電話でのアポ取りを成功させる6つのコツ！例文や基本的なマナーも紹介

「電話でアポ取りを成功させるにはどうすればいい？」
「テレアポの流れやマナーを知りたい」

このような疑問をお持ちの方もいるのではないでしょうか。

営業手法にはさまざまな種類がありますが、テレアポとは電話を使って営業を行うことを言います。

電話でアポ取りを行う際には、営業先を選定する・トークスクリプトを用意するなど、事前準備によってアポイントが獲得できるか左右されると言っても過言ではありません。

本記事では電話でアポ取りを行う際の具体的な流れやマナーをお伝えします。

あわせて電話営業でアポ取りを成功させるための6つのコツや、切り返しのトーク例もご紹介するので、ぜひご覧ください。

また、今すぐ営業代行を依頼したい方は『カリトルくん』がおすすめです。

• 300社以上の支援実績
• 精鋭フリーランスだけで構成する強い営業組織
• 費用を気にせずに依頼可能

無料相談が可能なので、営業代行に興味がある方はお気軽にご連絡ください。

電話営業でのアポ取りとは

アポイントを獲得する営業手法は多く存在しますが、中でも電話営業はよく用いられます。

電話営業のアポ取りとは、その名の通り電話を使ってアポイントを獲得する方法で、別名「テレアポ」とも呼ばれます。

営業手法にはテレアポの他に、手紙営業やメール営業、飛び込み営業などさまざまなものがありますが、電話営業は通話料のみで高いコストがかかりにくいのが特徴です。

また、昔からある営業手法のひとつであるため、すでに電話営業を経験したことがある方や、高いトークスキルを持ち合わせている方もいらっしゃるかもしれません。

実際に相手と会話をするため、自社の商品やサービスに興味を持っているか話し方から判断できるうえ、正しい情報を届けられるのも魅力のひとつです。

ただし、電話営業を行う際には、相手方の窓口の時点で断られてしまうこともしばしばあるため、架電先のピックアップやトークスクリプト作成は慎重に行わなければなりません。

電話営業でのアポ取りの流れ

昔からよく用いられている電話営業ですが、実際にアポ取りをする際にはどのような流れになるのでしょうか。

以下に具体的な流れをまとめてみたので、ぜひご参考ください。

• 事前準備をする
• 電話をかける
• あいさつして要件を伝える
• アポイントの日程を提示して調整する
• 感謝を伝えて電話を切る

それぞれの項目を詳しくみていきましょう。

事前準備をする

電話営業に関わらずどのような営業手法でも同様ですが、まずは事前準備が必要です。

アポイントが獲得できるかは、事前準備をしっかり行っているかいないかで左右されると言っても過言ではありません。

ここで言う事前準備とは、アポイントを取る目的を明確にし、架電先の情報を集めることです。

目的や情報があいまいなままアポ取りを行っても、アポイント獲得後の具体的なフローが定まらない可能性があります。

電話によるアポ取りでなければならない理由を明確にしておけば、アポイント獲得の意義が見えてくるのではないでしょうか。

また、架電先の情報を細かく集めれば、説得力のある商品・サービス説明にもつながります。

電話をかける

アポ取りの目的を明確にし、架電先の情報を収集できたら、実際に電話をかけます。

相手先の営業時間や休憩時間を把握し、業務の真っ只中や営業時間外には電話をかけないよう注意しましょう。

業務真っ只中に電話をかけてしまうと、忙しさで電話に出てもらえない・電話に出てもらえても迷惑がられる可能性があります。

営業時間外に関しては、そもそも電話に出る概念がないうえ、自動アナウンスに切り替わる企業もあるかもしれません。

できるだけ、始業時間や終業時間に近い時間帯に電話をかけると、比較的業務が落ち着いているため電話に出てもらいやすいです。

あいさつして要件を伝える

電話をかけたら、まずは自分の企業と名前を名乗りましょう。

これは電話営業に関わらずどのような場合でも必要なビジネスマナーとされており、「もしもし」などの一言はご法度です。

あいさつをしっかり行えるか否かでその企業のイメージは大幅に左右されるため、丁寧に、ゆっくりと名乗るようにしてください。

また、なぜ電話をかけたのか要件を伝えるのも大切です。

自社の業種かつどのような商品やサービスを提供しているのかを端的に伝え、相手に導入のメリットがあるように感じさせるのがポイントです。

根拠を伝えると相手も納得しやすく、必然的にアポイントを獲得しやすくなります。

アポイントの日程を提示して調整する

相手が自社の商品やサービスに興味を持っていることがうかがえたら、具体的なアポイントの日時を提示します。

この時に相手に日程を合わせるのが大切に感じられるかもしれませんが、スケジュール調整を丸投げされると面倒に感じられる方も多くいます。

そのため、2、3個候補を出してその中から相手先の都合のよい日時を選んでもらうのがおすすめです。

アポイントの日時が決まったら、電話を切る前に最終確認を行いましょう。

相手が多忙な中電話を取ってくれた場合、スケジュールをよく確認せずに面談に了承しているケースも考えられるため、日時・場所・要件を念のために確認しておくと安心です。

感謝を伝えて電話を切る

アポイントの日程調整・最終確認が完了したら、感謝の気持ちを伝えて電話を切ります。

この時、アポイントに応じてくれたことに対しての感謝の気持ちを述べるだけではなく、貴重な時間を使って電話に応じてくれたことにもお礼を言いましょう。

また、万が一相手がアポイントを断ってきた場合でも、忙しい中時間を使ってくれたことに対してはきちんとお礼を言うべきです。

この一言があるだけで自社に対するイメージは格段によくなり、次回電話をかけた際にアポイントに応じてくれる可能性も出てくるかもしれません。

電話営業でアポを取るときに気を付けるべき5つのマナー

電話営業でアポイントを取る際には、いくつか気を付けるべきマナーがあります。

具体的なマナーを以下の5つにまとめてみました。

• 事前に情報収集する
• 電話をかけるタイミングに気を付ける
• 要件をまとめて簡潔に話す
• 正しく敬語を使う
• 感謝をしっかり伝える

それぞれの内容を詳しく掘り下げてみていきましょう。

事前に情報収集する

電話でのアポ取りの際には、事前に相手の企業の情報や担当者の情報を調べておく必要があります。

情報収集をおろそかにすると、相手に説得力のある説明ができないばかりか、電話をかけてきた意図もわからず、相手に不審がられてしまいます。

相手企業の事業内容はもちろん、会社の規模や今後行われる可能性がある新事業などにも注目するべきです。

新規顧客の場合はインターネットで相手企業のホームページをチェックできますし、既存顧客の場合は社内の前任者に話を聞けば、ある程度の情報収集が可能です。

事前にしっかり情報収集を行えば、自社の商品やサービスのどのような点が相手企業に対してアピールできるか把握でき、効率的な電話営業につながるでしょう。

電話をかけるタイミングに気を付ける

電話を用いてアポ取りを行う際には、電話をかけるタイミングに注意しましょう。

「営業時間内であればよい」と考えている方もいらっしゃるかもしれませんが、営業時間内は通常行われる社内業務でどの従業員も忙しくしていることが多いです。

業界によって多忙な時間帯は異なりますが、10時から17時頃は多くの企業で業務真っ只中の時間帯となっているため、電話をかけても出てくれないもしくは切られてしまう可能性が高いです。

そのため、営業時間内に電話をかける際には、始業後かつ10時までの時間帯もしくは終業1時間前くらいがおすすめです。

また、週明けや月末、相手企業の繁忙期などは営業電話に注力できる余裕がないため、電話をかけるのはやめましょう。

要件をまとめて簡潔に話す

ターゲットとなる企業に電話をかける際には、どうしても自社の商品やサービスの魅力を多く伝えようと、長々と話したくなるかもしれません。

しかし、電話を用いたアポ取りでは要件をまとめて簡潔に話すのが重要です。

ただでさえ忙しい中時間を割いて電話に応じてくれたこともあり、長々しい電話はうっとうしく感じられる可能性があります。

また、電話の段階で自社の商品やサービスの情報を伝えすぎると、相手がそこで満足してしまい「もっと話を聞きたい」と感じてくれないかもしれません。

電話をかける際にはトークスクリプトと呼ばれる台本を用意しておくと、簡潔かつスムーズに会話が進みます。

正しく敬語を使う

電話に関わらずどのような営業手法でも同様ですが、正しい敬語・日本語を使うのが大切です。

正しい敬語や日本語が使えていないと、相手企業に「ビジネスマナーがなっていない」と悪印象を及ぼす可能性があります。

電話ではよく一言目に「もしもし」が使われますが、ビジネスシーンではNGで、「お世話になっております」「お忙しい中失礼いたします」などが好ましいでしょう。

正しい敬語を使っているつもりでも、謙譲語と尊敬語の区別が付いていない・二重敬語になっているケースは多くあるため、一度自分の言葉遣いを振り返ってみてください。

感謝をしっかり伝える

どのような企業に対しても、電話を切る直前には感謝の言葉を伝えてください。

万が一アポイントが獲得できなかった場合や相手にぞんざいな対応をされた場合は、腹が立って言葉遣いや話の内容もいい加減になってしまうかもしれません。

誰でも自分に対して敵意を向けられるとイライラするのは当然ですが、ここはぐっとこらえてアポイントが獲得できなくても感謝の気持ちを伝えましょう。

どのような対応をされても、相手企業が自社からの電話のために時間を割いてくれたことに変わりはありません。

「貴重なお時間をいただき誠にありがとうございました」と締めくくるだけで、自社の印象は大きく変わるはずです。

電話営業でのアポ取りを成功させる6つのコツ

電話を使ってアポイントを獲得するためには、やみくもに営業を行うのではなくコツを踏まえて実践する必要があります。

以下に電話営業でのアポ取りを成功させる6つのコツをまとめてみました。

• 話し方で好印象を与える
• 顧客にとってのメリットを伝える
• 会話の主導権を握る
• 詳細を伝えすぎずに興味を引く
• 複数の日程を提示する
• PDCAを回してトークスキルを磨き続ける

電話営業を行ってもなかなかアポイントが取れないとお悩みの方は、ぜひ上記のコツを実践してみてください。

話し方で好印象を与える

対面の営業と違い電話ではお互いの顔が見えないため、話し方で印象が大きく左右されます。

適切なボリュームでゆっくり、ハキハキと話せば相手が聞き取りやすく、好印象を与えられるでしょう。

特に第一声は明るいトーンを意識し、普段のトーンよりも少し高めの声を発すると効果的です。

また、相手に急いでいる様子がうかがえた場合は、聞き取れる範囲で少しスピードを早めると時短になり、相手をイライラさせずに済みます。

普段対面営業しか行っていない方からすれば、電話での営業は数分の間に要件を伝えなくてはならないため焦ってしまいがちです。

焦らず自信を持って話すためにも、事前に台本となるトークスクリプトの作成が有効でしょう。

顧客にとってのメリットを伝える

相手企業にとって自社の商品やサービスの導入でどのようなメリットが得られるのか、具体的に提示するのも大切です。

商品やサービスの特徴や魅力を伝えても、導入するメリットに結びつかなければ興味を持ってもらえません。

特に相手企業が抱えている課題や問題に直接リンクする商品・サービスである場合、その旨を強調すれば相手の心に響くはずです。

相手企業のどのような業務に役立つのか、何が改善されるのかを詳しく、かつわかりやすく提示するのが重要です。

会話の主導権を握る

電話営業に慣れていない人にありがちなのが、相手のペースに合わせすぎるケースです。

もちろん相手の立場に立つ・相手に合わせるのは重要ですが、あまり下手に出すぎると相手企業に見下されてしまう可能性があります。

また、相手に合わせすぎると自信がないようにもとられるため、アポイント獲得にまでつながらないかもしれません。

例えば、相手企業が主導権を握った場合、自社の商品やサービスに対する質問が多く寄せられると思いますが、それらに答える形式で会話が進むと、デメリットや改善すべき点ばかりが目立ってしまいます。

電話を用いたアポ取りでは、自社が主導権を握って商品やサービスを導入すべき理由を伝える形がおすすめです。

詳細を伝えすぎずに興味を引く

電話を使ってアポ取りを行う際、目的はあくまでも「相手企業のアポイントを取る」ことにあります。

そのため、電話で自社の商品やサービスの特徴や魅力を詳しく説明しすぎるのはおすすめできません。

電話で時間をかけて商品やサービスの特徴・魅力を伝えてしまうと、「あえて面談する必要はない」と感じられてしまい、アポイント獲得につながらないでしょう。

商品やサービスについての話題はあくまでも表面だけにとどめておき、「もっと詳しく話を聞いてみたい」と思わせるのが重要です。

そのためには、事前に伝えたい情報を端的にまとめておくのがおすすめです。

複数の日程を提示する

相手が自社の商品やサービスに興味を持ち、「会ってみてもよいかな」と思ってくれた場合、具体的なアポイントの日にちを決める必要があります。

この際に大切なのは、候補日を1個だけではなく複数用意する点です。

早く面談を進めたいからと当日や翌日など急な日時を提示するのは失礼にあたるため、余裕を持った日時を提示しましょう。

具体的には、1週間から10日先の日時を提示すると、相手も余裕のあるスケジュールとなるうえ、相手の熱が冷めないうちに面談を行えます。

また、既存顧客へのアポ取りの場合は、相手の都合を確認したうえでアポイントの日時を決めるのがセオリーです。

PDCAを回してトークスキルを磨き続ける

ビジネスで重要とされている「PDCAサイクル」は、電話営業だけにとどまらず、対面営業やメール営業でも用いられています。

電話営業のPDCAは、まず電話営業の目標設定（P）→電話を用いたアポ取りを実行（D）→目標の達成率・改善点の分析（C）→トークスクリプトや話し方、架電先リストの再調整（A）です。

これらを何度もくり返しせばどんどん電話営業の質が高まり、自然と狙い通りのアポイントが取れるようになります。

特に電話営業ではトークスキルとトークスクリプトの精度がアポイント獲得に直結するため、社内での録音やロールプレイングを用いるのもおすすめです。

電話でのアポ取りの切り返しトーク例を6つ紹介

電話で営業をすると、「結構です」「忙しいです」など、ハッキリ断られてしまうこともあるでしょう。

特に、新たな商品やサービスの導入に注力していない企業は断られる確率も高いですが、実は営業の世界では断られてからが始まりと言われています。

以下にアポイントを断られた場合、どのような切り返し方をすればよいか6つにまとめてみました。

• 「検討します」と言われた場合
• 「忙しい」「時間がない」と言われた場合
• 「必要ない」「今は考えていない」と言われた場合
• 「結構です」「間に合ってます」「興味がない」と言われた場合
• 「高い」「予算がない」と言われた場合
• 「上司に相談します」と言われた場合

これらは多くの企業で用いられる文言であるため、「このように言われたらこの言葉を言う」と決めておくと慌てずに会話を進められます。

また、切り返しトークにより、相手のニーズを把握する・次回の営業がしやすくなるなどのメリットもあります。

「検討します」と言われた場合

「検討します」はよく聞く文言のひとつであり、実際に日常生活でも使ったことがある方も多いかもしれません。

この文言を言われたら、「何か気になる箇所はございますか？弊社の商品をご検討いただければ、ご不明点を解消いたします。」と返すのがおすすめです。

また、「今特にご不安に感じておられるのは、どのような点でしょうか？」と返すのもおすすめです。

初めて接触する相手からの話には警戒心を持つ人が多く、「本当にメリットが得られるかわからない」「自社の損失につながるかもしれない」と感じてしまうでしょう。

また、まったく興味がないにも関わらず体よく「検討」という言葉を使う方もいらっしゃるかもしれません。

そのため、不安に感じている部分を具体的に聞き出せば、本当に検討する気があるのかを知れて、その後どのようにアクションすればよいか把握できます。

「忙しい」「時間がない」と言われた場合

特に多忙な企業や繁忙期の場合、「忙しい」「時間がない」と断られてしまうこともしばしばあります。

そのような企業の場合は1分1秒でももったいないと感じているため、なかなかじっくり話を聞いてもらうのは難しいでしょう。

しかし、「お忙しい時に大変申し訳ございません。3分で結構ですのでお話を聞いていただけませんか？」と、相手の負担をできるだけ軽減できる時間を提示してみましょう。

「3分くらいなら聞いてみよう」と思ってくれるかもしれません。

また、「必要がなければ断っていただいて結構です。」と伝えれば、話を聞いても気兼ねなく断れると感じられ、相手の警戒心が解けるでしょう。

「必要ない」「今は考えていない」と言われた場合

電話営業では自社の商品やサービスの特徴や魅力を表面的に伝えますが、それらを聞いて「必要ない」と感じる企業も多いです。

特に自社の商品やサービスに価値を見出していない場合、本当によい商品か疑っている場合、自社にとってメリットが感じられない場合などは、このような断り方をされるでしょう。

相手の興味を引くためには、「仮に、〇〇が実現できるサービスがあったら、いかがでしょうか？」「〇〇で業務効率が〇％上がると、どのように感じられますか？」などの切り返しトークがおすすめです。

また、「最初は必要ないとおっしゃっているお客様が導入された事例も多くございます。その理由は…」など、最初はマイナスイメージから始まった企業が実際に導入した事例なども紹介するのも効果的です。

「結構です」「間に合ってます」「興味がない」と言われた場合

電話営業では「間に合っています」や「興味がありません」と断られるのも日常茶飯事です。

そのような場合には、「一つだけご質問よろしいでしょうか？現在お使いの商品はどこの会社のものなのでしょうか？」と、現状利用している商品やサービスを聞くのがおすすめです。

また、「今利用されている商品にご不満がないのであれば何よりです。しかし、弊社の商品は〇〇の面で△△様の商品よりも利便性が高いため、ぜひ一度比較していただけますと幸いです。」と、自信を持って勧めてみましょう。

信頼関係が築けていない段階では、現状に課題や改善点があるとわかっていても打ち明けてくれないかもしれませんが、比較をうながすと意外と「使ってみてもよいかもしれない」と考えてくれる場合があります。

「高い」「予算がない」と言われた場合

経費削減を重視している企業の場合は、自社の商品やサービスに対して使う経費にマイナスイメージを持ってしまうでしょう。

しかし、「現在使われている〇〇様の商品を利用し続けるより、弊社の商品を利用していただいた方が〇％の経費削減につながります」と、具体的なメリットを提示すれば相手の心を動かせるかもしれません。

「弊社がご提供している〇〇の導入を1年先にした場合、全体的にかかるコストは〇円増加してしまうため、導入するなら今がおすすめです。」と、費用面でのリスクをやんわりと伝えてみましょう。

自社の商品やサービスを導入しないことで起こるリスクや、今すぐに導入すべきメリットを具体化すれば、おのずと「導入するなら今がチャンス」と思ってもらえる可能性があります。

「上司に相談します」と言われた場合

電話に出た相手が決裁権者ではなかった場合は、それ以上話を進めてもあまり意味がありません。

まずは決裁権者と直接話をする必要があるため、「今、上司の方に直接私から説明させていただけますか？」や「ぜひ上司の方とお話させていただきたいので、いつご連絡を差し上げればよろしいですか？」と聞いてみてください。

ただし、自分が決裁権者であるにも関わらず、ハッキリ断るのが苦手な人であった場合もあるため、相手の出方をうかがって臨機応変に対応する必要があります。

電話でのアポ取り例文

電話でのアポ取りの例文を知ったうえで架電をすれば、効率よくアポイントを獲得できる可能性があります。

こちらでは電話を用いてアポ取りをする際の具体的な例文を、以下の2種類に分けてご紹介します。

• 新規顧客への例文
• 既存顧客への例文

それぞれの例文を覚えておくだけでも、アポイント獲得率が高まるためぜひ試してみてください。

新規顧客への例文

新規顧客に電話をかけるとなると既存顧客よりも難易度が高いため、事前準備も欠かせません。

第一印象は特に大切で、よい印象だと最後まで話を聞いてくれ、悪い印象だとすぐに電話を切られてしまうでしょう。

基本的なビジネスマナーはもちろん、相手に「この人の話を聞いてみてもよいかも」と思ってもらえるようなトークスキルを身に着ける必要があります。

具体的には、以下の流れでトークを進めてみてください。

「突然のご連絡失礼いたします。」

自己紹介

「この度弊社でご提供している〇〇のご案内をしたく、ご連絡差し上げました。担当者の方はいらっしゃいますか？」

「〇〇についてさらに詳しくご説明させていただきたいため、△日か×日のご都合はいかがでしょうか？」

日時確認と感謝の言葉

既存顧客への例文

既存顧客への電話営業は新規顧客よりも難易度が低いですが、要件を端的に伝える・相手企業に対する具体的なメリットを伝えるの2点に沿ってトークを進めるのが大切です。

関係性が構築されているため要件を伝えやすいですが、長々しく話してしまうと相手が忙しい場合電話を切られてしまうかもしれません。

具体的な例文は以下の通りです。

「いつもお世話になっております。」

自己紹介

「お忙しいところ恐縮ですが、〇〇様はいらっしゃいますか？」

「お忙しいところ申し訳ございませんが、今少しだけお時間よろしいでしょうか？」

「弊社の新サービス〇〇をご案内させていただきたく、ご連絡いたしました。近日中に詳しいご説明をさせていただきたいと思っております。」

「来週の〇日もしくは×日はご都合いかがでしょうか？」

日時確認と感謝の言葉

電話営業で効率的にアポイントを獲得するコツはこちらにも掲載しているので、ぜひご覧ください。

電話でのアポ取りならカリトルくんにお任せください

電話営業は昔からある代表的な営業手法ですが、事前準備やトークスキルがなければアポイントを獲得するのは難しいです。

特に忙しい企業や現状の商品・サービスに満足している企業にアプローチをするのは難易度が高いと言われているため、トークスキルやトークスクリプトの精度を高める必要があります。

営業に特化したサービス『カリトルくん』では無料相談も提供しているため、興味のある方はぜひお気軽にご連絡ください。