上手なアポ取りの方法は？電話・メールのアポ取りで成功率を上げる方法を解説

「なかなかアポイントが獲得できずに困っている」
「アポ取りの方法にはどのような種類があるの？」

このような疑問をお持ちの方もいるのではないでしょうか。

アポイントを獲得すれば、そこから商談に進める・成約に結びつくなどよいことづくしです。

しかし、なかなかアポイントが獲得できない・どのような営業手法を用いればアポイントに結びつくかわからないとお悩みの企業様もいらっしゃるのではないでしょうか。

本記事では営業手法別のアポイント獲得の方法やアポ取りを成功させる4つのコツをご紹介するので、ぜひご覧ください。

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アポイントとは

そもそも「アポイント」とは、アポイントメントを略した言葉で、「商談」「面会」などを意味します。

「アポイント」「アポイントメント」と言われることは少なく、一般的には「アポ」と略して使われることが大半でしょう。

アポを取るイコール、会う約束をする・商談の約束をする意味があり、ビジネスシーンでは欠かせないものです。

実際に会ったことがない企業とアポイントが取れれば、そこからお互いの情報を知り、信頼関係構築に結びつくでしょう。

また、何度もアポイントを重ねれば、成約や長期的な関わりへと発展していく可能性もあり、営業活動を行う企業がアポイントに力を入れるのは当然です。

アポ取りをする3つの方法

アポイントを取るには大きく分けて以下の3つの方法があります。

• 電話でのアポ取り
• メールでのアポ取り
• 問い合わせでのアポ取り

それぞれ特色や営業のやり方が異なるため、ひとつずつ詳しくご紹介します。

電話でのアポ取り

昔からよく使われている営業手法である電話は、今でも利用している企業が多く、なじみがある方も多いのではないでしょうか。

実際、数ある営業手法の中でももっとも使われている方法で、別名「テレアポ」とも呼ばれます。

見込み顧客・既存顧客問わず、直接会話ができるため、相手との密なコミュニケーションを取りやすいです。

また、テレアポ営業はインサイドセールスでも有効な手段と言われていて、見込み顧客の育成を促す効果があります。

くり返し電話で会話をするうちに、確度の高いアポイントが獲得できるかもしれません。

電話を使ったアポ取りのコツはこちらにも記載していますので、ぜひご覧ください。

メールでのアポ取り

非対面営業の手法として、メール営業も挙げられます。

メール営業はその名の通りメールを使ってアポイントを獲得する方法のことで、ほとんどの企業で備えているツールです。

そのため、メールアドレスがないから営業ができない状況にはなりづらく、多くの見込み顧客・ターゲットにアプローチできます。

企業のホームページにメールアドレスが記載されている場合も多く、気になる企業に短時間でアプローチできるのが強みです。

電話の場合は担当者が不在・話したい相手に取り次いでもらえないなどの状況が起こり得ますが、メールなら担当者宛てに送付できるうえ、空いた時間に内容を確認してもらえます。

問い合わせでのアポ取り

最後に、問い合わせフォームを使った営業手法をご紹介します。

問い合わせフォーム営業は、企業のホームページに設置されている「お問い合わせフォーム」に直接メッセージを送る営業手法です。

ホームページを所有している企業の多くは、お客様からの意見や質問に対応するべく問い合わせフォームを設置していることが多いでしょう。

そのため、電話がつながらない・メールアドレスの記載がない場合にもアプローチが可能です。

問い合わせフォーム営業を行う際には、自社の商品・サービスの紹介ページのURLを添付すると興味を持ってもらえる可能性が高いです。

アポ取りを電話でするときの基本的な流れ

アポ取りを電話で行う際には以下の4ステップに沿って行いましょう。

• 事前の準備をする
• 顧客情報を確認する
• 要件を端的にまとめる
• クロージングの候補日程を複数まとめる

ひとつひとつを丁寧に行えば、アポイント獲得に近づけるはずです。

それぞれの内容を詳しくご紹介します。

事前の準備をする

どのような営業手法でも同じですが、「準備8割」と言われているように事前準備が重要です。

下準備を徹底すれば、いざ電話をかけた時にスムーズに会話ができるだけでなく、相手に好印象を持ってもらえるでしょう。

具体的には電話をかける顧客の情報を再確認する・用件をわかりやすく端的にまとめる・面談の候補日を複数用意するなどが挙げられます。

顧客によって企業のカラーや取り扱っている商品・サービス、背景はさまざまであるため、1社ごとに「どのような企業であるか」を確認した後に架電をするのがおすすめです。

アポ取りを電話でするときの例文

電話を使ってアポ取りを行う際には、実際にどのような会話をすればよいか迷ってしまうかもしれません。

こちらでは新規顧客をターゲットにした電話でのアポ取りの例文をご紹介するので、ぜひ参考にしてみてください。

「突然のご連絡、失礼いたします。

自己紹介

この度、弊社の〇〇という商品についてご案内したく、お電話させていただきました。ご担当者様はいらっしゃいますでしょうか。

ぜひ△△様とお会いして詳しく〇〇のお話をさせていただければ幸いですが、来週の〇日もしくは〇日のご都合はいかがでしょうか。

面会に応じてくれたお礼

締めの挨拶」

顧客情報を確認する

電話営業を行う相手が法人の場合、まずは企業のホームページを確認してみてください。

公式ホームページには、具体的な事業内容や会社の規模、取引先の情報などが公開されている可能性が高いです。

それらを見て、自社の商品やサービスに対してニーズがあるかをはじめ、より適合する商品・サービスの提案を行うと効果的です。

顧客情報をしっかり確認しなければ、相手にとってあまり響かない内容となってしまうどころか、途中で電話を切られてしまう可能性もあります。

1社1社情報やカラーが異なるため、電話をかける際にはひと通り公式ホームページに目を通しておいた方が安心です。

要件を端的にまとめる

電話営業で大切なのは、ダラダラと意味のない会話を続けないことです。

特に新規顧客に対するテレアポの場合は、相手に心を開いてもらうことが先決であるにも関わらず、「何が話したいのかよくわからない」と思われてしまっては意味がありません。

「何のために電話をしたのか」「何をしてもらいたいのか」を明確にすれば、相手も具体的な要件や目的が見えるため、安心して話を聞いてくれるはずです。

要件を端的にまとめるためには、会話の台本として「トークスクリプト」を用意するのがおすすめです。

クロージングの候補日程を複数まとめる

相手が自社に興味を持ってくれているように感じられたら、クロージングを行うべく面談の日程を決める段階に移りましょう。

その際に、候補日程は1つだけではなく2、3日用意しておくとスムーズに日程調整ができます。

日程を1日しか用意していないと、相手との都合が合わずせっかくのアポイントの機会が失われてしまうかもしれません。

相手に合わせることが重要に感じられるかもしれませんが、逆に空いている日程を挙げるのが面倒に感じられてしまうため、ある程度こちらがリードした方がアポイント獲得につながります。

アポ取りをメールでするときの基本的な流れ

アポ取りはメールでもできますが、具体的な流れを知っておかなければメールに目を通されないどころか、クレームにつながる可能性もあります。

アポ取りをメールで行う時の基本的な流れは以下の3ステップです。

• 事前の準備をする
• 件名と本文を作成する
• メール送信後に電話をかける

それぞれの内容を詳しく確認していきましょう。

事前の準備をする

電話営業と同じように、メール営業でも事前準備が大切です。

具体的には電話営業の際と変わりませんが、顧客情報の確認・要件を端的にまとめる・面談の候補日を複数用意しておきます。

仮に営業先の公式ホームページがない場合でも、相手先の商品やサービスに関するページが見つかるかもしれません。

公式ホームページ以外でも得られる情報は多くあるため、さまざまなキーワードで検索し、相手がどのような企業なのか把握しておくのが重要です。

件名と本文を作成する

メール営業は電話と違い文面のみで勝負する必要があるため、件名と本文にこだわる必要があります。

特に最初に目に入る件名は具体的かつ端的にしておくことで、相手が一目見て「何を目的にメールを送ってきたのか」を把握できるでしょう。

どのような企業でも1日に何十通ものメールが届くため、件名を見て重要度が高そうなものから開封します。

そのため、件名の時点で不要と判断されると開封すらされず、メールを送った意味がなくなってしまいます。

また本文も重要で、メールを送った理由と要件を端的にまとめましょう。

アポ取りをメールでするときの文例

メールでのアポ取りの文面に悩まれる企業様も多いと思いますので、こちらで具体的な文例をご紹介します。

電話営業のパターンと同じく、新規顧客をターゲットにした文例は以下の通りです。

「件名：弊社サービス○○ご紹介について商談のお願い/自社名・担当者名

宛名

突然メールを送付させていただいたこと、お許しください。

自己紹介

弊社では〇〇の事業を行われている企業様に向けた〇〇という商品を展開しております。

貴社のホームページを拝見し、弊社がお役に立てるのではないかと思いメールを送付させていただいた次第です。

つきましては、ご多忙かと存じますがぜひ〇〇様とお会いし、自社の商品についてご説明させていただけますと幸いです。

以下の日程でご都合のよい日がございましたら、ご連絡お待ちしております。

面談の候補日程

締めの挨拶」

メール送信後に電話をかける

メール営業の場合、メールを送付したらそれで終わりではなくアフターフォローが必要です。

相手がメールを開封してくれたかを確認するためにも、電話で再度アプローチをすると効果的でしょう。

相手が忙しすぎる・1日に届くメールの数が多すぎる場合には、送ったメールを開封されていないばかりか、気付かれてすらいない可能性もあります。

そのような状態ではアポイントの獲得はできないため、フォローの電話を入れてメールを見逃さずに見てもらうことが大切です。

アポ取りを成功させる4つのコツ

営業手法には電話やメール、問い合わせフォームとさまざまな種類がありますが、アポ取りのコツを知らなければアポ獲得は難しいでしょう。

アポ取りを成功させるコツは以下の4つです。

• 資産性の高いつながりを持つ
• 自社の商材に興味を持ってもらう
• 電話やメールの前後には記録を残しておく
• 商談日程が決まったらリマインドのメールを送る

それぞれアポ取りに大切なポイントなので、ぜひひとつずつ実践してみてください。

資産性の高いつながりを持つ

誰でも自分にとって有意義だと感じられれば、たとえ多くの時間や労力をかけてでも相手とつながろうとするでしょう。

時間や労力を消費してでもつながりを持つ方が大事だと考えるため、多少の負担は気にしない方も多いはずです。

ここで言う資産性の高いつながりとは、時間や労力など投資したものに対してビジネスメリット・気付き・楽しさやモチベーションなど、自社にとってプラスになるつながりを指します。

ただ「つながること」だけを意識してやみくもに営業をしていても、意味を見いだせない・従業員が疲弊する・リソースを消費するなどにつながります。

そのため、共通点がある企業や同じレベルの企業とつながることが大切です。

自社の商材に興味を持ってもらう

アポイント獲得にこぎつけるためには、まず自社の商品やサービスに興味を持ってもらうのが第一です。

魅力的な商材だとわかっても、自社にとって「必要ない」と感じられてしまえば、誰でも興味が失われてしまいます。

営業先に興味を持ってもらうためには、具体的なメリットを提示するのが効果的でしょう。

ただ「弊社の商品で営業活動を支援します」と言うよりも、「顧客管理がスムーズにでき、業務効率化が可能です」と具体的に言われた方が、心に響くものがあります。

メリットや魅力をうまく伝えるためには、まず営業担当者が自社の商品・サービスを深く勉強するべきです。

電話やメールの前後には記録を残しておく

アポ取りの際に電話もしくはメールを使うなら、記録を残しておくのが大切です。

営業先リストを選定・作成するのも大切ですが、あわせて顧客の詳しい情報をリストアップしておくと安心です。

企業名や住所はもちろん、業種・電話番号・公式ホームページのURLなどもまとめて記載しておけば、一目見て企業情報が把握でき、管理もスムーズです。

また、電話やメールで営業を行った際には、1件ずつ話した内容・送った内容・結果を記録しておきましょう。

あわせて相手の反応や人柄なども記録しておけば、次回のアポ取りの際に役立ちます。

商談日程が決まったらリマインドのメールを送る

無事に商談の日程が決まったら、そのままにせず、リマインドのメールを送るのが大切です。

アポ取りが成功して商談日程が決まるとつい安心しがちですが、特に新規顧客の場合突然キャンセルされる可能性もゼロではありません。

相手にお礼を伝えるとともに、相手の温度感を高めるためにも商談日程が決まったらメールでフォローしましょう。

具体的には「先日は貴重なお時間をいただきありがとうございました。〇月〇日〇時にご面談を設定させていただきました」などの文言がおすすめです。

リマインドメールにより、日程間違いや相手からのキャンセルを防げます。

アポ取りならカリトルくんにお任せください

アポイントを獲得する方法は電話・メール・問い合わせフォームと3つの種類があります。

しかし、どの方法を使ってもなかなかアポイントが獲得できずに悩んでいる企業様も多いのではないでしょうか。

アポイントを獲得するためには、事前準備をはじめひとつひとつのステップを着実に踏んでいく必要があります。

もし本記事の内容を実践してもアポイント獲得がうまく行かない場合には、営業代行サービスを利用してみてはいかがでしょうか。

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