退職手続きは煩雑な手続きが必要なため、初めて対応する場合は、戸惑うケースも多くあります。
本記事では、会社側が対応すべき退職手続きの流れを、退職前、退職日当日、退職後などの時系列で丁寧に解説します。
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【定額】トルトルくんを見る目次
従業員の退職にともなう会社側の対応は、退職の申し出から始まり、退職後まで多岐に渡ります。
退職手続きの大まかなスケジュールは以下の通りです。
1.退職届受理と意思確認（～退職日の14日前まで）
従業員から提出された退職届を受理し、退職の意思をあらためて確認する。
2.最終出勤日までに行うこと（退職日まで）
会社から貸与している以下の物品をすべて回収する。
なお、業務の引継ぎは、最終出勤日の3日前までに完了するように進捗状況を確認しましょう。
3.退職後の対応（退職翌日～10日以内）
退職者の社会保険資格喪失届を、退職日の翌日から5日以内に年金事務所へ提出します。
雇用保険資格喪失届と離職証明書を、退職日の翌日から10日以内にハローワークへ提出する。
4.書類発行と送付（退職後1ヵ月以内）
退職者には、離職票と源泉徴収票を発行・送付します。
上記の手続きの中には、法律で定められた期限が設けられているものもあります。
期限を守らない場合、企業側に罰則が科せられる可能性や、退職者とのトラブルに発展する可能性もあるため、注意が必要です。
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【定額】トルトルくんを見る従業員から退職の申し出があった場合、会社側は速やかに対応する必要があります。
退職前に会社側が対応すべき手続きは、主に以下の3つのステップに分けられます。
退職前に適切な手続きを行うことで、退職にともなうトラブルを未然に防ぎ、円満な退職を実現できます。
従業員が退職の意志を正式に示した際、企業側はその意思を確認し、正式な記録として受理する必要があります。
法的には、退職予定日の14日前までに退職届を受け付けることが最低限のルールとなっています。
しかし、会社の就業規則によって異なるため、注意しましょう。社内のルールを確認し、適切な手続きを進めることが大切です。
また、退職の理由や希望する退職日などを従業員に確認し、必要に応じて就業規則や法律の範囲内で調整を行うことが大切です。
退職届を受理した後は、退職日を従業員と話し合い、最終決定を行います。
退職日は、従業員の希望と、業務の引継ぎや会社の状況を踏まえた上で、双方が納得できる形で決めることが重要です。
場合によっては、退職日の調整が必要になることもあります。
ただし、無理に引き止めるのではなく、従業員の意思を尊重しつつ、適切なバランスを取ることが大切です。
退職日が確定したら、従業員に対して必要な以下の手続きや書類について説明しましょう。
従業員が退職後に困ることがないよう、各手続きの内容や期限、必要書類などまとめておきましょう。
丁寧に説明することで、信頼関係を保ちつつ円満な退職を実現できます。
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【定額】トルトルくんを見る退職日が決定してから退職日当日までは、会社側には準備すべき業務が複数あります。
上記の業務を漏れなく、かつ正確に行うことで、退職にともなう混乱を最小限に抑え、円満な退職を実現できます。
また、後任者へのスムーズな業務引継ぎを実現するためにも、綿密な準備と確認が不可欠です。
退職者が担当していた業務を後任者へ引き継ぐことは、業務の継続性を保つ上で欠かせません。
退職日を迎える前に、引き継ぎが適切に完了しているかを確認しましょう。
具体的には、以下の点を確認することが重要です。
また、引き継ぎの内容を口頭だけで済ませるのではなく、文書やデジタルデータとしてまとめておくことが望ましいです。
退職後に引き継ぎ漏れが発覚しないよう、事前に後任者と認識をすり合わせ、必要に応じて確認の場を設けると安心です。
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【定額】トルトルくんを見る会社から貸与している以下の備品は最終出勤日までに回収しましょう。
返却が遅れると、管理上のトラブルや法的手続きの遅れにつながる可能性があります。
事前に貸与品リストを作成し、一つずつ確認しながら回収することで、回収漏れを防げます。
特に健康保険証は、退職後の社会保険資格喪失手続きに必要なため、速やかに回収しましょう。
また、会社が所有するデータが入っているパソコンやスマートフォンは、データの削除やアカウントの引き継ぎが完了しているかもチェックしましょう。
退職後の手続きや転職活動を円滑に進めるため、必要書類を事前に準備し、退職日までに交付しましょう。
| 必要書類 | 内容 |
| 源泉徴収票 | 給与や所得税額が記載された書類で、転職先で年末調整を行う際に必要 |
| 雇用保険被保険者証 | 雇用保険の加入証明書であり、転職先での入社手続きや失業給付申請時に必要 |
| 健康保険資格喪失証明書 | 国民健康保険への切り替え手続きに必要 |
上記の書類は、退職者の今後の手続きに直結するため、遅延が生じないように余裕をもって準備しましょう。
また、退職者がスムーズに受け取れるよう、書類の交付方法も事前に調整しておくと安心です。
退職者が立て替えた交通費や出張費、業務上の支払いに関する精算は、退職前に済ませておきましょう。
未精算のまま退職してしまうと、後から請求や支払いに関するトラブルが発生する可能性があるたります。
退職者自身に精算書を作成してもらい、社内の承認プロセスを経て正式に処理を進めます。
承認後は速やかに精算を完了させ、仮払いが発生している場合は、適切に差額の返金・回収が必要です。
退職者の離職が円滑に進むよう、社内外への通知を適切に行いましょう。
社内では、メールや社内報を活用し、退職日、退職者の氏名、後任者の情報などを伝えます。
特に関係の深い部署やチームには、個別に説明の場を設けるのも有効です。
社外に対しては、取引先や関係者へ退職の事実を事前に伝え、今後の連絡先や後任者の情報を共有します。
通知は、退職日の2～3週間前を目安に行い、後任者が決まり次第、速やかに情報を更新するとよいでしょう。
退職者の使用していたデスクやロッカーは、退職日までに整理整頓を完了させる必要があります。
特に、私物の持ち帰りと会社備品の回収を徹底し、退職後に不要なトラブルが生じないようにしましょう。
デスクやロッカー内に、会社が貸与した業務用スマートフォンや社員証など備品が残っていないか確認し、必要に応じてチェックリストを活用すると効果的です。
また、機密情報が含まれる書類やデータも、適切に処理することが求められます。
退職者自身が不要と判断したものは、社内ルールにしたがって廃棄するか、担当者へ引き継ぎましょう。
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【定額】トルトルくんを見る従業員が退職した後も、会社側には行うべき手続きがいくつかあります。
中には期日が設けられている場合もあるため、退職後は速やかに行動する必要があります。
従業員が退職すると、社会保険（健康保険・厚生年金保険）の資格を喪失します。
会社側は、退職日の翌日から5日以内に、「健康保険・厚生年金保険被保険者資格喪失届」を年金事務所へ提出しなければなりません。
届出が遅れると、企業側にペナルティが科せられる可能性があります。
また、退職者本人と扶養家族（該当する場合）の健康保険証も回収し、資格喪失届に添付して提出します。
健康保険証を回収できない場合は、「健康保険被保険者証回収不能届」を提出しましょう。
参考：従業員が退職・死亡したとき（健康保険・厚生年金保険の資格喪失）の手続き
従業員が退職すると、雇用保険の資格も喪失します。
会社側は、退職日の翌日から10日以内に、「雇用保険被保険者資格喪失届」と「雇用保険被保険者離職証明書」をハローワークへ提出する必要があります。
上記の書類は、退職者が失業給付を受けるために必要な書類です。
書類を提出すると、退職者が失業給付を受給するための「離職票」が発行されます。
提出期限が過ぎると、会社側にペナルティが科せられる場合があるので、注意が必要です。
参考：被保険者が離職した場合の事業主が行う手続きはどのようにしたらよいですか。
源泉徴収票は、退職者の1年間の給与や所得税額などが記載された書類です。
源泉徴収票の発行は、退職日から1ヵ月以内に退職者へ交付することが法律で義務付けられており、証明書転職先での年末調整や確定申告に必要です。
退職者の最終給与や賞与を精算し、その支給額や控除額を基に源泉徴収票を作成しましょう。
必要事項には総支給額、源泉徴収税額、社会保険料控除額などが含まれます。
それぞれの項目で誤りがないように、正しく作成しましょう。
離職票の発行は、退職者が失業給付を受けるために必要な書類のため、会社側は退職後速やかに手続きを行う義務があります。
会社側がハローワークに提出した「雇用保険被保険者資格喪失届」と「雇用保険被保険者離職証明書」に基づいて、ハローワークから離職票が発行されます。
退職日の翌日から10日以内に上記の書類をハローワークへ提出しましょう。
発行された離職票は、会社側が受け取り、退職者に交付します。
上記の手続きは、退職者から発行を希望された場合、必ず行わなければなりません。
参考：被保険者が離職した場合の事業主が行う手続きはどのようにしたらよいですか。
健康保険資格喪失証明書は、退職者が国民健康保険に加入する際に必要な書類です。
会社は「健康保険・厚生年金 被保険者資格喪失届」を退職翌日から5日以内に年金事務所へ提出しなければなりません。
会社側が健康保険資格喪失証明書を発行する場合と、協会けんぽに加入している場合は年金事務所で発行される場合があります。
会社側が発行する場合は、退職者の氏名、生年月日、資格喪失日などの必要事項を正確に記載し、退職者に交付します。
参考：従業員が退職・死亡したとき（健康保険・厚生年金保険の資格喪失）の手続き
退職者の住民税に関する手続きは、退職時期によって異なります。
1月～5月に退職した場合は、未払い分の住民税を最終給与から一括徴収します。
6月～12月に退職した場合は、普通徴収に切り替える手続きを行い、退職者自身が市区町村から送付される納付書を使用して納付しなければなりません。
また、必要に応じて、毎年1月31日までに前年の「給与支払報告書」を退職者が居住していた市区町村へ提出しなければならない場合もあります。
参考：個人住民税｜総務省
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【定額】トルトルくんを見る退職手続きには、多くの書類作成や提出期限があり、人事担当者にとって大きな負担となる業務です。
ここでは会社側が退職手続きを遅延なく進めるための2つのポイントを紹介します。
上記のポイントを実践することで、退職手続きを効率化し、スムーズな退職を実現できるでしょう。
退職手続きをスムーズに進めるためには、まず「何を」「いつまでに」行う必要があるのかを明確にしましょう。
退職前、退職日当日、退職後に行うべき手続きをリスト化し、それぞれの期限を明記したチェックリストを作成します。
チェックリストを作成することで、担当者間で情報共有が容易になり、業務の漏れやミスを防げます。
また、進捗状況を可視化できるため、スムーズな期限管理が可能です。
特に、法令で定められた期限がある手続きは、期限を強調して記載すると期限超過を防げます。
退職手続きを効率化するためには、労務管理システムの導入を検討しましょう。
労務管理システムは、従業員の入退社管理、給与計算、社会保険手続きなどさまざまな業務を効率化するためのシステムです。
退職手続きでも必要書類の作成を自動化したり、手続きの進捗状況をシステム上で管理したりできるため、担当者の負担を大幅に軽減できます。
また、システムを導入することで、人為的なミスを減らし、正確な手続きを実現できるメリットもあります。
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退職前には退職届の受理、業務引き継ぎの確認、貸与品や健康保険証の回収、書類の作成・発行などを速やかに行いましょう。
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