問い合わせフォーム営業を行う4つの手順とは？例文や反響率を高めるコツも解説

「問い合わせフォーム営業の具体的な手順を知りたい」
「成果を上げるコツや注意点を知りたい」

このような疑問をお持ちの方もいるのではないでしょうか。

問い合わせ営業とは、企業のホームページに存在するお問い合わせフォームからアプローチを行う営業手法です。

他の営業手法よりも開封率・返信率が高い特徴がありますが、初めて問い合わせフォーム営業を行う場合は手順やポイントが気になるでしょう。

本記事では、問い合わせフォーム営業の具体的な手順や成果を上げるためのポイントをご紹介します。

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問い合わせフォーム営業とは？

問い合わせフォーム営業とは、その名の通り企業のホームページに設置された「お問い合わせフォーム」からアプローチを行う手法です。

他の営業手法に比べて開封率・返信率が高いと言われているため、新規顧客の開拓やアポ獲得を行う際に特に有効です。

似ている手法のメール営業は、すでに連絡先を知っている相手に対してアプローチを行いますが、問い合わせフォーム営業は面識のない相手にもアプローチできるのが強みです。

フォーム内容によっては自社の商品やサービスに強い関心を持ってもらえる可能性もあり、確度の高いアポイントを取得できるかもしれません。

実際、問い合わせフォームで送信したらお礼の返信が来た経験をしたことがある方もいらっしゃるのではないでしょうか。

問い合わせフォーム営業をする2つのメリット

問い合わせフォーム営業は他の営業手法に比べて新規顧客や見込み客に向いていると言われています。以下に問い合わせフォーム営業をする2つのメリットをまとめてみました。

• 接点のなかった企業にアプローチできる
• 返信があった場合は確度の高いアポイントが取れる

接点のなかった企業にアプローチできる

メール営業ではメールアドレス、電話営業では電話番号と相手の情報を知らなければ営業ができません。しかし、問い合わせフォーム営業は相手の情報をまったく知らない状態でアプローチが可能です。

問い合わせフォームはいつでも・誰でも利用できるようになっているため、「メッセージの中には重要度が高いものも含まれている」ととらえられることが多いでしょう。そのため、決裁者が直接閲覧するケースも珍しくありません。

また、送信したフォームが名刺代わりとなるため、再度アプローチをする時に履歴として残せます。

返信があった場合は確度の高いアポイントが取れる

もちろんすべてのケースで返信が来るわけではありませんが、もし返信が来たら確度の高いアポイントや商談につなげることができます。

その理由は、上記でご説明したように決裁者が直接閲覧している可能性が高いことと、提案内容が適合している場合に興味・関心を持ってもらえるからです。

「うちの企業には関係ない話」と思われてしまった場合は返信をもらえないことが多いですが、相手先にとってメリットがあると感じてもらえれば高確率で実際に顔を合わせる段取りを組んでくれるでしょう。

問い合わせフォーム営業をする2つのデメリット

問い合わせフォーム営業にはメリットだけではなく、デメリットも存在します。以下の2点にまとめてみましたので、ぜひ参考にしてみてください。

• 送信数を増やさないとアポイントにつながらない
• 問い合わせフォームは手動で入力する必要がある

送信数を増やさないとアポイントにつながらない

問い合わせフォーム営業は面識のない企業とのやりとりになるため、とにかく送信数を増やす必要があります。

反響率は0.2～0.4パーセントと低い数値であるため、10件反響を得るのに単純計算で2,500件以上もの送付数が必要です。

問い合わせフォーム営業を行う際には最初の準備段階である「営業先リストの作成」が重要になってくるため、この時点で十分な数を獲得しておきましょう。

営業先リストの作成は、自社の商品やサービスを十分に理解しており、営業能力の高い人材に任せるべきであるため、時間や労力が割かれるのもデメリットのひとつです。

問い合わせフォームは手動で入力する必要がある

問い合わせフォームにはひとつひとつ手動で入力する必要があります。メール営業のように複数の宛先に同時に送信できないため、営業先リストの数が多ければ多いほど負担も大きくなります。

また、相手先によって記載しなければならない項目や、文字数制限が異なるため、毎回チェックしながら地道に作業を進めていかなくてはなりません。

事務作業要素が強いため、手が空いている社員や問い合わせフォーム営業専門の人材を確保できなければ実践するのは難しいでしょう。

問い合わせフォーム営業は迷惑に感じられる場合も！クレームを回避する方法を紹介

他の営業手法でも同様ですが、問い合わせフォーム営業は特にクレームにつながりやすいと言われています。

その理由は営業感やダイレクトメール感が強いためと、営業目的の問い合わせが多く来ると既存顧客のサポートに支障をきたしてしまうからです。

最近では企業のサイトポリシーに「営業を目的とした連絡は一切お断り」と書かれているケースも見受けられます。

クレームにつながらないためには、相手先にメリットがあるように感じられる件名・文面に調整する必要があります。また、カスタマー窓口ではなく総合窓口に問い合わせしましょう。

問い合わせフォームから送る営業メールの例文

問い合わせフォームを使って営業する際には「文面」が大切です。こちらでおすすめの例文をご紹介するので、初めて問い合わせフォーム営業を行う企業様は参考にしてみてください。

「（表題）（自社名）

突然のご連絡失礼いたします。

（自己紹介）
（会社紹介）

今回は貴社の〇〇に対するご支援ができると考え、誠に勝手ながらご連絡させていただきました。

（実績・成功事例の紹介）

ご興味をお待ちいただけましたら、下記の日程にてお打ち合わせの機会をいただけますと幸いです。

（具体的な日時候補）

貴社のお役に立ちたいと考えておりますので、どうぞよろしくお願い申し上げます。

（担当者名・連絡先）」

相手先へのメリットや希望するアクションを明確にしましょう。

問い合わせフォーム営業を行う4つのステップ

問い合わせフォーム営業を行う際の具体的なステップを以下にまとめてみました。

• ターゲットとなる企業のリストを作成する
• メール文面を作成する
• 問い合わせフォームに情報を入力して送付する
• 返信に対応する

これらを丁寧に行うことで開封率・返信率を上げられ、さらに確度の高いアポイントを獲得できる可能性が高まります。

ターゲットとなる企業のリストを作成する

最初のステップとしてアプローチしたい企業を選定しましょう。営業先リストを作成しておくことで、効率よく問い合わせフォーム営業が行えます。

フォーム営業は数が勝負でもあるため、効率が重要です。先に営業先リストを作成しておけば、フォーム送信のたびにいちいち営業先を決める必要がなく、サクサク送付作業が進むでしょう。

問い合わせフォームを設けているか否かはもちろん、相手の業種や規模なども含めての検討が大切です。

メール文面を作成する

問い合わせフォーム営業の中で閲覧・返信をしてもらえるかを左右するのが文面です。どのような文面を作成するかによって、相手に興味・関心を持ってもらえるかが決まるため、慎重に検討しましょう。

また、送信する内容は1社ごとに変えるのが望ましく、相手先の業種に合った文面を考える必要があります。相手にどのようなメリットがあるか、どうして欲しいのかを明確に示すと、スマートかつ読みやすい文面になります。

問い合わせフォームに情報を入力して送付する

送付する文面が定まったら、問い合わせフォームに情報を入力して送信しましょう。

企業やフォームの種類によって埋めるべき項目や文字数の制限が異なるため、1社ごとにミスがないようチェックしながら送信作業を進めましょう。

特にWordやテキストメモなど別のフォーマットで文面を作成した場合、コピー＆ペーストによる宛名のミスが起こりやすいため、注意してください。

返信に対応する

送信したフォームを閲覧した企業から返信があった場合、できるだけ早くアプローチをすべきです。

誰でも時間を置くと熱が冷めてしまい、フォームに返信した時点が特に商品・サービスへの興味・関心が高い状態です。

フォームに返信して来た時点で導入意欲が高いため、スピーディーに商談の段取りを行うべきでしょう。

また、商談の調整と合わせてさらに具体的なメリットや予算・納期なども説明すると確度の高いアポイントにつながります。

問い合わせフォーム営業の成果を高める3つのポイント

問い合わせフォーム営業の成果を高めるためにはポイントがあります。以下の3点にまとめてみたので、ぜひ試してみてください。

• 文面や送付タイミングを工夫して開封率を高める
• 工数を減らしてアポイント獲得にかかるコストを下げる
• 顧客の次のアクションを明確化させる

文面や送付タイミングを工夫して開封率を高める

問い合わせフォーム営業を行う際には、送付する文面やタイミングを工夫すると開封率を高められます。

どの企業にも同じ内容を送付しないのはもちろん、ひとつひとつの企業に合った適切な内容を吟味して送信するのが望ましいです。

また、「端的にわかりやすい内容」を心がけるのも大切で、最後まで目を通してもらえる工夫をしましょう。

比較的開封率が高いと言われている、週始まりの始業前と週末の終業直前のタイミングで送信するのも効果的です。

工数を減らしてアポイント獲得にかかるコストを下げる

問い合わせフォーム営業は、営業先リストの作成→文面の作成→フォーム送信→返信と多くの工程が必要です。

そこで、工数をできるだけ減らして業務効率化を目指しましょう。

具体的にはスプレッドシートやExcelを用いてメール文章を自動で作成したり、自動入力ツールを活用する方法が挙げられます。

スプレッドシートやExcelに関しては、相手先ごとに変えなければいけない項目を正確に転記が大切です。

自動入力ツールでは問い合わせフォームへのメール送信をはじめ、営業先リストの作成も自動で行ってくれます。

これらを駆使すればコストダウンにつながり、他の業務にコスト・労力をかけられます。

顧客の次のアクションを明確化させる

フォーム内で自社の商品やサービスについて触れると思いますが、相手先に希望するアクションも明確に記載しておくとよいでしょう。

返信が欲しいのか、面談や商談を希望するのか、セミナーや講演会に参加してほしいのかなど、具体的なアクション例を明示すれば、相手先もスムーズに返信できます。

そもそもフォーム営業はそれで完結するわけではなく、次の行動につなげるためのステップでしかありません。

自社が希望するアクションを明確にすれば、相手先も迷わず希望通りのアクションを行ってくれるうえ、確度の高いものになるでしょう。

問い合わせフォーム営業の成果を出すコツはこちらにも記載されているので、ぜひご覧ください。

問い合わせフォーム営業代行ならカリトルくんがおすすめ

問い合わせフォーム営業はメール営業に比べて開封率・返信率が高いと言われているため、面識のない企業に対する営業手法としてピッタリです。

ただし、送信数勝負であることや、1社ごとに送信内容を変えなければならない点などを加味するとすべての作業を自社で行うのは難しいかもしれません。

そのような場合には、問い合わせフォーム営業の代行会社を利用してみてはいかがでしょうか。

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