な採用計画を立てる必要に迫られています。

技術革新の進展

デジタル技術の急速な進展は、新たな職種の創出と既存の職種の変化をもたらしています。AI、ビッグデータ、ロボティクスなどの分野では、特化したスキルを持つ人材の需要が高まっています。これにより、企業はこれらの技術を活用するためのスキルセットを持つ人材を効率的にかつ戦略的に採用するための計画が必要とされています。

採用活動の効率化

採用プロセスの効率化は、コスト削減と時間の節約に直結します。多くの企業が採用活動においてデジタルツールやソフトウェアを導入することで、候補者のスクリーニング、選考、およびオンボーディングのプロセスを自動化し、効率化しています。これにより、採用の精度を向上させつつ、HR部門の負担を軽減し、より戦略的な人材管理が可能になっています。 これらの要因により、企業は単に人材を採用するだけでなく、どのようにして最適な人材を確保し、組織の長期的な成功に貢献させるかという観点から採用計画に注目しています。

昨今の採用市場や求職者について 

近年の採用市場は、急速な変化を遂げています。技術の進化、経済状況の変動、世代交代などが相まって、企業と求職者双方に新たなチャレンジと機会をもたらしています。このセクションでは、現在の採用市場の動向と、それにどのように対応すべきかについて詳しく掘り下げます。

経済の変動が市場に与える影響

COVID-19パンデミックの影響で、多くの業界が大きな打撃を受けました。一方で、IT、ヘルスケア、Eコマースなど一部のセクターは著しく成長し、それに伴いこれらの業界での人材需要が高まっています。企業は急速に変化する市場ニーズに適応するため、柔軟性と迅速性をもって採用戦略を調整する必要があります。

新世代の求職者の特性とその影響

ミレニアル世代やジェネレーションZの労働市場への参加が増加しています。これらの世代は、仕事に対して異なる価値観を持ち、フレキシビリティやワークライフバランス、企業の社会的責任を重視します。彼らはまた、デジタル技術に非常に精通しており、求職活動もデジタルプラットフォームを通じて行うことが多いです。これにより、企業は求職者との接点をデジタル化し、より魅力的な雇用ブランドを築く必要があります。

採用手法の革新

採用プロセスのデジタル化は、求職者とのより効果的なコミュニケーションを可能にします。AIを利用した自動化されたスクリーニングツールや、バーチャルリアリティを使用した職場体験は、求職者にとって魅力的な選考プロセスを提供します。これにより、より多くの求職者を惹きつけ、適切な人材の確保が可能になります。

採用市場における多様性の増加

多様性と包摂性は現代の採用市場で重要なテーマです。企業は、性別、人種、文化的背景など多様な要素を持つ人材を採用することで、より革新的で包括的な職場環境を作り出すことが期待されています。多様なチームは創造性を高め、さまざまな顧客ニーズに応える能力も強化します。 これらの要素を理解し、適切に対応することが、企業が競争力を保ち、優れた人材を確保するための鍵となります。

採用計画を立てるステップ

採用計画を立てる際には、体系的なアプローチが求められます。明確なステップに従うことで、効率的かつ効果的な採用活動を展開することが可能です。以下に、採用計画を立てるための基本的なステップを紹介します。

ステップ1: 組織のニーズ分析

採用計画を立てる最初のステップは、組織の現在および将来の人材ニーズを分析することです。どの部署が人手不足を感じているのか、またどのようなスキルが必要かを明確にします。この分析は、事業計画や成長目標と密接に連携して行われるべきです。

ステップ2: 採用目標の設定

ニーズ分析に基づき、具体的な採用目標を設定します。これには、採用する人数、期間、職種別の要件などが含まれます。目標をSMART（具体的で、測定可能で、達成可能で、関連性があり、時間的に定められた）なものにすることで、実行可能な計画になります。

ステップ3: 採用戦略の開発

採用目標を達成するための戦略を開発します。これには、ターゲットとする候補者群の特定、採用チャネルの選定、求人広告の設計、採用プロセスの構築などが含まれます。また、採用ブランディングや候補者とのコミュニケーション戦略もこの段階で計画します。

ステップ4: バジェットの計画

採用活動に必要な予算を計画します。求人広告のコスト、採用イベントの開催費用、採用管理システムの利用料など、すべての費用要素を考慮に入れます。予算を効果的に管理することで、コストを抑えつつ最大の効果を得ることが可能です。

ステップ5: 実施とモニタリング

計画に基づいて採用活動を実施します。採用プロセス全体を通じて、進行状況を定期的にモニタリングし、必要に応じて調整を行います。この段階では、応募者の質と量、選考プロセスの効率性、コミュニケーションの有効性などを評価します。

ステップ6: 評価と改善

採用活動が完了した後、その成果を評価し、今後の採用計画に活かすための改善点を特定します。どの採用チャネルが最も効果的だったか、どのプロセスが候補者の体験を向上させたかなど、詳細な分析を行います。 これらのステップを通じて、採用計画は組織の成長と直接的な関係を持つ重要な戦略的取り組みとなります。計画的かつ戦略的に採用活動を進めることで、組織にとって最適な人材を効果的に獲得することができます.

採用計画を立てる際のポイント

効果的な採用計画を立てるためには、いくつかの重要なポイントを理解し実行に移すことが必要です。これらのポイントを考慮することで、計画の成功率を高め、組織のニーズに最適な人材を確保できます。

ポイント1: 明確な目標の設定

採用計画を立てる際の最初のステップは、明確で具体的な目標を設定することです。何人の人材をいつまでに採用するのか、どのようなスキルや経験を持つ人材を求めているのかを定義します。目標が明確であればあるほど、計画は具体的な形を取り、実行が容易になります。

ポイント2: 市場と競合の分析

効果的な採用計画を立てるには、現在の労働市場の状況と競合他社の動向を把握することが不可欠です。市場分析を通じて、求職者の傾向や期待、競合他社の採用戦略を理解することで、より魅力的な採用オファーを形成することが可能になります。

ポイント3: ターゲット候補者の特定

採用計画を立てる際には、ターゲットとする候補者のプロファイルを明確に定義することが重要です。これには、必要な技術スキル、業界経験、さらには組織文化に合う個性や価値観を考慮に入れるべきです。ターゲットが明確であれば、適切な採用チャネルやメッセージ戦略を選定しやすくなります。

ポイント4: 採用プロセスの構築

採用プロセスを効率的かつ効果的に構築することが、採用計画の成功に直結します。プロセスの各ステップ（応募受付、書類選考、面接、内定）を明確にし、各段階で求める評価基準や期待結果を定義することが重要です。また、候補者にとっても透明で理解しやすいプロセスであることが求められます。

ポイント5: 効果的なコミュニケーションとフォローアップ

採用プロセス全体を通じて、候補者とのコミュニケーションを密にし、迅速かつ丁寧なフォローアップを行うことが、良好な候補者体験を提供し、最終的な採用成功につながります。特に内定後のフォローアップは、承諾率を高め、入社前の離脱を防ぐためにも重要です。 これらのポイントを採用計画に組み込むことで、戦略的かつ効果的な採用活動が可能となり、組織にとって最適な人材を確保できるでしょう。

採用計画を立てた後にすべきこと

採用計画を立てた後には、計画を効果的に実行し、その成果を最大化するための一連の重要なステップがあります。ここでは、採用計画の実施から評価までのプロセスを詳しく見ていきましょう。

ステップ1: 実行チームの確定と役割分担

採用計画の成功は、実行するチームの能力に大きく依存します。計画の各段階で必要な役割を明確にし、適切な担当者にそれぞれのタスクを割り当てます。これには、リクルーター、HRマネージャー、部門責任者などが含まれることが一般的です。

ステップ2: 採用プロセスの実施

採用プロセスの具体的な実施に移ります。これには求人広告の公開、履歴書や職務経歴書の受け取り、選考プロセスの管理、面接のスケジュール設定、候補者とのコミュニケーションなどが含まれます。各ステップで計画通りに進むよう、定期的にチェックを行うことが重要です。

ステップ3: フィードバックの収集とプロセスの調整

採用活動を進める中で、候補者や関係者からのフィードバックを積極的に収集し、必要に応じて採用プロセスを調整します。このフィードバックは、プロセスの透明性を高め、候補者にとってもより良い体験を提供するために不可欠です。

ステップ4: 採用データの分析とレポート作成

採用活動の終了後、収集したデータを分析し、採用の効果を評価することが重要です。応募者数、面接数、採用数、採用コストなどのKPIを用いて、計画の成功度を測定します。また、これらの結果をもとに、将来の採用計画の改善点を特定し、レポートとしてまとめます。

ステップ5: 成功事例と改善点の共有

最後に、採用プロセス全体を振り返り、成功事例と改善点をチーム内外で共有します。これにより、次回の採用計画の際に同じ成功を再現し、失敗を避けるための参考情報が得られます。 これらのステップを丁寧に実行することで、採用計画の立案だけでなく、その後の実施と評価が成功につながります。実行フェーズでの細心の注意と継続的な改善が、採用計画の効果を最大化する鍵となります。

良い人材を採るコツ

優れた人材を採用することは、企業の成功に直結しています。採用プロセスを通じて最適な候補者を見極め、獲得するためには、戦略的なアプローチが必要です。以下に、良い人材を採るための重要なコツを紹介します。

明確な採用基準の設定

採用活動の初期段階で、具体的な採用基準を設定することが重要です。これには、必要なスキルセット、経験、教育背景だけでなく、企業文化に合う性格や価値観も含まれます。この基準を明確にすることで、スクリーニングプロセスが効率的になり、最適な候補者の識別が容易になります。

効果的な求人広告の作成

求人広告は、企業と求職者の最初の接点です。魅力的かつ誠実な広告を作成することで、質の高い候補者の関心を引きます。広告には、役割の詳細、期待される成果、提供される福利厚生、そして企業の文化を具体的に記載することが重要です。

アクティブリクルーティングの実施

待っているだけでは、最適な人材を逃すことがあります。アクティブリクルーティングにより、潜在的な候補者に直接アプローチすることができます。業界イベント、プロフェッショナルネットワーク、またはリファーラルを通じて積極的に才能を探し出すことが効果的です。

徹底した面接プロセス

面接は候補者を深く理解する絶好の機会です。構造化された面接技法を用いることで、各候補者の能力とポテンシャルを公平かつ効果的に評価できます。また、複数の面接官が参加することで、さまざまな視点から候補者を評価し、よりバランスの取れた判断が可能になります。

候補者体験の最適化

候補者にポジティブな採用体験を提供することは、特に優秀な人材を引き付ける上で非常に重要です。応募プロセスを簡潔明瞭に保ち、迅速なフィードバックと礼儀正しいコミュニケーションを心がけることで、候補者に良い印象を与えます。 これらのコツを実践することで、企業はより優秀な人材を効果的に採用し、組織の成長と成功を支えることができるでしょう。

採用目標を完遂するためのポイント

採用目標を効果的に達成するためには、戦略的な計画とその徹底した実行が必要です。以下に、採用目標を成功に導くための主要なポイントを紹介します。

目標の具体性と測定可能性

採用目標は、具体的で測定可能でなければなりません。何人の採用を目指すのか、どのようなスキルセットや経験を持つ人材を求めているのかを明確に設定します。また、目標達成のための期限も設けることが重要です。これにより、進捗を定期的にチェックしやすくなります。

効果的なリクルーティングチャネルの選定

適切なリクルーティングチャネルを選ぶことが、目標達成には不可欠です。求人広告、オンラインジョブボード、社内リファーラル、プロフェッショナルネットワーキングサイト、リクルーティングイベントなど、さまざまなチャネルを駆使し、ターゲットとする候補者に最も効果的にリーチする方法を選びます。

選考プロセスの効率化

採用プロセスの各ステージを効率的に管理することで、スムーズな候補者の流れと適切な評価が可能になります。選考プロセスを標準化し、面接スケジュールを最適化することで、高品質な候補者を迅速に判断し、エンゲージメントを維持します。

採用チームの連携とコミュニケーション

採用チーム内の連携は、目標達成の鍵を握ります。採用マネージャー、インタビュアー、HRスタッフ間の明確なコミュニケーションを保ち、一貫した評価基準を共有することが重要です。また、定期的なミーティングを行い、進捗を共有し、必要に応じて戦略を調整します。

フィードバックループの確立

採用活動を通じて得られたフィードバックを活用し、プロセスの改善を継続的に行います。候補者や新入社員からのフィードバックを収集し、それをもとに採用戦略を洗練させることで、より効果的な採用が可能になります。 これらのポイントを意識し実行に移すことで、採用目標の達成がスムーズになり、組織にとって価値ある人材を確保することができます。

まとめ

今回の記事にて、採用戦略との違いも踏まえた「採用計画とは」に始まり、実際の建て方や薦めるステップ等を解説させていただきました。 どの業界の方でも通じるよう抽象的な説明となってしまいましたので、具体的に御社の場合ではどのように計画を立てればいいのか、お問い合わせより無料相談お受けさせていただいております。

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