引継ぎで事故らない「引継ぎ資料作成」に必要な5つのステップ

退職引継ぎは、企業にとって大切な業務の一つです。

しかし、引継ぎがうまくいかないと、後任者が業務に追われることになり、ミスやトラブルが発生するリスクが高まります。引継ぎ資料の作成は、退職者が後任者にバトンタッチするための重要な役割を果たします。

令和4年(2022年)の年雇用動向調査結果の概況によると、 離職率は15.0％となり、およそ10人に1~2人は離職するため、属人的にならない組織づくりが求められます。

よくある事故として、下記のようなものがあります。
「後任者のスキルが足りず、引継ぎ後に事故がおこる可能性がある。」

「引継ぎ以外の業務が忙しすぎて、引継ぎに十分な時間を充てられない」
「前任者が担当していたクライアントがどんな人か全く分からない」
「共有フォルダにない、ファイルの置き場所がどこにあるかわからない」

事故が起こらないために、引継ぎ資料の作成を含めて十分な準備期間が必要です。

では、引継ぎ資料にはどのような内容を盛り込むべきでしょうか。

業務の流れだけでなく、注意点やコツまで網羅的に記載することが大切です。
しかし、引継ぎ資料の作成に時間をかけすぎると、本業務に支障をきたすことも。引継ぎ期間の設定と資料作成のバランスが肝要です。

この記事では、引継ぎ資料の具体的な作成方法と内容のポイントを解説します。スムーズな引継ぎのために、ぜひ参考にしてください。

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退職引継ぎの基本的な流れとその重要性

退職引継ぎでは、業務の停滞や引継ぎ漏れを防ぎ、会社業務の継続性を確保することが目的です。引継ぎ資料の作成やOJTなどを通じ、担当業務の内容やノウハウを網羅的に伝達することが重要です。

引継ぎ期間の設定と引継ぎのステップ

引継ぎ期間は、業務内容や量によって異なりますが、少なくとも1ヶ月程度を確保することが大切です。

引継ぎのステップとしては、まずは自分の担当している業務の全体像を把握し、業務フローや関係者、使用システム等を整理していきます。

次に直接的な引継ぎ相手となる後任者を決め、担当業務の詳細やコツを丁寧に引き継いでいきます。

短期間での引継ぎを迫られた場合は、マニュアルや資料を作成し、退職後も質問への対応を心がけましょう。

業務洗い出しの重要性とその方法

業務洗い出しは、引継ぎの前提となる大切なステップです。自分が担当している業務を整理し、マニュアル化することで、後任者への引継ぎがスムーズになります。業務洗い出しでは、日常的に行っている業務のプロセスを順を追って確認し、必要な情報を漏れなく記載した資料を作成します。例えば、顧客とのやり取りの手順や、システム操作の方法などを詳細に書き出します。これにより、後任者が業務を引き継ぐ際の理解が深まり、引継ぎミスを防ぐことができます。

各ステップで必要な引継ぎ資料の作成方法と構成

引継ぎ資料の具体的な作り方とその内容

引継ぎ資料の具体的な作り方ですが、まずは業務の全体像を示す概要資料を作成します。業務フローや手順、関係者との連携内容などを整理します。次に個々の業務内容ごとに、実際に行う作業手順とノウハウを記載したマニュアルを作成します。例えば、顧客データの管理方法やシステムの操作方法など、後任者に引き継ぐべき知識が含まれます。引継ぎ資料には、参考資料へのリンクや連絡先を記載しておくことも大切です。

引継ぎ先や後任者の確認方法とそのポイント

引継ぎ先や後任者が決まっていない場合は、人事部門などに確認しましょう。後任者がいる場合は面談を設け、引継ぎ資料や業務の内容を確認し合うことが大切です。後任者が決まっていない場合も、担当者に相談し、引継ぎ資料を残しておくことをおすすめします。

引継ぎ期間が短くなった場合の対処法

引継ぎ期間が短くなった場合、業務の優先順位をつけて重要なものから順に引き継いでいきます。例えば、顧客との折衝中の案件を最優先で引き継ぎ、次に定期的な報告業務、その次にシステム操作方法という順番が考えられます。業務量を考慮しつつ、後任者の能力や経験に合わせて説明の密度を調整することも大切です。

退職の引継ぎ資料の項目一覧

自社の事業戦略

自社のサービスが定義している戦略をドキュメントでまとめる必要があります。

• 事業/製品ごとの戦略とロードマップ
• ターゲット層の定義
• ポジショニングとブランドメッセージ

チームとリソース

• チームメンバーと役割分担
• 作業工程・プロセスの概要
• 活用ツールやシステムの一覧
• OJTや人材育成の状況
• 関係資料の保存先

予算管理

• 年間総予算と配分
• 各施策の予算計上と実績
• 予算執行ルール

KPIや施策一覧

• 主要KPIの設定と測定方法
• これまでやった施策とその結果

規定/ガバナンス

• マーケティング関連規程の一覧
• ガバナンス体制

以上が、業務の円滑な引き継ぎのために確認が必要な主な項目となります。

これらを網羅的に文書化し、口頭で補足説明を行うことで、後任者が業務を確実に引き継げるようにします。

退職提出後の心構えと引継ぎ関連の問題への対応

退職時の精神的ストレスの軽減方法

退職時の精神的ストレスを軽減するには、引継ぎ期間を十分に取ることが大切です。後任者とのコミュニケーションを密に取り、業務の引継ぎをスムーズに行うことで、退職後も会社や後任者との関係が保てます。また、引継ぎがうまくいった実感を持つことで、退職に対する不安感やストレスも和らぎます。円滑な引継ぎができたら、後任者や上司に感謝の意を伝えることも大切です。

退職後の引き継ぎ関連の問題に対する対処方法

退職後の引き継ぎ関連の問題が発生した場合、まずは冷静に対応することが大切です。後任者との信頼関係を築けていれば、お互いに話し合うことで解決できる可能性が高いです。難しい場合は、引き継ぎ資料を参照したり、元の部署の上司や同僚に相談するのも手です。個人情報保護の観点からも、引き継ぎ資料には注意が必要です。

個人情報保護の観点から見た引き継ぎの注意点

個人情報保護の観点から、引き継ぎ資料には社員や顧客の個人情報が含まれる可能性があるため、情報漏洩には十分注意が必要です。具体的には、引き継ぎ資料を作成する際には個人情報マスキングを行い、社内規定に沿って適切なアクセス制限を設定することが大切です。また、電子データの管理にはパスワードを設定する等のセキュリティ対策も欠かせません。こうした個人情報保護の取り組みを徹底することで、引き継ぎ時のトラブルを回避できるでしょう。

退職を迎えた時の円満退職のためのコツ

引継ぎがスムーズに行く退職の方法

退職引継ぎをスムーズに行うには、まず引継ぎ期間を十分に取ることが大切です。業務の洗い出しを行い、重要な業務から順に引継ぎ資料を作成していきましょう。後任者が決まっていない場合は、上司や人事に確認します。資料作成が難しい場合は、口頭での説明をメインにするのも良いでしょう。引継ぎが終わった後も、後任者からの質問に丁寧に対応し、信頼関係を築いていきましょう。これが円満な退職につながります。

退職後も信頼関係を保つためのコミュニケーション術

退職後も信頼関係を保つには、引継ぎ期間中から後任者とのコミュニケーションを大切にすることが重要です。相手のことを理解しようとする姿勢を示し、質問への答え方などにも気を配ることで、互いにスムーズなコミュニケーションが取れるようになります。退職後もアドバイスを求められた際などに備え、信頼関係の構築に努めましょう。

マーケティング業務の引継ぎ先が見つからないときは、マキトルくんがおすすめ！

「マーケティング担当できる社員がいない」

「新規担当者はいるけど、スキルセットが不安」

こうした方におすすめしたいのが、月額5万円からご依頼いただける「マキトルくん」です。

Webコンサル会社であり、実績豊富なフリーランス集団であるStockSunだからこそできる費用対効果の高いサービスになっています。

ここでは、引継ぎにおいてマキトルくんを活用するメリットを3つご紹介させてください。

• 月5万円から優秀なフリーランスにマーケティング業務を依頼できる
• Webデザイン全般の実行支援に対応
• 外注を一本化できるためコスト削減につながる

月5万円から優秀なフリーランスにSNS施策を依頼できる

マキトルくんでは、月額定額5万円より優秀なフリーランスに施策を依頼できます。

コンサル料がかからないため、「優秀なプロに依頼したいものの、高額な費用を支払う予算がない」といった企業にも安心してご利用いただけます。

また、広告を担当するのは、StockSunに在籍する2,000名以上のフリーランスの中から、上位20％の優秀な人材に厳選しております。自社で優秀な人材を探す手間がかかりません。

• 広告のスキル
• コミュニケーションスキル
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上記の要素を備えたフリーランスだけをアサインいたしますので、高クオリティーなSNS広告を依頼することが可能です。

Webマーケティング全般の実行支援に対応

マキトルくんでは、Webマーケティング全般の実行支援を月額定額制で依頼いただけます。

• マーケティングの依頼を内製化したい
• コンバージョン率の高いマーケティング広告を依頼をしたい
• リスティング広告だけでなくSEO対策やLP制作なども任せたい

上記のようなニーズにも柔軟に対応可能です。

まず貴社のニーズ・課題を丁寧にヒアリングした後で、最適なご提案をさせていただきます。施策の内容が決定したら、次に必要な人材を集めて独自のチームを構築し、業務に取り掛かっていく流れです。

「とはいえ、複数のフリーランスを集めたら連絡を取り合うのが面倒そう」

この問題を未然に防ぐために、マキトルくんでは専属のディレクターが貴社とフリーランスの間に入ります。ヒアリング能力の高いディレクターが担当いたしますので、コミュニケーションコストを最小限にすることが可能です。

外注を一本化できるためコスト削減につながる

現在、複数の外注先に業務を委託している場合、マキトルくんに外注を一本化すればコストを削減できます。これまで個別に発生していた固定費をまとめるだけでも、支出を最小限にできるでしょう。

マキトルくんに一本化した場合、チーム内で綿密にコミュニケーションを取ることが可能です。それぞれの担当者が成功事例・進捗状況を共有しながら、スピーディーかつ費用対効果の高い施策を実行できます。

最小限のコストでスピーディーにSNS広告を依頼したい方は、ぜひマキトルくんの無料相談へお問い合わせください。

まとめ

本記事では、退職の際の引継ぎついて解説してきました。

なお、弊社StockSunでは、格安でマーケティングの退職の引継ぎの依頼はじめとするWeb集客全般の施策を依頼できる「マキトルくん」というサービスを提供しています。

月5万円からの定額サービスになっているので、Web施策を通じて効果的に、最小限のコストで売上を最大化させたい方に最適です。

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さらに、マキトルくんと比較に挙がるサービスとの比較表も参考資料として掲載していますので、ぜひご活用ください。