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社内リソース活用術!効果的な管理でビジネス成功へ

社内リソースを効率よく利用して利益を生み出すことが、企業には求められています。より大きな利益を生み出すためには、効果のあるリソース管理が大切です。
リソース管理を行うことで、各メンバーへの仕事配分ができたり、生産性を向上させたりすることができます。社内全体のリソースのバランスを考慮しながら、目標達成に取り組んでいくことが重要と言えるでしょう。
この記事では、リソースの種類、効果のある管理や活用などを紹介します。

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社内リソースの意義と種類を把握しよう!

社内リソースとは、企業の経営資源です。企業は最大限に経営資源を活用し利益を生み出すことが求められるため、社内リソースを管理していくことが大切となります。

ビジネスにおけるリソースの意味と重要性

企業の経営資源が「リソース」です。経営資源には、目に見える「ヒト」「モノ」「カネ」と目に見えない「情報」「時間」「知的財産」があります。これらを管理することで、大きな利益を生み出すことが可能になると言えるでしょう。
リソースは、「人材戦略」と「経営理論」の2つの観点で重要となります。人材戦略は、人的な資源に関する管理です。人を「コスト」と考えるのではなく、「資源」と考えて投資の対象とする考えになります。人的な資源を活用し、組織のパフォーマンスを向上させることが目的です。
一方経営理論は、競争力のあるリソースを使う方法になります。企業が優位性を継続するための条件としては、「代替性(代わりがいない)」「模擬困難性」「希少性」「経済価値」が重要です。これらの条件を満たすために、企業内のリソースを使います。

さまざまなリソースの種類と活用方法

リソースにはいくつかの種類があります。すべてのリソースを効率よく活用することで、利益を生み出すことが可能です。下表に種類と活用方法をまとめています。

種類 説明
ヒト 人材のことです。リソースの中でも特に重要な要素となります。

企業経営は人が行っていくため、リソースを管理していないと成果につながりません。

各人材の容量や経験、知識、スキルなどを把握し、管理していく必要があります。

モノ 企業内にある備品や設備、建物、車両、生産するための機械など、企業活動を行う上で必要となる物的リソースすべてを指します。

物的リソースが不足していた場合、業務の遅延や生産力低下などが起きてしまうでしょう。そのため、企業活動を行う上で余裕のある物的リソースが重要です。

また物的リソースには、初期にかかる費用、継続的にかかる費用が発生するため、費用と効果を見極めた上で利用することが大切となります。

カネ 企業活動するための資金です。人材を確保する場合、原材料や設備などを購入する場合など、企業活動を行う上では資金が必要になります。そのため資金管理が重要です。

金融機関から融資を受けるなど、必要な資金の調達を管理していくことが大切となります。

情報 企業内の保有情報を管理することです。経営活動を行う上では情報が重要となります。それらは常に最新の状態に保つ必要があると言えるでしょう。

また内部や外部からのアクセス制限も必要です。経営情報や売上情報、顧客情報などが外部に漏れてしまわないように管理することが重要となります。

時間 時間とは、従業員の勤務時間のことです。勤務時間は決まっているため、有限のリソースとなります。限られた時間内に最大限の効果を発揮できるような工夫が必要です。

仕事に優先順位を付け、優先順位の高いものから割り振りをするなど、効率の良い時間の使い方が必要となります。

知的財産 知的活動によって生み出されたリソースを指します。例えば特許権や商標権を持ったものです。これらの知的財産を保護するために、適切な管理が大切となります。

知的財産は企業独自の製品を開発したり、営業力の強化につなげたり、開発力の向上に活かしたり、多くの面で利益をもたらす重要な資源です。

効果的なリソース管理で経営を向上させる方法

リソースを効果的に管理することで、経営活動を効率よくサポートできます。しかしリソースが不足していると、さまざまな問題の発生が考えられるでしょう。リソース不足に伴う問題点とその解決策について、以下に紹介します。

リソース不足がもたらす問題と解決策

不足している場合に発生する問題としては、次のものが考えられます。

競争力の低下

企業では、市場競争力が重要な要素の一つです。企業は、テクノロジーの進化やグローバル化に追従していく必要があります。
例えば情報が足りない場合、海外進出のタイミングやマーケティング戦略に影響が出てしまうでしょう。それによって、競争力が下降してしまう可能性があります。
また情報だけでなく、時間や資金なども不足してしまうと、企業の競争力に影響することも考えられるでしょう。
どのポイントに注力すべきかを検討し、リソースの選択と集中が重要と言えます。

生産性の低下

リソースが無くなると、生産性が下がる可能性が高まります。人的な資源が足りなくなり、人手不足に陥ってしまうなどです。
また人的な資源以外にも、デバイス機器やITツールなどのリソースが足りない場合は、業務の負荷が高くなり生産性に影響してきます。
生産性の低下を防ぐためにも、人的や経営の資源が整った環境の維持が重要です。

離職率の向上

リソースが無くなると、従業員の負荷が増加し離職につながる可能性がでてきます。業務を滞りなく行うためには、十分なリソースが必要と言えるでしょう。
また人的な資源を軽視してしまうと、人事評価や人材育成に不満を持ってしまう従業員も現れます。従業員の不満が企業内に広がってしまうと、経営全体に大きなダメージとなってくるため、注意が必要です。

効率的なリソース管理方法の習得

経営活動のリソースは、適切な管理が重要です。リソース不足が発生しないようにいくつかの管理方法を紹介します。

コミュニケーションの活用

リソースを管理する場合、コミュニケーションの活用が重要です。コミュニケーションが不十分な場合、従業員の管理が不十分となったり、社内ルールの徹底がおろそかになったりするでしょう。コミュニケーションを深めることが大前提となります。
また、外部サービスを使っている場合もコミュニケーションが重要です。外部との良い関係を構築するには、コミュニケーションが必要不可欠になります。
最大限に活用するためには、職場でのコミュニケーションを大切にして意思疎通を徹底するようにしましょう。

社内規程の制定

情報リソースなど、慎重に扱うべきものは社内規程を制定して管理します。社外に漏洩してしまうと競争力が低下するだけでなく、損害賠償などの問題に発展してしまうことも考えられるためです。社内規程を制定し、それを遵守していく必要があります。
また情報以外にも、知的財産や社内ツール、資金などに関しての社内規程も作成しておく方が良いでしょう。社内規程を作成し遵守することで、安全に取り扱うことが可能となるためです。

適材適所の徹底

人的な資源の効果的な活用方法としては、適材適所が良いでしょう。例えば企画が得意な従業員をマーケティング職に配属したり、コミュニケーションが得意な従業員を営業職に配属したりするなどです。適材適所に配属することで、それぞれの得意分野を業務に活かすことができます。
逆に適材適所に人材を配属していない場合、生産性に影響が出たり従業員のモチベーション低下につながったりしてしまうでしょう。定期的に従業員と話し合いを行い、どの業務に配属するのが良いか相談するのが良い方法となります。

社内外の人材リソースを最大限に活用するポイント

企業は優秀な人材を確保することが困難になってきています。これは労働人口が減少しているためです。総務省統計局の調査では、2020年から2021年にかけての労働人口を比較したところ約8万人の減少という結果でした。これは2年連続の減少となっており、今後も減少傾向は続くと考えられます。
そのため、貴重な人材リソースを最大限に活用することが重要と言えるでしょう。
参考記事:総務省統計局「第1 就業状態の動向

人材の育成と効果的な配置のポイント

人材リソースを効果的に活用するためには、人材配置の最適化が重要となります。人材配置の最適化とは、一人ひとりの従業員の適性や能力に対応した適材適所の配置を行うことです。
適材適所の人材配置は、企業のビジョンや経営目標を達成する上でも、人材を育成する上でも重要視されています。人材配置とは、次の5つの種類です。

人材配置の種類 説明
人材採用 会社のポジションや部署に人材の不足が出た場合、新しく人員を採用する方法です。採用には、新卒採用と中途採用の2つがあります。新卒採用の場合は人材育成を主として、さまざまな部署をローテーションする場合が多いです。一方中途採用の場合は、人手不足解消が目的のため、対象の部署に配属する形が多い状況です。
人事異動 人材育成の観点や本人の希望、適性などから判断し、現在の業務から別の業務に異動することです。定期的に人事異動する場合と、突発的に欠員補充や新規プロジェクト立ち上げなどで異動する場合があります。
昇進、昇格 昇進や昇格も人材配置の一環です。新たに役職を得たり、職位が上がったりした場合を指します。従業員のエンゲージメントやモチベーションの向上にもつながるため、効果的と言えるでしょう。
雇用形態の変更 雇用形態の変更とは、例えばフルタイムから時短勤務への変更や契約社員を正社員にする場合などです。業務内容に合った雇用形態へ柔軟に適応することが大切となります。
解雇、リストラ 解雇やリストラも人材配置の一環となります。企業の業績が悪化した場合や事業を縮小した場合、解雇やリストラを行うことが考えられるでしょう。
組織の変更 会社内の組織が変わる場合、人材配置が行われます。部署が新設されたり、配置されたり、統合された場合、新たな人材配置が必要となるためです。企業の経営戦略の一環として組織の変更が行われるケースが多いでしょう。

特に中小企業やスタートアップ企業などは、迅速な意思決定が必要となります。そのため状況に応じて組織変更が積極的に行われる傾向です。

外部専門家やサービスの活用法

自社の人材や資金、設備、時間などのリソースが不足している場合、外部専門家などを活用することも有効です。
市場の競争が激しい昨今においては、迅速な経営戦略や業務の効率化、コスト削減を目的に社外リソースを使う会社が増えてきている状況です。中小企業はリソースに限界があるため、進んで社外リソースを使っていると言えるでしょう。
中小企業庁の資料によると、新規事業に成功した企業は、失敗した企業に比べて社外リソースを活用している傾向にあります。
参考記事:中小企業庁「2 外部リソースの活用実態と課題

社外リソースを活用するメリットとデメリットについて、以下にまとめています。

外部リソースを活用するメリット

社外リソースの活用は、自社に限界のある中小企業にとってメリットが大きいと言えます。次のような内容です。

メリット 説明
競争力の向上 競争力を向上させるためには、市場や顧客のニーズを素早く把握が重要です。そのため、それ以外の一般業務を社外リソースに委託することができれば、重要業務に注力することが可能となります。

競争優位性を確保するための手段として、効果的な社外リソースの活用方法と言えるでしょう。

業務速度の向上 専門性の高い社外リソースを活用することで、業務の処理速度を向上させることが可能です。自社内で大勢の人員を割いていた仕事を、ノウハウを持った社外リソースへ委託する方法となります。
社員教育のコスト削減 社外リソースを活用することで、社内の人員を教育する必要が無くなります。社外リソースを委託する企業では、高度なスキルを既に保有している人材がいるため、教育にかかるコストが削減できたり品質を向上させたりすることも可能です。
スキルのある人材の有効活用 社外リソースを活用すれば、高度なスキルを保有している人材を使うことが可能です。自社で教える必要はありません。人材を採用したり教育したりする時間とコストを削減することが可能です。

外部リソースを活用するデメリット

メリットの多い社外リソースの活用ですが、デメリットも存在しています。デメリットは次のような内容です。

デメリット 説明
情報漏洩のリスクがある 社外リソースを活用した場合、企業内の機密情報や個人情報を開示する必要がでてきます。自社の情報セキュリティだけでなく、社外リソースの会社の情報セキュリティも関係してくると言えるでしょう。

最悪の場合、情報漏洩につながる可能性もあります。そのため、どの業務をどこまで社外リソースに出すのかを慎重に決定することが必要です。

企業の統括体制が弱くなる プロジェクト全体を社外リソースに丸投げした場合、そのプロジェクトの状況を把握するのが困難になります。結果として、統括体制が弱くなってしまうでしょう。

メールや電話だけでなく、さまざまな方法を利用してリアルタイムにプロジェクトの状況を把握する体制を整えるのが重要となります。

コストが増加 社外リソースを活用した場合、費用が掛かります。自社で実施できる業務に関しては、社外リソースを活用せずに自社内で実施した方がコスト削減になるでしょう。

どの業務を社外リソースに出すのかを費用面からも検討する必要があります。

ノウハウが蓄積されない 社外リソースを活用することで、高度なスキルを保有した人員が業務を遂行してくれます。ただし、自社内に業務に関してのノウハウが蓄積されません。

自社内にもノウハウが残るように、マニュアルの整備などを事前に取り決めておく必要があります。

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ステップメール

ユーザーのアクションやユーザーの検討状況に応じて、あらかじめメールを準備しておき、必要なタイミングで自動配信する方法です。
例えば、企業のWebサイトからカタログを取得したユーザーに対して、次のアクションを促すためのメールを配信する方法となります。

  1. ユーザーがカタログをダウンロード
  2. ダウンロードについてのお礼メール
  3. サービスや商品の導入事例紹介メール
  4. キャンペーン案内メール

セグメントメール

ユーザーを一定の条件でセグメント分けし、それぞれのセグメントに対して要求されている情報をメールで配信する方法です。例えば、ユーザーの業種、性別、年齢層などでセグメント分けを行います。
あらかじめ複数のメールを準備しておき、それぞれのセグメントにあったものを選んでいくのが効率良い方法です。
セグメントメールは、配信先のユーザーを絞り込んでいるため、ユーザーにとって有益な情報となります。そのためメールのクリック率や開封率が高い傾向です。

休眠ユーザー発掘メール

動きのないユーザーに対して、一定期間経過したころにアクションを促すメールのことです。今まで送付したメールには興味がないことが考えられるため、違った内容を意識してメールコンテンツを制作する必要があります。
休眠メールに反応が返ってきた場合、ステップメールやセグメントメールを活用していく形が良いでしょう。

オフラインイベントでの宣伝活動

オフラインイベントとは、インターネットを利用せずに集客する方法です。例えば、ダイレクトメール、新聞折り込み、ポスティング、マスメディアの利用、駅看板などになります。オンライン集客とオフライン集客を組み合わせることで、効果を見込むことが可能です。オフラインイベントには、主に次のような種類があります。

ITツールを駆使したリソース管理の効率化方法

リソース管理ツールとは、リソースの能力や需要を分析しプロジェクトの成果を予測するものです。リソース管理ツールを導入することで、効率良くリソースを管理することができます。リソースの対象は、時間、資金、人材です。

社内システムやデータの活用ポイント

プロジェクトを成功させるためには、社内のリソースの状況を把握し、効率良い使用が重要です。リソースをうまく使用することができなかった場合は、プロジェクトが遅延したりリソースが枯渇したりするでしょう。リソースの適切な管理が重要となります。リソースを管理するポイントとしては次の通りです。

管理業務の共通化

GoogleスプレッドシートやMicrosoft Excelなどでリソースを管理する場合、管理者独自の使い方に偏ってしまいます。その場合、他のメンバーが編集したり運用したりするのが困難になるでしょう。
リソース管理ツールを使用することで、専用のフォームからデータを入力したり閲覧したりすることができるため、どのメンバーでも管理業務を行うことが可能となります。

情報共有と検索

権限を付与されたメンバーは、インターネットに接続してリソース管理ツールの情報を閲覧したり検索したりすることができます。
GoogleスプレッドシートやMicrosoft Excelを使用している場合に比べると、メンバー間の情報共有が簡単です。

リソース情報の可視化

リソース管理ツールでは、リソースに関する情報をすべて閲覧することが可能です。記録されている情報を自動的にレポートにまとめることもできます。
一方GoogleスプレッドシートやMicrosoft Excelを使用している場合は、複数のファイルに分かれて管理されるため、情報を抽出するのに時間がかかってしまうでしょう。
リソース管理ツールを利用することで、簡単な操作で素早く行うことができます。

人的リソースの管理

作業を各人員に割り当てる場合、GoogleスプレッドシートやMicrosoft Excelを使用していると各タスクの開始や終わりを確認しながら作成していく必要があり手間がかかります。
リソース管理ツールを利用することで、作業を可視化しながら各人員に割り当てることができるため、効率的に進めることが可能です。
プロジェクト遂行中に状況が変わった場合でも、容易にリソースの変更ができるため、管理にかかる時間を短縮できます。

無料ツールや外部サービスの紹介

ITツールの事例として、ここでは無料ツールや外部サービスを5つ紹介します。

無料ツール/外部サービス 説明
マキトルくん Web集客全般に関する業務を請け負う外部サービスです。Webサイトの分析、SEO記事の作成、運用、更新などを行います。管理コストを削減することが可能です。

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Lychee Redmine(ライチレッドマイン) リソース管理機能を搭載したプロジェクト管理ツールです。直感的に工数入力や管理を行うことができます。フリープランを選択すれば無料で利用することが可能です。

https://lychee-redmine.jp/

Crowdlog プロジェクトの利益計算や工数管理を自動で行うことができます。業務時間を簡単に入力することができるため、作業時間の報告にも利用可能です。無料トライアルプランが用意されています。

https://www.crowdlog.jp/

TONOSAMA 定額でSEO対策を行っている企業です。希望するSEO対策キーワードで見積もりすることができます。外部SEOや内部SEOを用いて対策する方法です。

https://tono-sama.net/

ディーボ(SEO Pack) WebサイトのSEO対策に特化したサービスを展開しています。SEO PackはSEOの実績が1万件以上あり、「1ページ/1キーワード」「コンテンツSEO」「内部SEO」「SEOツール提供」「被リンク10本」を実施する方法です。

https://seopack.jp/

費用対効果を考慮したリソースの運用戦略は?

企業にとっては、貴重なリソースを効率よく効果的に利用するのが重要です。そのため、費用対効果を考慮したリソースの利用戦略を検討する必要があるでしょう。

コスト削減とリソース活用のバランスが重要

コスト削減とリソースの活用は、企業の競争力強化やビジネスの持続性を高めるために重要です。しかしどちらか一方に偏ってしまうと、リスクが発生する可能性があります。コスト削減とリソース活用のバランスが重要と言えるでしょう。次のアプローチがあります。

アプローチ 説明
プロセス評価 現時点での各業務プロセスを詳細に評価します。効率的な業務プロセス、非効率的な業務プロセス、コストがかかっている業務プロセスなどを洗い出す方法です。
優先順位設定 洗い出したすべての業務プロセスの改善に優先順位を設定します。それぞれをプロジェクトとして、最も重要なものを洗い出してください。重要なプロジェクトにリソースを集中させて、改善に取り組みます。
テクノロジー活用 クラウドやデータ分析、自動化などのテクノロジーを活用し、効率化を図ります。テクノロジーが活用できるプラットフォームや環境を導入し、少ないリソースで効率化を図る方法です。
従業員を関与させる 業務の効率化は、従業員がカギを握っています。従業員のアイデアや意見を尊重し、従業員も含めた全体で効率化を進めるようにしましょう。また従業員をトレーニングすることも効率化の方法の一つです。
持続的な改善 効率化とコスト削減は、一度きりで終わるということはありません。企業の競争力を強化するためには、改善の継続が重要です。定期的な評価やリソース配分の見直しなど、改善サイクルを設定することが重要となります。

ビジネス成長に繋げるリソース投資

リソースは企業の経営資源です。具体的には「ヒト」「モノ」「カネ」「情報」「時間」「知的財産」の6種類と言われています。この中でも特に重要なリソースが「ヒト」と言えるでしょう。それ以外のリソースはすべて「ヒト」が活用するものになるためです。
近年、ヒトへの投資が見直されています。日本は先進国の中でも特に、ヒトへの投資が少ない状況です。GDP(国内総生産)に占める能力開発費の割合が、アメリカ、フランス、ドイツ、イタリア、イギリスなどは「1%〜2%超」に対して、日本は「0.1%」となっています。
参考記事:厚生労働省「GDP(国内総生産)に占める企業の能力開発費の割合

またヒトへの投資は時間がかかるため、計画的に実施していく必要があると言えるでしょう。例えば「カネ」や「モノ(設備)」を増やすことは、難しくはありません。M&Aで優良企業を買収すれば、「知的財産」「情報」も含めて増やすことが可能です。
しかしヒトはM&Aで買収したとしても、企業風土や文化が合わなければ去ってしまいます。そのためヒトは、自社で計画的に育成していくことが大切です。

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  • SNSの集客全般の実行支援に対応
  • 外注を一本化できるためコスト削減につながる

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まとめ

今回は、社内リソースの種類、効果のある管理や活用などを紹介しました。
社内リソースとは企業の経営資源となるもので、「ヒト」「モノ」「カネ」「情報」「時間」「知的財産」の6種類と言われています。これらの社内リソースを管理することで、大きな利益を生み出すことが可能です。
リソースが不足してしまうと、企業にとってさまざまな弊害が発生します。例えば、市場における競争力の低下、生産性の低下、従業員の離職率の向上などです。リソースは常に管理していく必要があります。
またリソースの中でも「ヒト」に関しては、最も重要と言えるでしょう。なぜならそれ以外のリソースは、すべてヒトが活用するものだからです。さらに優秀な人材を育てていくのは時間がかかります。
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