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「手紙営業をしたいけど書くべき内容がわからない」
「アポ獲得のコツや注意点ってあるの？」
このような疑問をお持ちの方もいるのではないでしょうか。
手紙営業とはその名の通り手紙を使って新規顧客にアプローチしたり、既存顧客のフォローをしたりする営業手法のことです。決済者に直接届く可能性が高く成果の得やすい営業手法ですが、何を書くべきか分からないと悩んでいる方も多いでしょう。
そこでこの記事では、今すぐ使える手紙営業の例文を5選ご紹介します。アポ獲得のコツや注意点も紹介していますので、ぜひ最後までご覧ください。
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目次
新規開拓営業には、手紙が効果的です。その理由として、以下の4つが挙げられます。
ここでは、それぞれの理由を詳しく見ていきましょう。
1つ目は、手紙は開封率が高いためです。一般社団法人日本ダイレクトメール協会によると、本人宛の手紙の開封率は79.5％とのデータがあります。
このように手紙は読んでもらえる可能性が格段に高いため、成果を求めるのであれば手紙ががおすすめです。
2つ目は手紙が相手の手元に残りやすいためです。そもそも手紙営業は行っている企業が少なく、受け取り側の記憶にも残りやすいのもメリットがあります。
開封後も相手の目に入る可能性が高く、開封から時間が経っても興味関心が湧けば問い合わせにつながる可能性があります。メールのように他のメールに埋まってしまったり、自動的に迷惑メールに振り分けられたりすることもありません。
3つ目は決済者にダイレクトに届きやすいためです。「〇〇様」宛てと書かれている手紙は、プライバシーの観点や外観だけでは内容がわからないことから、勝手に開封されることは考えられにくいです。
テレアポやメールのように自動的に排除されたり、はじかれたりされにくいのは手紙ならではのメリットといえます。
4つ目は誠意が伝わりやすいためです。手紙は一文字ずつ文字を書く必要があり、間違えれば修正と作成に時間がかかるものです。
文字からは性格が読み取れることもあり、相手に信頼感や誠意が伝わりやすくなっています。実際、手書きの文字は時間と手間がかかることから、よい印象を抱く人が多いとのデータがあります。
手紙営業をするべき理由については以下の記事でも詳しく解説していますので、ぜひ参考にしてください。
手紙営業をすべき理由と書き方！5種類の例文や成果を出すポイントも解説
手紙はメールよりも開封率が高く効果的な営業手法ですが、内容が悪ければアポにはつながりません。そこでこれから紹介する以下の4つのポイントを押さえておきましょう。
それぞれの項目を詳しく解説します。
まずは手紙の文章構造を理解しましょう。ビジネスの手紙では文章校正の形式があり、それらに沿って書くことで読みやすい文章になります。
基本構成を無視してしまうと相手は何を伝えたいのかわからず、悪印象につながることもあります。手紙の基本構成は、以下の通りです。
次は時候の挨拶を必ず書きましょう。時候の挨拶をすることで、相手に丁寧な印象を与えられます。特に印象に左右される新規開拓営業であれば、時候の言葉は欠かせません。
時候の挨拶には漢語調と口語調の2種類がありますが、ビジネスでは簡潔で丁寧な印象を与えられる漢語調がおすすめです。
手紙の文章は簡潔かつ相手のメリットを書くことが大切です。長文＝気持ちが伝わると思う方もいるでしょう。しかし、長文は相手の時間を取らせて内容を把握するまでに時間がかかります。
したがって、長文は避けて短く要件は端的に伝えましょう。そして専門用語は避けて、わかりやすい言葉を使うことが大切です。具体的な文字数としては、500文字を目安にしましょう。
手紙営業の目的は手紙を届けることではなく、成約につなげることです。丁寧な挨拶と要件だけでは、具体的にどのような行動をすればよいのかわからない顧客もいます。
したがって、要件を伝えた後はアクションを促す文章を加えましょう。アクションを促す文章が記載されていないと、ビジネスチャンスを失うことにもなりかねません。
手紙営業は成果が期待できるといっても、そもそも何を書けばいいのかわからないと悩んでいる方もいるでしょう。そこでここでは、営業で使える手紙の例文を5選ご紹介します。
それぞれの例文を詳しく見ていきましょう。
「拝啓
（時候の挨拶）
先日はお忙しい中、打ち合わせで貴重なお時間をいただき誠にありがとうございました。打ち合わせでは貴社の今後の事業方針や現状の課題などを詳しく伺うことができ、大変感謝しています。
このたび紹介しました弊社サービス「〇〇」は、貴社が抱えている〇〇、△△の課題を解決できると存じます。〇日ごろにお見積書をお送りいたしますので、導入をご検討いただけますと幸いでございます。何かご不明点や疑問、追加の情報をご希望される場合は、お気軽にご連絡ください。
今回の訪問をステップに、今後ともよりよい関係を築いていければよいと思っておりますので引き続きよろしくお願い申し上げます。
【新サービスのご連絡】
「拝啓
（時候の挨拶）
日頃より弊社サービス「〇〇」をご愛顧いただき誠にありがとうございます。このたび、弊社では新サービス「△△△」をXXXX年XX月XX日にリリースいたします。
△△に特化したサービスであり、貴社の〇〇で役立つのではないかと考えています。つきましてはお忙しいところ恐れ入りますが、ぜひ一度△△のご案内をさせていただければと思います。
追ってメールでもご連絡いたしますので、お打ち合わせの可否や日程などご確認いただけますと幸いです。
引き続き、よろしくお願いいたします。
敬具
XXXX年XX月XX日
株式会社〇〇
△△△△（フルネーム）
株式会社△△
〇〇〇〇様
【新サービスのご案内】
「拝啓
（時候の挨拶）
突然のご連絡失礼いたします。株式会社〇〇の△△と申します。
貴社のホームページにて〇〇事業へ注力していることを拝見しました。〇〇事業を行うにあたって、〇〇や△△の面から弊社の（商品名）が貴社で役立てるのではと思い、ご連絡させていただききました。
弊社の（商品名）は業界でトップクラスの実績を持ち、これまでに〇〇社の企業様をサポートしております。
よろしければ直接貴社に伺い、1時間ほどの打ち合わせで（商品名）の内容をご説明できればと思います。誠に勝手ではございますが、以下の日時でご都合のよい日時はありますでしょうか。
なければ日程の候補を3つほど送っていただけると幸いです。〇月〇日（〇）の〇時ごろにあらためてご連絡いたしますので、お打ち合わせの可否を伺えればと思います。
お手数をおかけしますが、ご検討のほどよろしくお願い申し上げます。
【ご契約のお礼】
「拝啓
（時候の挨拶）
このたび弊社サービス「〇〇」にご契約いただき、誠にありがとうございます。〇〇は△△に特化したサービスであり、貴社が目標とされている〇〇を達成するために弊社一丸となって注力して参ります。
今後は私が貴社の担当を務めますので、何かご不明点やご要望がございましたら、お気軽にご連絡くださいませ。
今後とも、末永くよろしくお願い申し上げます。
敬具
XXXX年XX月XX日
株式会社〇〇
△△△△（フルネーム）
株式会社△△
〇〇〇〇様
【担当者変更のご連絡】
「拝啓
（時候の挨拶）
私ごとで恐縮ではございますが、一身上の都合により〇月〇日をもちまして、〇〇株式会社を退職いたします。
〇〇様をはじめ、貴社の皆様には大変お世話になりました。
案件中は不慣れゆえご迷惑をおかけしたことも多々あったかと存じますが、業務に携われたこと大変うれしく思います。
今後の業務は、同部署の○○が担当させていただきますので、どうぞご安心ください。あらためて□□よりごあいさつに伺います。追って日程のご都合をお伺いさせていただきますので、何卒よろしくお願い申し上げます。
敬具
XXXX年XX月XX日
株式会社〇〇
△△△△（フルネーム）
株式会社△△
〇〇〇〇様
手紙営業は開封率の高い営業手法ですが、必ずアポイント獲得につながるとは限りません。そこでここでは、手紙営業でアポイントを獲得するポイントを4つ紹介します。
これから紹介する内容を参考にして、アポイント獲得につなげていきましょう。
手紙営業では、ペルソナ分析が1番大切といっても過言ではありません。ペルソナ分析とは、ターゲットとなる顧客を架空の人物として具体的に書き出す手法のことです。
具体的には年齢、趣味、価値観などです。ペルソナ分析をしないと自社の商材を必要としているターゲット層にアプローチできず、アポイント獲得につながりません。
そこでペルソナ分析をすることで、自社に興味を持ちそうな企業を絞ったり、文章の書き方や内容などをより効果的なものにできたりします。
手書き風の手紙を送りましょう。手紙営業を考えている方の中には、パソコンの方が効率的だと考える方もいるかもしれません。たしかに、パソコンは手書きよりも圧倒的に効率的です。
しかし、手書きとパソコン文字を比較した場合、読み手側は手書きのほうが思いが込められていると好印象を抱いたデータがあります。
せっかく手紙営業をするのであれば、時間がかかっても印象のいい手書き風の文字で作成しましょう。
手紙の発送後には、電話をしましょう。電話をすることで成約率アップにつながります。具体的な期間としては、手紙を発送してから4日後～1週間後以内です。
これらの期間内は読み手側の興味関心がこちらにあり、営業成果につながりやすくなっています。何もリアクションがない場合は、1週間以上経過した後に文章を変更して再び送ってみましょう。
返信用紙のQRコードを添付しましょう。返信用紙にQRコードを印刷すれば、いつだれが何回QRコードを計測できます。
そして読み込んだ回数や時間から、1番興味関心が高い状態でアプローチができるようになります。アポイント獲得にあたって、自社に興味関心が高いときのアプローチは何より効果的です。このチャンスを見逃さないようにしましょう。
ここでは、手紙営業で失敗しないための注意点を3つ紹介します。
これから紹介する注意点を押さえておき、失敗を少なくしていきましょう。
1つ目に商品・サービスの説明が長くなるのは避けましょう。そもそも手紙で伝えるべき内容は、その商品・サービスを利用することで得られるメリットです。
商品・サービスの説明はすでに商品を購入するのが決まっている相手にすることであり、新規開拓営業で行うものではありません。
まずは相手がこの商品を知りたい！と思わせるように利用するメリットを記載しましょう。
2つ目に手紙の枚数は少なくしましょう。枚数の多い手紙は読む時間がかかり、内容を把握するまで時間がかかります。そのため、開封しても最後まで読まれる期待はできません。
特に興味関心の薄い新規開拓営業において、手紙の枚数が多いのは逆効果です。まずは文章校正を押さえて、500文字を目安にわかりやすく内容を書きましょう。
3つ目にCTAが具体的に分かりやすく書くようにしましょう。CTAとはコールトゥアクションのことで、相手にしてほしい行動のことです。
そもそも手紙営業の目的は相手に商品を知ってもらうことではなく、商談につなげることです。興味を持ったらどこに連絡をするべきか、いつ連絡をするべきかなどは忘れずにしっかりと記載しましょう。
手紙営業は決済者に直接届き、開封率の高い期待できる営業手法です。テレアポや飛び込み営業では効率が悪く成果も期待できない場合は、手紙営業に挑戦してみるといいでしょう。
何を書けばいいかわからない方も、本記事で紹介した例文を参考に文章を考えてみてください。しかし中には手紙営業をする時間がない、即戦力となる人材に依頼したいと思う方もいるでしょう。
そこでおすすめなのが、営業の外注化です。
営業に特化したサービス『カリトルくん』では無料相談も提供しているため、興味のある方はぜひお気軽にご連絡ください。
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