アポ取りには手紙営業が有効！5つの文例と書き方を詳しく解説

「アポを取りやすい営業手法って何だろう？」
「手紙営業はアポ取りにいいって聞くけど書き方がわからない」

このような疑問をお持ちの方もいるのではないでしょうか。

アポ取りには宛名に手紙が届きやすく、開封率の高い手紙営業が効果的です。しかし、手紙営業であればすべて開封率が高いとは限りません。

そこでこの記事では、手紙営業における5つの文例と書き方を詳しくご紹介します。手紙営業のノウハウを記載していますので、ぜひ最後までご覧ください。

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営業において手紙を使ったアポ取りとは

営業方法にはホームページのお問い合わせフォームからするものや、メールを送付するものなどさまざまな種類があります。その中の1つが手紙営業です。

手紙営業には営業担当者の連絡先を記載して折り返しの連絡を待つ方法と、手紙送付後に電話をかけて担当者につないでもらう2パターンがあります。どちらも宛名が書いてあることから、開封率が高くアポを取得できる可能性が高まります。

手紙は一見非効率のように思えますが、デジタルなコミュニケーションが一般的な今だからこそアナログな手法の手紙が印象に残りやすいのです。

営業において手紙でアポ取りをする4つのメリット

営業において手紙でアポ取りをするメリットは、以下の4つです。

• 開封率が高い
• 商品・サービスの内容を魅力的に伝えやすい
• 決裁者に直接届きやすい
• テレアポやメールと差別化できる

それぞれのメリットを詳しく見ていきましょう。

開封率が高い

手紙には宛名が書いてあり、開封しないと中身がわからないことから開封率の高さが期待できます。メールであれば送信者のアドレスや件名から内容の予想がつき、営業メールだと判断されれば開封すらされないこともあります。

一方、手紙は実際に開封しないとわからず、中身を確認せずに破棄されるケースは少ないです。開封してもらえるだけでも、自社に興味を持ってもらえるきっかけになります。

商品・サービスの内容を魅力的に伝えやすい

手紙は伝えたい商品・サービスの魅力を文章で整理して伝えられます。テレアポの場合は口頭で伝える必要があり、口頭なためうまく説明できなかったり、とっさの質問にうまく答えられなかったりする場合もあります。

相手側も、理解するのに時間がかかることもあるでしょう。それに対して手紙はあらかじめ文章にして送るため、内容に問題がないかしっかりと確認できます。また、図や表を組み合わせての説明もでき、商材の魅力を分かりやすくアピールできます。

決裁者に直接届きやすい

手紙は他の手段に比べて、決裁者に直接アプローチしやすいメリットがあります。テレアポの場合は決裁者の名前や所属部署がわかったとしても、直接つながることは多くありません。

さらに営業の電話だと分かれば、内容を伝える前に電話を切られるケースもあります。メールの場合も決裁者個人のアドレスがわからないと、直接のアプローチは困難です。

そこで手紙であれば、プライバシーの観点から誰かが勝手に処分したり、開封したりするのは考えにくいです。さらに宛先が書いてあるため決裁者にアプローチしやすいです。

テレアポやメールと差別化できる

手紙はアナログかつ行っている企業が少ないことから、メールやテレアポとの差別化を図れます。手紙の作成・送付までには時間がかかるものの、担当者に丁寧な印象を与えられます。

さらに文字から性格を伝えられることもあり、相手の記憶に残りやすいのもメリットです。テレアポやメールは手軽かつ効率的にアプローチできる手法ですが、他社との差別化には適しません。したがって、差別化を図りたいのであれば手紙での営業がおすすめです。

営業において手紙でアポ取りをする3つのデメリット

営業において手紙でアポ取りをするデメリットは以下の3つです。

• 相手に届くまでに時間がかかる
• 手紙を書くのに時間がかかる
• 相手の反応が直接わからない

それぞれのデメリットを詳しく見ていきましょう。

相手に届くまでに時間がかかる

手紙は電話やメールと異なり、手紙を郵送して届くまでに時間がかかります。また、担当者が内容を確認してから決裁者に届けられる場合もあり、その場合はさらに時間がかかります。

手紙を送ってから決裁者に届くまでの期間は、1週間ほどかかると思っておきましょう。手紙は中長期的に良好な関係性を構築するのには有効な手段ですが、すぐにアポイントを取る場合は不向きだといえます。

手紙を書くのに時間がかかる

手紙は文章の作成以外にも宛名の記載や送付の手続きなどをする必要があり、作成から送付まで時間がかかります。複数社に手紙営業をするともなれば、かなりの時間がかかるでしょう。

メールや電話のようにすぐにアプローチできる営業手法に比べると、時間がかかるのは大きなデメリットです。とはいっても、効率的に手紙を作成すると手紙の魅力である特別感がなくなってしまいます。したがって、手紙営業をするのであればその分のリソースは確保しておきましょう。

相手の反応が直接わからない

テレアポでは電話口で相手の反応が直接わかります。一方の手紙はきちんと相手に届いたのか、開封はしてもらえたのかなど、相手の反応がわかりにくいのがデメリットです。

手紙営業でアポイントを獲得するには、手紙を送りっぱなしにせずに架電をして追加でアプローチをすることが大切です。電話をかけることによって、手紙の存在に気付いてもらえるうえ、アポイント獲得につながる可能性が高まります。

営業において手紙でアポ取りをするときの文例5選

ここでは、営業において手紙でアポ取りをするときの文例を5つご紹介します。

• ホームページを見た企業へ連絡する手紙の例文
• 自社に問い合わせがあった企業へ連絡する手紙の例文
• 新商品・サービスの内容を説明する手紙の書き方
• メールをした内容を手紙で送るときの書き方
• 成約後に手紙を送るときの書き方

それぞれの例文を詳しく見ていきましょう。

ホームページを見た企業へ連絡する手紙の例文

【製品紹介のご連絡】

「拝啓
（時候の挨拶）

突然のご連絡失礼いたします。株式会社〇〇の△△と申します。

貴社のホームページを拝見しており、〇〇事業へ注力していることを拝見しました。〇〇事業を行うにあたって、〇〇や△△の面から弊社の（商品名）が貴社で役立てるのではと思い、今回手紙をお送りいたしました。

弊社の（商品名）は業界でトップクラスの実績を持ち、これまでに〇〇社の企業様をサポートしています。

大変恐縮ではございますが、貴社に直接一度お伺いし、1時間ほどのご挨拶をお願いできればと思います。誠に勝手ではございますが、以下の日時でご都合のよい日時はありますでしょうか。

〜月〜日〜時

〜月〜日〜時

〜月〜日〜時

自社に問い合わせがあった企業へ連絡する手紙の例文

【製品紹介のご連絡】

「拝啓
（時候の挨拶）

弊社は○○を提供しております、株式会社△△の■■と申します。

この度は、お問い合わせいただきまして誠にありがとうございます。お問い合わせ内容を拝見させていただき、弊社としてもぜひお力添えしたいと考えています。

貴社の解決したい課題や、製品の詳細なご説明やご提案をさせていただきたく存じます。お手数をおかけいたしますが、ぜひ一度貴社にお伺いさせていただければと思います。

○月○日△時頃にお電話でご連絡させていただきますので、その際に可否をお聞かせいただければ幸いでございます。

何かご質問やご不明点がございましたら、以下の連絡先までお気軽にご連絡ください。
連絡先
引き続きどうぞお願い申し上げます。

敬具

XXXX年XX月XX日
株式会社〇〇
△△△△（フルネーム）

株式会社△△
〇〇〇〇様

新商品・サービスの内容を説明する手紙の書き方

【新サービスのご連絡】

「拝啓
（時候の挨拶）
日頃より弊社サービス「〇〇」をご愛顧いただき誠にありがとうございます。このたび、弊社では新サービス「△△△」をXXXX年XX月XX日にリリースいたします。

△△に特化したサービスであり、貴社の〇〇の業務で役立つと考えています。つきましてはお忙しいところ恐れ入りますが、ぜひ一度△△のご案内をさせていただければと思います。

追ってメールでもご連絡いたしますので、お打ち合わせの可否や日程などご確認いただけますと幸いです。

引き続き、よろしくお願いいたします。

敬具

XXXX年XX月XX日
株式会社〇〇
△△△△（フルネーム）

株式会社△△
〇〇〇〇様

メールをした内容を手紙で送るときの書き方

「拝啓
（時候の挨拶）

弊社は○○を提供しております、株式会社△△の□□と申します。
先日のメールでご案内した内容を改めて手紙でもご確認いただきたく存じます。
（メールでの内容を手紙に記載）

何かご不明点やご質問がありましたら、以下の連絡先までお気軽にご連絡ください。この度はお問い合わせありがとうございました。

敬具

XXXX年XX月XX日
株式会社〇〇
△△△△（フルネーム）

株式会社△△
〇〇〇〇様

成約後に手紙を送るときの書き方

【ご契約のお礼】
「拝啓
（時候の挨拶）

このたび弊社サービス「〇〇」にご契約いただき、誠にありがとうございます。〇〇は△△に特化したサービスであり、弊社の目標である〇〇を達成するために弊社一丸となって注力して参ります。

今後は私が貴社の担当を務めますので、ご不明点やご要望がございましたらお気軽にご連絡くださいませ。

今後とも、よろしくお願い申し上げます。

敬具

XXXX年XX月XX日

株式会社〇〇

△△△△（フルネーム）

株式会社△△

〇〇〇〇様

手紙営業でアポ取りを成功させる4つのコツ

手紙営業でアポ取りを成功させるコツは、以下の4つです。

• 手書き風に書く
• レターセットは上質なものを使う
• 冒頭は興味を惹く内容を書く
• 顧客によって文章を変える

それぞれのコツを詳しく見ていきましょう。

手書き風に書く

手紙は手書き風に書くと丁寧な印象を与えることができて効果的です。手書きは手間がかかるものの、心のこもった手紙であることが伝わります。

印刷した手紙の場合は、「テンプレート」「不特定多数に送っている」という印象を与えかねません。一斉送信の営業メールが多い中で、手書きの手紙は差別化になり印象に残ります。そのため、開封してもらえる可能性も高くなるでしょう。

字のきれいさに自信がないとしても、読みやすい大きさでゆっくりと字を書けば気持ちが伝わります。

レターセットは上質なものを使う

手紙を送るときは上質なレターセットを用意しましょう。そうすることで、相手は特別感を感じます。

コストと手間はかかりますが「自分宛てに作ってくれた手紙」となれば開封してもらえる可能性が一気に高まります。

なお、新規顧客の場合は封筒に手紙を入れるようにしましょう。はがきは不特定多数に見られてしまう可能性があり、ビジネスマナーに反します。

冒頭は興味を惹く内容を書く

手紙の冒頭は初めに目に入る部分であり、最後まで読んでもらえるかはこの冒頭の部分に左右されます。ビジネスでは、時候の挨拶から始めるのが基本です。

とはいっても、定型文ではありきたりな文章になってしまうため、自己紹介やサービスの紹介などもして興味を惹く内容にしましょう。

顧客によって文章を変える

手紙の内容は顧客によって変えましょう。手紙をテンプレート化すると効率的に作成できるものの、誰にでも送っている内容という印象を与える可能性があります。

さらに訴求力が下がる原因にもなり、アポイント獲得が遠のきます。手紙営業でアポイントを獲得するには、「自社のために書いてくれた手紙」と思わせることです。

そのためには、顧客ごとに文章を変えましょう。とはいっても、顧客ごとにすべての文章を変えるのはかなりの時間と手間がかかるため、基本的な部分はテンプレートを作成するのをおすすめします。

それをもとに、顧客に合わせて内容を変更していくのがいいでしょう。

アポ獲得以外で手紙が使える場面

ここでは、アポ獲得以外で手紙が使える場面を紹介します。具体的には以下の2つです。

• 訪問後のお礼
• 異動や退職の挨拶

それぞれの文章を詳しく見ていきましょう。

訪問後のお礼

訪問後のお礼を送りましょう。そうすることで、「契約後もしっかりとサポートをしてくれる企業」との印象を与えられます。製品自体の性能も大切ですが、アフターフォローも契約を決める大きな要素です。したがって、訪問後も手紙を送るようにしましょう。例文としては、以下の通りです。

「拝啓
（時候の挨拶）
時下、ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。

このたびは弊社サービス「〇〇」にご契約いただき、誠にありがとうございました。今回ご契約をいただきました〇〇は△△に特化したサービスであり、貴社が目標とされている〇〇を達成するために弊社一丸となって注力して参ります。

今後は〇〇が担当させていただきます。ご不明点ございましたら、私〇〇までお気軽にご連絡ください。

今回、〇〇様にご商談のご機会をいただき大変感謝しております。今後とも何卒よろしくお願い申し上げます。

敬具

XXXX年XX月XX日

株式会社〇〇

△△△△（フルネーム）

株式会社△△

〇〇〇〇様

異動や退職の挨拶

異動や退職の挨拶で送る手紙を見ていきましょう。挨拶を送ることで、担当者が変更になっても顧客との良好な関係を維持できます。

手紙の内容にはいつから誰が担当者となるのか、今後のスケジュールを記載しておきましょう。たとえ顧客と打ち解ける関係となっても、異動や退職の挨拶はしっかりとすることで誠実さが伝わります。

「拝啓
（時候の挨拶）
時下、ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。

さて、私ごとで恐縮ではございますが、一身上の都合により〇月〇日をもちまして〇〇株式会社を退職いたします。
〇〇様をはじめ、貴社の皆様には大変お世話になりました。案件中は不慣れゆえご迷惑をおかけしたことも多々あったかと存じますが、業務に携われたことを大変うれしく思います。

今後の業務は同部署の〇〇が担当いたします。追って日程のご都合をお伺いさせていただきますので、何卒よろしくお願い申し上げます。

本来ならば直接お伺いすべきところ、書面でのご挨拶となり申し訳ございません。末筆ながら、皆様のご健康とご多幸をお祈り申し上げます。

敬具

XXXX年XX月XX日

株式会社〇〇

△△△△（フルネーム）

株式会社△△

〇〇〇〇様

手紙営業ならカリトルくんにお任せください

手紙を使用した営業は作成の時間や手間がかかるものの、開封率が高く効果の見込める営業手法です。とはいっても、初めて手紙営業をする方にとっては手間がかかり、作成が大変です。

手紙営業をするのであれば、リソースはしっかりと確保しておきましょう。

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