本記事では、人事代行とは何かといった基本的な内容から、委託できる業務範囲、メリット・デメリット、そして人事代行サービスの選び方まで、人事代行のすべてを分かりやすく解説します。
本記事を読むことで、自社に最適な人事代行サービスを見つけるヒントが得られるでしょう。
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【定額】トルトルくんを見る目次
人事業務の一部、あるいは全部を外部の専門業者に委託することを「人事代行」または「人事アウトソーシング」といいます。
業務内容は、給与計算や社会保険手続きなどの定型業務から、採用活動や人事評価などの戦略的な業務まで多岐に渡ります。企業規模やニーズに合わせて、必要な業務だけの依頼も可能です。
近年、労働法規の改正が定期的に行われ、人事業務は複雑化しています。また、優秀な人材の確保競争も激化し、戦略的な人事施策の重要性が高まっています。
専門知識を持つ外部業者に業務を委託することで、法令遵守の徹底や人事戦略の強化、そしてコア業務に集中することが可能です。
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【定額】トルトルくんを見る人事代行に委託できる業務の中で、特に企業から需要の高いものは下記の4つです。
上記のような業務を委託することで、企業は多くのメリットを得られます。各業務内容を、それぞれ詳しく見ていきましょう。
人事情報管理では、従業員の氏名や性別、生年月日から保有資格や技術、これまでの研修履歴など幅広い情報を取り扱います。企業は、従業員に関する情報を正確かつ安全に管理する必要があります。
人事代行には、人事情報管理の業務として、従業員管理や入退社管理、契約書類作成や管理、組織図作成や更新などを委託可能です。適切な情報管理によって、適切な人材配置や人材確保を効率的に行える点がメリットです。
給与計算と勤怠管理は、法律や社内規定に基づいて正確に行う必要があり、専門的な知識が求められる業務です。特に、残業代の計算や各種控除、年末調整などは複雑な計算が必要となるため、ミスが発生しやすい業務です。
これらの業務を人事代行に委託すると、計算ミスや遅延を防ぎ、従業員とのトラブルを未然に防げます。また、業務が忙しくなる時期が決まっており、定型化しやすい業務内容なため、外部への委託がおすすめです。
健康保険や厚生年金保険、雇用保険などの社会保険に関する手続きは、複雑で専門性が高く、正しく理解し処理することは、担当者にとって大きな負担です。法律の改正にも対応する必要があり、改正にあわせて情報をアップデートする必要があります。
人事代行に社会保険関連業務を委託すると、手続きのミスや漏れを防ぎ、法令遵守を徹底できます。委託により、社労士や税理士などの専門家による支援が期待できる点もメリットです。
優秀な人材の確保は、企業の成長に不可欠です。しかし、採用活動と採用面接の業務には多くのステップがあり、多大な時間と労力を要します。
採用業務を人事代行に委託すると、採用活動にかかる負担を軽減し、コア業務に集中できるようになります。委託できる業務の一例は、下記の通りです。
また、採用代行会社によっては、採用戦略の立案や面接方法の指導など、専門的なコンサルティングを提供している場合もあり、負担を軽減しながら優秀な人材を確保できます。
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【定額】トルトルくんを見る人事代行サービスを導入することで企業が得られる大きなメリットは、下記の3つです。
人事代行サービスには、コスト面から採用の面まで、さまざまなメリットがあります。それぞれ詳しく見ていきましょう。
人事業務を内製化する場合、下記のようなさまざまなコストが発生します。
特に中小企業にとって、これらのコストは大きな負担です。
人事代行サービスを利用すると、人事担当者の人件費を削減できるだけでなく、システム管理や教育研修にかかる費用も抑えられます。結果として、人事業務全体のコストを削減し、経営の効率化を図ることが可能になります。
労働関連法規は定期的に改正されるため、企業は改正にあわせて情報をアップデートし、適切に対応することが必要です。法改正への対応を怠ると、コンプライアンス違反となり、企業の信頼を損なうだけでなく、罰則が科される可能性もあります。
人事代行サービスを利用すれば、専門家が法改正への対応を代行してくれるため、企業は安心して本業に集中できます。常に最新の法令に準拠した運用を行うことで、違反のリスクを最小限に抑えることが可能です。
人事戦略は、企業の成長に欠かせない重要な要素です。しかし、人事戦略の立案・実行には、専門的な知識と経験が必要です。
人事代行会社は、人事分野の知識を多く有しており、豊富なノウハウを蓄積しています。人事代行サービスを利用すれば、専門家のノウハウを活用し、自社に最適な人事戦略を構築できます。
たとえば、採用戦略の見直しや人事評価制度の設計、教育研修プログラムの開発など、人事に関するあらゆる課題に対して、専門家のサポートを受けることが可能です。
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【定額】トルトルくんを見る人事代行を利用する主なデメリットとしては、下記の2つが挙げられます。
導入を検討する際には、メリットだけでなくデメリットも理解した上で、慎重に判断する必要があります。
社内に人事業務のノウハウが蓄積されないことにより、将来的に人事代行サービスの利用を停止した場合、あるいは一部内製化する場合に、対応できる人材が社内に不足してしまいます。
人事代行サービスを利用する際には、どの業務を委託し、どの業務を内製化するかを慎重に検討し、バランスを取る必要があります。将来的に必要となるノウハウを社内で維持できるよう、計画的に人材を育成することも重要です。
人事業務では、従業員の個人情報や給与情報、人事評価など、機密性の高い情報を取り扱います。人事代行サービスを利用する場合、情報を外部業者に提供する必要があるため、情報漏えいリスクは少なからず存在します。
情報漏えいは、企業の信頼失墜や損害賠償請求につながる可能性もあるため、軽視できる問題ではありません。信頼できる人事代行会社を選ぶことはもちろん、機密情報の取り扱いに関する契約内容を明確にするなど、情報セキュリティ対策の徹底が重要です。
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【定額】トルトルくんを見る数多くの人事代行サービスの中から、自社に最適なサービスを選ぶためには、特に以下の3つのポイントに着目することが大切です。
上記のポイントを押さえておけば、自社に最適な人事代行サービスを選択することが可能です。
実績数や取引企業数、サービス提供年数などを確認し、信頼性が高い会社に代行を委託すると失敗するリスクを避けられるでしょう。特に、人事業務は社内の機密性が高い情報を取り扱うほか、人事戦略や人材採用に関連するため、委託先企業を選ぶ際は、ノウハウやスキルが充実しているかをチェックすることが重要です。
また、ホームページなどに掲載されている導入事例や顧客の声も参考になります。導入事例では、どのような課題を抱えている企業が、どのようなサービスを利用して、どのような成果を上げたのかを確認しましょう。
人事代行会社の中には、特定の業種に特化したサービスを提供している会社もあります。自社の業種に精通した会社を選ぶことで、よりきめ細やかなサポートを受けられる可能性が高まるでしょう。
たとえば、IT業界に特化した人事代行会社であれば、ITエンジニアの採用に強いなど、業種特有のニーズに対応したサービスを提供しています。自社の業種や事業内容を考慮し、専門性の高い会社を選んでください。
人事代行会社は、従業員の個人情報や給与情報など、機密性の高い情報を取り扱います。そのため、情報セキュリティ対策が万全な会社の選択が重要です。
セキュリティ対策の判断基準としては、ISMS認証の取得状況や、プライバシーマークの取得状況などを確認しましょう。これらの認証は、国際規格に基づいた情報セキュリティ対策が適切に実施されていることを示すものです。
また、個人情報保護方針や情報セキュリティポリシーなどの確認も重要です。
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【定額】トルトルくんを見る数ある人事代行サービスの中から、特におすすめの3社を紹介します。今回紹介するサービスは、以下の3社です。
それぞれのサービスの特徴を比較し、自社に最適なサービスを見つける参考にしてください。
はじめに弊社StockSunで提供している採用代行サービスのトルトルくんを紹介します。
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しかし、採用業務に特化した効率化や採用力の向上を目指すのであれば、人事代行サービスよりも採用代行サービスの利用がおすすめです。採用代行サービスは、採用活動に特化した専門的なノウハウとリソースを提供することで、企業の採用活動を強力にサポートします。
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