採用活動を行う企業の採用担当の方や経営者の方で、以下のようなお悩みはありませんか？
「採用業務の負担を軽減したい」
「面接の質を向上させ、優秀な人材を確保したい」
面接は採用活動の中で重要なプロセスですが、多くの時間と労力が必要です。そこで、近年注目を集めているのが「面接代行サービス」です。
本記事では、面接代行サービス内容やメリット・デメリット、依頼先を選ぶポイントなどを詳しく解説しています。
採用業務にリソースを割けずにお悩みの企業関係者の方は、ぜひ最後までご覧ください。
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【定額】トルトルくんを見る目次
面接代行サービスとは、企業の採用業務の一部またはすべてを外部の専門会社が代行するサービスです。
応募者対応や面接の日程調整、面接実施など、面接に関わる業務を代行し、企業の採用担当者の負担を軽減して採用効率の向上に貢献します。
近年では、採用プロセスの効率化やコスト削減、面接の質向上を目的に導入する企業が増えており、採用代行の一環として提供されるケースが多くなりました。
また、自社のリソース不足や採用競争の激化に対応する手段でも注目されているのが面接代行サービスです。
なお、以下の記事ではおすすめの採用代行（RPO）サービスを紹介しています。採用代行に興味のある方は、ぜひ読んでみてください。
おすすめの採用代行 (RPO) サービス43選! 特徴を徹底比較してご紹介 【2024年最新版】
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【定額】トルトルくんを見るここでは、一般的な面接代行サービスの流れを4つのステップに分けて解説します。
企業と面接代行会社がどのように連携して採用活動を進めていくのか、具体的な流れを把握すると、サービス導入後のイメージをつかみやすくなります。
まず、企業と面接代行会社の間で綿密な打ち合わせが行われます。面接を担当する専門家に対し、企業の強みや課題、将来の展望、求める職種や優秀な社員の特質に関して情報共有します。
スムーズな採用活動を行うためには、採用基準の明確化を目的に、必要な情報の共有が欠かせません。
また、採用時のミスマッチを防ぐため、具体的な要件を詳細に設定し、面接を担当する専門家に獲得したい人物像を伝えていきます。
打ち合わせの内容に基づき、面接で使用する質問項目と評価基準を策定します。
質問項目は、求める人物像や職務内容に沿ったものを作成します。一般的な面接質問に加え、企業特有の質問やケーススタディを準備するのもよいでしょう。
また、評価基準は、以下のような評価項目を設定します。
評価基準は、面接官が客観的に評価できるよう、基準を明確化したものです。評価基準を設ければ、面接官による評価のばらつきを最小限に抑え、客観的な評価を実現できます。
クライアント企業を代表し、面接を代行します。面接では、個人面接・グループ面接・グループワークなど、企業の採用方針に応じた形式に対応します。
面接官は公平かつフレンドリーな態度を保ちつつ、重要なポイントに焦点を当てて質問してくれるでしょう。
また、事前に設定した評価基準に基づき、候補者の能力や適性、人柄などを多角的に評価してくれます。
さらに、面接後の合否連絡やフォロー対応も可能なので、面接から合否連絡まで採用業務の負担を大きく軽減できます。
面接後、面接代行会社は、各候補者に対する評価結果をクライアント企業に報告します。報告内容は、応募者の強みや課題、採用の可否、面接時の印象などさまざまです。
また、企業の採用担当者との議論を通して、最終的な採用決定をサポートしてくれます。必要に応じて、評価基準の見直しや面接手法の改善も提案してくれるでしょう。
さらに、面接官のフィードバックをもとに、次回の採用活動に活かせるアドバイスを提供してくれます。
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【定額】トルトルくんを見るここでは、特に重要な5つのメリットを詳しく解説します。
上記のメリットを理解すれば、面接代行サービス導入の必要性をより深く理解できるはずです。
面接代行サービスを利用すると、採用業務全般の負担を軽減し、戦略的な業務に注力できます。
面接準備や日程調整などの事務作業を外部に委託すると、人事担当者が採用計画や組織開発などの重要業務に専念できます。
特に、採用以外の部分でリソースが足りていない企業は、採用代行を活用すると、スムーズな社内の業務運営につなげられるでしょう。
面接の一部を面接代行サービスに依頼すれば、企業側は優秀な候補者の対応に時間を割けます。
面接代行サービスの面接官は、候補者の能力や適性を見極めるスキルに長けており、質の高い候補者を見極めやすくなります。このため、質の高い人材の採用確率を高められるでしょう。
また、応募者数が増えても対応品質を維持しやすいため、優秀な人材が入りやすい環境を整えられます。
面接代行サービスを利用すると、選考スピードを向上できます。面接担当のリソースを増やせば日程調整が迅速に行えるため、面接から合否連絡までのプロセスが効率化されて、応募者の離脱を防げます。
また、応募者からしても他社よりも早く内定を出すと、迅速な選考は企業への好印象につながり、入社意欲の向上につなげられるでしょう。
面接官によって評価基準が異なる場合、選考の公平性が損なわれる可能性があります。面接代行サービスでは、面接官による評価のばらつきを防ぎ、統一基準で選考が可能です。
質問内容や評価項目を事前に策定すれば、客観的な判断ができる上、候補者に対する公平な評価を行うと採用の質を向上できます。
結果、ミスマッチ採用を減らし、入社後の早期退職防止にもつなげられるでしょう。
面接代行サービスを提供する会社は、採用活動に関する豊富な知識と経験を持っています。そのため、面接代行に依頼すると採用の専門家からの評価やフィードバックが受けられます。
最新の採用トレンドや効果的な面接手法、法令遵守などさまざまなノウハウを提供してもらえば、自社の採用活動のレベルアップを図れるでしょう。
また、面接官のトレーニングやフィードバックを受けると、採用活動の全体的な改善につながり、長期的な採用力向上が期待できます。
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【定額】トルトルくんを見る面接代行サービスには多くのメリットがある一方で、以下2つのデメリットも存在します。
デメリットを正しく理解すると、サービス導入を適切に判断し、発生しうるリスクを最小限に抑えられるでしょう。
外部の会社に面接を委託する場合、代行業者が社風や企業文化、働く環境の魅力など、社内の雰囲気を伝えるのが難しい場合があります。面接官は企業の代表として候補者と接するため、企業理解が不十分だと、候補者に魅力が伝わりにくく、入社意欲の低下につながる可能性があります。
また、応募者から面接が形式的に感じられるリスクがあるため、企業の魅力を伝える工夫や、事前の情報共有が欠かせません。
企業と面接代行会社の間で、求める人物像やスキル、経験に関する認識や判断基準のずれが生じる可能性があります。代行業者と企業側の認識にズレがあると、適切な人材を選びにくくなり、ミスマッチ採用につながるリスクが高まります。
ミスマッチを防ぐためには、事前の打ち合わせを徹底的に行い、求める人物像を明確に共有しましょう。また、定期的な進捗確認やフィードバックを通して、認識のずれを修正していくのも意識してください。
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【定額】トルトルくんを見るここでは、特に面接代行サービスの導入をおすすめする、企業の特徴を3つ紹介します。
上記の特徴に当てはまる企業は、面接代行サービスで大きなメリットを得られる可能性が高いです。
採用担当者の数が少なく、他の業務に追われて面接に十分な時間を割けない企業は、面接代行サービスを活用するのがおすすめです。
面接業務を外部に委託すると、採用担当者は応募者管理や内定者フォローなどのコア業務に集中できます。
また、社内にノウハウが不足しており、採用活動の効率化をうまく図れない企業にも、面接代行サービスは効果的に活用できます。
事業拡大や認知度向上にともない、応募者が急増している企業は、面接対応に追われて本来の業務に支障が出ている可能性があります。
また、採用活動に十分なリソースを割けない場合、採用プロセスのリードタイムが長くなり、優秀な候補者を他社に取られるリスクがあります。
さらに、面接の対応が間に合わないケースが増えれば、候補者の辞退率が上がってしまうのも考慮しなければなりません。
そこで、面接代行サービスを活用すると、効率的に選考を進められ、優秀な候補者の獲得や辞退率を抑えられます。
面接官ごとに評価基準が異なり、採用の一貫性が取れていない場合、本来求める人材を獲得できない事態につながります。
また、面接官のスキルが不足していると、適切な質問や候補者の見極めが難しくなります。
さらに、面接で自社の魅力を伝えきれず、優秀な候補者が辞退するケースが多かったり、採用後のミスマッチで早期離職してしまうケースも少なくありません。
面接代行サービスを導入すれば、プロの面接官が質の高い面接を実施してくれるので、優秀な候補者の獲得やミスマッチ防止につなげられます。
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【定額】トルトルくんを見るここでは、自社に最適な面接代行サービスを選ぶ際の5つのポイントを解説します。
上記のポイントを理解すれば、優秀な候補者の確保や採用後のミスマッチなどを防げます。
依頼できる業務範囲はサービスによって異なります。面接実施だけでなく、面接設定や評価基準策定、フィードバックが含まれるかを事前に明確にしておきましょう。
また、企業ごとの要件に応じたカスタマイズ対応や集団面接・グループワークなど、求める人材に適した面接形式が可能かも確認しておくと、柔軟性のある面接につながります。
実績豊富な企業を選ぶことは、質の高いサービスを受ける上で重要です。導入事例や実績のある業界、面接官の質などを確認しましょう。
また、面接代行サービスを選ぶには信頼性も欠かせない要素です。そのため、採用支援のプロフェッショナルが在籍していたり、面接官のトレーニングや評価基準の統一に関するサポートがあるかも確認しておきましょう。
自社の採用課題を明確にし、課題解決に適したサービスを選びましょう。面接の質向上、大量採用への対応など、自社のニーズに合ったサービスの選択が重要です。
応募者対応のスピード向上や、面接の質の均一化ができるのか確認するとよいでしょう。
また、面接代行のリードタイムの短縮や面接の一貫性、候補者の志望度向上につながる仕組みが整っているかもチェックしておきましょう。
料金体系は、「月額固定型」「従量課金型」「成功報酬型」などさまざまです。そのため、自社の予算に合わせて、最適な料金体系のサービスを選びましょう。
また、面接代行にかかる基本料金やオプション費用をしっかり確認し、どれくらい費用対効果があるのか事前に検討するのも大切です。
なお、以下の記事では、採用代行（RPO）の費用相場に関して詳しく解説しています。興味のある方は、ぜひご覧ください。
採用代行(RPO)の費用相場は? 全16社の料金・費用を徹底比較
面接代行サービス3～4社の資料を取り寄せ、サービス内容や料金を比較し、無料トライアルを活用してサービスを体験してみるのがおすすめです。
特に、スムーズなコミュニケーションは、円滑に面接代行を進めてもらう上で欠かせません。そのため、無料トライアルで、面接代行企業とのコミュニケーションの取りやすさを確認しておきましょう。
また、見積もり内容の明確性や追加費用の有無なども確認しておくと、余計な出費を防止できます。
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【定額】トルトルくんを見るこの記事では、面接代行サービスの概要やメリット・デメリット、選び方のポイントなどを解説しました。
「採用業務の負担軽減」「面接の質向上」「優秀な人材確保」などの課題を抱える採用担当者の方には、面接代行サービスは有効な手段です。
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