アポイントを獲得すれば、そこから商談に進める・成約に結びつくなどよいことづくしです。
しかし「なかなかアポイントが獲得できない」「どのような営業手法を用いればアポイントに結びつくかわからない」とお悩みの企業様もいらっしゃるのではないでしょうか。
本記事では営業手法別のアポイント獲得の方法やアポ取りを成功させる4つのコツをご紹介するので、ぜひご覧ください。
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そもそも「アポイント」とは、アポイントメントを略した言葉で、「商談」「面会」などを意味します。
「アポイント」「アポイントメント」と言われることは少なく、一般的には「アポ」と略して使われることが大半でしょう。
アポを取るイコール、会う約束をする・商談の約束をする意味があり、ビジネスシーンでは欠かせないものです。
実際に会ったことがない企業とアポイントが取れれば、そこからお互いの情報を知り、信頼関係構築に結びつくでしょう。
また、何度もアポイントを重ねれば、成約や長期的な関わりへと発展していく可能性もあり、営業活動を行う企業がアポイントに力を入れるのは当然です。
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アポ取りは、営業活動全体の成果を大きく左右する最初のステップです。新規・既存を問わず、顧客との接点を確実に作ることは、ビジネス機会を創出するうえで不可欠なプロセスです。
また、事前にアポイントを得ることで、商談に集中できる時間と環境を確保できるため、結果として営業効率も向上します。さらに、計画的なアポ取りは、見込み顧客との信頼関係を構築しやすく、受注確度の高い商談へとつながります。
アポ取りは単なる「日時調整」ではなく、戦略的に取り組むべき重要業務なのです。
アポイントを取るには大きく分けて以下の3つの方法があります。
それぞれ特色や営業のやり方が異なるため、ひとつずつ詳しくご紹介します。
電話営業は「テレアポ」とも呼ばれ、ターゲット企業に直接電話をかけてアポを取る営業手法です。
見込み顧客・既存顧客問わず、直接会話ができるため、アポ前に相手との密なコミュニケーションを取ったり温度感を把握しやすいのが特徴です。
また、テレアポ営業はインサイドセールスでも有効な手段と言われていて、見込み顧客の育成を促す効果があります。
繰り返し電話で会話をするうちに、確度の高いアポイントが獲得できるかもしれません。
参考：【2025年最新】テレアポ代行会社おすすめ26選比較！営業代行会社の選び方や料金も解説
メール営業はその名の通りメールを使ってアポイントを獲得する方法のことで、多くの企業で取り組まれています。
メールアドレスは企業のホームページに記載されている場合も多く、気になる企業に短時間でアプローチできるのが強みです。
電話の場合は担当者が不在・話したい相手に取り次いでもらえないなどの状況が起こり得ますが、メールなら担当者宛てに送付できるうえ、空いた時間に内容を確認してもらえます。
参考：メール営業とは？新規開拓におすすめの理由や成功率を上げる書き方・例文を紹介！
問い合わせフォーム営業は、企業のホームページに設置されている「お問い合わせフォーム」に直接メッセージを送る営業手法です。
ホームページを所有している企業の多くは、お客様からの意見や質問に対応するべく問い合わせフォームを設置していることが多いでしょう。
そのため、電話がつながらない・メールアドレスの記載がない場合にもアプローチが可能です。
問い合わせフォーム営業を行う際には、自社の商品・サービスの紹介ページのURLを添付すると興味を持ってもらえる可能性が高いです。
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カリトルくんを見るアポ取りを電話で行う際には以下の4ステップに沿って行いましょう。
ひとつひとつを丁寧に行えば、アポイント獲得に近づけるはずです。
それぞれの内容を詳しくご紹介します。
「準備8割」と言われるくらい、事前準備が重要です。
下準備を徹底すれば、いざ電話をかけた時にスムーズに会話ができるだけでなく、相手に好印象を持ってもらえるでしょう。
具体的には電話をかける顧客の情報を再確認する・用件をわかりやすく端的にまとめる・面談の候補日を複数用意するなどが挙げられます。
顧客によって企業のカラーや取り扱っている商品・サービス、背景はさまざまであるため、1社ごとに「どのような企業であるか」を確認した後に架電をするのがおすすめです。
電話営業を行う相手が法人の場合、まずは企業のホームページを確認してみてください。
公式ホームページには、具体的な事業内容や会社の規模、取引先の情報などが公開されている可能性が高いです。
それらを見て、自社の商品やサービスに対してニーズがあるかをはじめ、より適合する商品・サービスの提案を行うと効果的です。
顧客情報をしっかり確認しなければ、相手にとってあまり響かない内容となってしまうどころか、途中で電話を切られてしまう可能性もあります。
1社1社情報やカラーが異なるため、電話をかける際にはひと通り公式ホームページに目を通しておいた方が安心です。
電話営業で大切なのは、ダラダラと意味のない会話を続けないことです。
特に新規顧客に対するテレアポの場合は、相手に心を開いてもらうことが先決であるにも関わらず、「何が話したいのかよくわからない」と思われてしまっては意味がありません。
「何のために電話をしたのか」「何をしてもらいたいのか」を明確にすれば、相手も具体的な要件や目的が見えるため、安心して話を聞いてくれるはずです。
要件を端的にまとめるためには、会話の台本として「トークスクリプト」を用意するのがおすすめです。
電話をかけた際には、まず社名と氏名をはっきりと名乗ることが基本的なマナーです。相手は電話口で突然の声を聞くため、発信元が不明瞭だと警戒心を抱きやすくなります。
はじめに「○○株式会社の□□と申します」と丁寧に名乗ることで、相手に安心感を与え、話を聞いてもらいやすい雰囲気を作れます。
また、声のトーンや話すスピードも重要です。明るく落ち着いた声で、ゆっくり丁寧に発音することが、第一印象を左右します。なお、名乗りと同時に「お忙しいところ恐れ入ります」と一言添えると、礼儀正しさが伝わりやすくなります。
自己紹介の後は、電話の目的である用件を明確かつ簡潔に伝えることが重要です。アポ取りの電話では、サービスや商品そのものを売り込むのではなく、「一度お時間をいただき、詳しくご説明させていただきたい」という意図を丁寧に伝えることがポイントです。
たとえば、「本日は御社の〇〇の取り組みに関連して、弊社の□□というサービスをご紹介したくお電話いたしました」など、相手の関心を引く切り口を使いながら、アポイントの目的を明言します。
冗長な説明や強引な営業は逆効果となるため、あくまで情報提供の場を設けたいという姿勢を保ちましょう。
相手が自社に興味を持ってくれているように感じられたら、クロージングを行うべく面談の日程を決める段階に移りましょう。
その際に、候補日程は1つだけではなく2、3日用意しておくとスムーズに日程調整ができます。
日程を1日しか用意していないと、相手との都合が合わずせっかくのアポイントの機会が失われてしまうかもしれません。
相手に合わせることが重要に感じられるかもしれませんが、逆に空いている日程を挙げるのが面倒に感じられてしまうため、ある程度こちらがリードした方がアポイント獲得につながります。
アポイントが確定した後は、お礼の一言とともに内容を簡潔にまとめたメールを送るのが基本的なビジネスマナーです。電話の内容を文面で再確認することで、認識の齟齬を防げるだけでなく、相手に対して誠実な印象を与えることができます。
具体的には、確定した日時・場所（またはオンラインURL）・所要時間・当日の主な議題などを記載し、「本日はお忙しいところありがとうございました」と丁寧な一文を添えましょう。
こうした対応を習慣化することで、商談前から相手との信頼関係が構築され、次のステップにもつながりやすくなります。
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カリトルくんを見るアポ取りはメールでもできますが、具体的な流れを知っておかなければメールに目を通されないどころか、クレームにつながる可能性もあります。
アポ取りをメールで行う時の基本的な流れは以下の3ステップです。
それぞれの内容を詳しく確認していきましょう。
電話営業と同じように、メール営業でも事前準備が大切です。
具体的には電話営業の際と変わりませんが、顧客情報の確認・要件を端的にまとめる・面談の候補日を複数用意しておきます。
仮に営業先の公式ホームページがない場合でも、相手先の商品やサービスに関するページが見つかるかもしれません。
公式ホームページ以外でも得られる情報は多くあるため、さまざまなキーワードで検索し、相手がどのような企業なのか把握しておくのが重要です。
メール営業は電話と違い文面のみで勝負する必要があるため、件名と本文にこだわる必要があります。
特に最初に目に入る件名は具体的かつ端的にしておくことで、相手が一目見て「何を目的にメールを送ってきたのか」を把握できるでしょう。
どのような企業でも1日に何十通ものメールが届くため、件名を見て重要度が高そうなものから開封します。
そのため、件名の時点で不要と判断されると開封すらされず、メールを送った意味がなくなってしまいます。
また本文も重要で、メールを送った理由と要件を端的にまとめましょう。
メールでのアポ取りの文面に悩まれる企業様も多いと思いますので、こちらで具体的な文例をご紹介します。
電話営業のパターンと同じく、新規顧客をターゲットにした文例は以下の通りです。
| 件名：弊社サービス○○ご紹介について商談のお願い/自社名・担当者名 (宛名) 突然メールを送付させていただいたこと、お許しください。 (自己紹介) 弊社では〇〇の事業を行われている企業様に向けた〇〇という商品を展開しております。 貴社のホームページを拝見し、弊社がお役に立てるのではないかと思いメールを送付させていただいた次第です。 つきましては、ご多忙かと存じますがぜひ〇〇様とお会いし、自社の商品についてご説明させていただけますと幸いです。 以下の日程でご都合のよい日がございましたら、ご連絡お待ちしております。 (面談の候補日程) (締めの挨拶) |
メール営業の場合、メールを送付したらそれで終わりではなくアフターフォローが必要です。
相手がメールを開封してくれたかを確認するためにも、電話で再度アプローチをすると効果的でしょう。
相手が忙しすぎる・1日に届くメールの数が多すぎる場合には、送ったメールを開封されていないばかりか、気付かれてすらいない可能性もあります。
そのような状態ではアポイントの獲得はできないため、フォローの電話を入れてメールを見逃さずに見てもらうことが大切です。
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カリトルくんを見るアポ取りのアプローチは、相手が「新規」か「既存」かによって大きく異なります。新規顧客には警戒心を持たれやすいため、第一印象や会話の構成が鍵になります。
一方、既存顧客には信頼関係を前提とした提案型のアプローチが有効です。それぞれに適した言い回しや会話の順序を理解し、状況に応じた対応ができるようになることで、アポ獲得率は格段に高まります。
ここでは、新規・既存の2パターンに分けて、具体的なコツや例文を紹介します。
新規顧客へのアポ取りでは、相手の警戒心を和らげ、短時間で信頼を得ることが成功の鍵です。まずは明るく丁寧な自己紹介を行い、「なぜ自社が連絡しているのか」「相手にとってどんな価値があるか」を端的に伝えることが重要です。
強引な売り込みは避け、あくまで情報提供の機会として提案することで、相手の心理的負担を軽減できます。また、業界の共通課題や最新トレンドに触れたうえで、「短時間でのご紹介」を強調すると効果的です。
＜例文＞
「お忙しいところ恐れ入ります。○○株式会社の□□と申します。御社の△△の取り組みを拝見し、関連するご提案ができると思いお電話いたしました。15分程度、オンラインでご説明のお時間をいただけますでしょうか？」
既存顧客へのアポ取りでは、これまでの取引実績や信頼関係を活かした提案型のコミュニケーションが有効です。冒頭で最近のやり取りに軽く触れたり、お礼の一言を添えることで、相手の心理的なハードルを下げることができます。
また、「定期的なご報告」や「最新のご提案」など、関係継続を前提としたアプローチにすると、受け入れられやすくなります。提案内容が顧客の課題解決に直結していることを明示し、時間を取る価値があると感じてもらえるようにしましょう。
＜例文＞
「いつもお世話になっております。○○株式会社の□□です。先日納品させていただいた件ですが、より成果を高める新しい施策がございます。15分ほどオンラインでご提案させていただければと思い、お電話いたしました。ご都合のよい日時はございますでしょうか？」
アポ取りの現場では、断り文句にどう対応するかが営業の力量を問われる場面です。「検討します」「今は難しい」などの反応に対して、的確かつ丁寧に切り返せるかどうかで、アポイントの可否が大きく変わります。
一方的に押し切るのではなく、相手の言葉の背景を理解したうえで、提案の角度や伝え方を調整することが求められます。ここでは、よくある6つの断り文句に対する具体的な返し方と例文を紹介します。
「検討します」という返答は、断る意図を含みつつも余地を残す曖昧な表現です。この場面では、相手の本音を探るような圧力をかけるのではなく、次のアクションにつなげる提案をさりげなく行うことが重要です。
たとえば、「ご検討いただく際の参考資料として、簡単な資料をお送りしてもよろしいでしょうか？」と伝えれば、接点を保ちつつ信頼感を損なわずに済みます。
また、期日を設ける形で「来週の中頃に一度ご確認のお電話を差し上げてもよろしいでしょうか？」と提案すれば、自然にフォローの機会を得ることが可能です。相手に選択肢と余裕を与える対応が効果的です。
「今は忙しい」という断り文句には、相手の負担を減らす工夫を提示することで突破口が生まれます。たとえば、「ご説明は5分ほどで可能ですので、少しでもお時間があればご相談の機会をいただければ幸いです」と、所要時間の短さを伝えると効果的です。
また、「お昼休憩の時間帯や業務終了後でも構いません」と、相手の都合を最優先にする姿勢を見せることも重要です。メールや資料送付を提案するのも一つの手です。
相手の事情を尊重しつつ、柔軟に選択肢を提示することで、前向きな検討姿勢を引き出すことができます。
「今は必要ありません」という返答には、相手のニーズが顕在化していない可能性があることを前提に対応することが重要です。この場合、「今すぐのご導入でなくとも、将来的なご検討材料としてお話だけでもお聞きいただけませんか？」という形で、情報提供のスタンスを強調すると反応が変わることがあります。
また、同業他社の導入事例や市場動向に軽く触れ、「今後の業務効率化のヒントとしてご参考になればと思い、ご提案させていただいております」と付け加えることで、話を聞くメリットを示すことが可能です。
売り込み色を抑えつつ、有益な対話であることを伝えることが鍵となります。
「予算がない」という断りは、現時点での導入を難しく感じている場合に多く見られる反応です。この場合は、「初期費用のかからないプランや無料トライアルのご案内も可能です」といった柔軟な選択肢を提示することで、再検討のきっかけを作ることができます。
また、「あらかじめご予算感をお聞かせいただければ、それに応じたご提案を準備させていただきます」と伝え、対話の継続を促すのも有効です。
価格の話だけで終わらせず、価値のある提案であることを補足する姿勢が信頼につながります。
この返答には、担当者個人に判断権限がないことを尊重しながら、次のアクションを明示することが重要です。たとえば、「ご相談の際にお使いいただける簡易資料をすぐにお送りします」と伝えることで、社内説明の負担を軽減できます。
さらに、「ご上司様にも直接ご説明の機会をいただければと思っておりますが、ご同席いただける日程などございますか？」と提案すれば、次のアポへとつなげやすくなります。
相談先を巻き込みながら段階的に進めるスタンスが、有効な切り返しにつながります。
他社をすでに利用しているという断りには、無理に競合比較へ持ち込まず、「情報提供」という立ち位置をとることが効果的です。たとえば、「御社が現在ご活用されている内容と重ならない部分で、参考になりそうな情報を短時間でご紹介できればと存じます」と伝えることで、強引な印象を与えずに話を聞いてもらえる可能性が高まります。
また、「念のため、他社様との違いや改善余地をご確認いただく機会としてお時間をいただけませんか？」と提案すれば、あくまで選択肢のひとつとして受け入れてもらえる余地を生み出せます。
アポ取りを円滑に行うには、基本的な営業マナーを守ることが前提です。相手に不快感を与えず、信頼を得るためには、接触前からの準備と配慮が求められます。
アポ取りにおいて、相手企業や担当者の情報を把握しておくことは最低限のマナーです。社名や業種はもちろん、直近のニュース、導入済みのサービス、担当者の役職や業務内容など、基本情報を押さえることで、会話の中で的確な提案が可能になります。
事前調査が不十分だと、「誰にでもかけている営業電話」と受け取られ、警戒心を持たれやすくなります。一方、相手に合わせた話題を盛り込むと、関心を引き、話を聞いてもらえる確率が高まります。営業は準備の質で結果が変わることを忘れてはいけません。
アポ取りの成否は、連絡するタイミングによっても大きく左右されます。たとえば、月曜の朝や金曜の夕方は忙しさや週末前の対応で、相手が話を聞く余裕を持ちにくい傾向があります。
反対に、火曜〜木曜の10〜12時、または14〜16時の時間帯は比較的余裕があり、話を聞いてもらいやすいとされています。また、昼休みや始業直後、終業間際の連絡は避けるのが基本です。
メールの場合も、開封率が高い時間帯に送ることで反応率が上がります。相手の状況を思いやった時間選びが、第一印象を左右します。
アポ取りの電話では、長々と説明を続けるよりも、簡潔な会話で要点を伝えることが信頼につながります。相手は多忙であることが多いため、話が長いと途中で切られたり、印象が悪くなる原因にもなります。
基本は30秒〜1分以内で、社名・氏名・用件・アポ取得の目的を端的に伝えましょう。また、提案の詳細はアポ後の商談で説明すればよいため、事前の会話で詰め込みすぎないことも大切です。
相手の時間を尊重する姿勢が、好印象とアポ取得の成功率を高めるポイントとなります。
アポイント獲得は、営業活動の成否を左右する重要なプロセスです。電話・メール・問い合わせフォームなど、アプローチ手段に応じて適切な手順やマナーを守ることで、相手からの信頼を得やすくなります。特に電話でのアポ取りでは、事前準備・簡潔な説明・柔軟な日程提案・丁寧なフォローが成功の鍵となります。
また、よくある断り文句に対しても冷静に切り返す力や、資産性のあるつながりの構築、自社商材への関心を引き出す工夫など、継続的な改善と工夫がアポ成功率を高めるポイントです。商談日程のリマインドや記録の蓄積といった地道な運用も、顧客との関係構築において大きな力となります。
アポ取りは単なる「時間の約束」ではなく、信頼と提案の第一歩。相手の状況に寄り添い、誠実かつ戦略的にアプローチすることで、受注につながる商談機会を着実に増やすことができるでしょう。
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