SFA（営業支援システム）とは？機能やメリット・デメリット、選ぶ際の5つのポイントを解説

「SFAとは何か基本的な情報を知りたい」

「案件や顧客情報を一元管理して営業活動を効率化したい」

このようなお悩みを抱えていませんか？

営業活動を効率化・迅速化するために、SFAの導入を検討している方も多いでしょう。SFAを社内に定着させ活用していくためには、正しい知識を身につけておく必要があります。

そこで本記事では、SFAの基礎知識やメリット・デメリットを解説します。SFAを選ぶ際のポイントも紹介するので、ぜひ最後までご覧ください。

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SFA（Sales Force Automation）とは？

SFAは、営業活動の情報をデータ化・蓄積・分析して、営業プロセスの最適化を図るためのツールです。

正式名称はSales Force Automation（セールスフォースオートメーション）ですが、日本では「営業支援システム」とも呼ばれます。

近年、経験や勘に頼る従来の営業スタイルの限界が指摘される中で、営業の標準化・効率化を進める手段として、多くの企業がSFAを導入しています。

また、企業の営業部門が持つ情報や業務プロセスを自動化できるため、業務の属人化を防ぎ、コスト削減や売上向上に期待できる点もSFAの特徴です。

SFAを活用すれば、営業担当者のパフォーマンス向上や、より精度の高い戦略的な意思決定を実現できるでしょう。

なお、SFAとCRMの違いを知りたい方は、以下の記事も合わせてご覧ください。

参考：SFA・CRMツールの違いとは｜機能・目的・導入のStockSun式ポイント3つを解説 | StockSun株式会社

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SFAに搭載されている主な機能

SFAに搭載されている主な機能は、以下のとおりです。

• 案件管理機能
• 顧客管理機能
• 活動管理機能
• 予実管理機能
• 報告支援機能
• 商談管理機能

SFAは多機能なシステムですが、初めからすべての機能を使いこなす必要はありません。自社の課題やニーズに合わせて、必要な機能から順次活用していくのが重要です。

各機能の詳細を解説するので、参考にしてください。

案件管理機能

案件管理機能は、営業案件の進捗状況を可視化し、効率的に管理するための機能です。

SFAでは、各案件のフェーズ（例：提案、交渉、契約）、担当者、見積金額、受注見込み、連絡履歴などを一元管理できます。

情報を一元管理できると、営業担当者はどの案件がどの段階にあるかを容易に把握できるため、適切なタイミングで次のアクションを起こせるでしょう。

また、案件管理機能では、成約確度を数値化して管理できるため、優先度の高い案件にリソースを集中させるなど、戦略的な営業活動も実現できます。

さらに、過去の案件情報を分析し、成功要因や失敗要因を特定すれば、営業プロセスの改善につなげることも可能です。

顧客管理機能

顧客管理機能は顧客情報を一元管理し、営業活動を円滑に進めるための機能です。

SFAでは顧客名、連絡先、業種、担当者名、取引履歴、過去の問い合わせ内容など、さまざまな情報をデータベース化して管理できます。

顧客情報を一元管理すると、営業担当者は必要な情報をすぐに探し出せるため、顧客対応のスピードと質の向上につながります。

また、顧客管理機能では、顧客をセグメント化して管理するのも可能です。

例えば、業種や規模、購買履歴などに応じて顧客をグループ分けすると、それぞれの顧客層に最適な営業アプローチを展開できるでしょう。

活動管理機能

活動管理機能は、営業担当者自身の行動を記録・分析し、業務効率の改善に役立てるための機能です。

訪問件数、電話件数、メール送信数、プレゼンテーション実施数など、さまざまな営業活動をSFAに記録すると、自身の活動量を客観的に把握できます。

例えば、1週間の活動内容を振り返った際に訪問件数が目標に達していない場合は、訪問計画の見直しや時間管理の改善などの対策を講じられます。

また、活動内容と成果を紐づけて分析すると、どの活動が成果につながりやすいかを把握し、より効果的な営業活動を実現できるでしょう。

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予実管理機能

予実管理機能は、営業活動の予算と実績の差異をリアルタイムで可視化し、目標達成状況を把握するための機能です。

SFAの予実管理機能を活用すると、受注予定日や受注確度をもとに売上予測を自動算出し、営業計画の精度を向上させることが可能です。

また、過去データとの比較を行えば、売上見込みの精度を高め、より現実的な目標を設定できます。

さらに、予算と実績の差異を分析すると、営業戦略の立案やリソースの最適な配分を実現できるでしょう。

報告支援機能

報告支援機能は、営業日報や週報などの報告業務を効率化するための機能です。

SFAに記録された活動情報や案件情報を元に、自動でレポートを作成できるため、営業担当者の報告作業にかかる時間を大幅に削減できます。

また、データを自動集計・分析すれば、営業活動のボトルネックを特定し、改善につなげることも可能です。

その他、上司やマネージャーはリアルタイムで営業状況を把握できるため、迅速な意思決定を実現できる点も報告支援機能の魅力です。

商談管理機能

商談管理機能は、個々の商談の進捗状況を詳細に管理し、成約率向上につなげるための機能です。

具体的には、商談開始日、商談フェーズ、提案内容、顧客の反応、次回アクションなどを記録・管理できます。

例えば、商談フェーズごとの成功・失敗要因を分析すれば、営業手法をブラッシュアップすることが可能です。

また、商談履歴をもとに、適切なタイミングでのアプローチを実施できると、成約率の向上にもつながります。

加えて、契約書や見積書などの書類管理をデジタル化すると、業務の効率化も実現できるでしょう。

SFAを導入する4つのメリット

SFAを導入する4つのメリットは、以下の4つです。

• 営業活動の可視化ができる
• データを活用した戦略的な意思決定が可能になる
• 営業マネジメントの高速化につながる
• 営業ノウハウの蓄積・活用ができる

上記4つのメリットを理解すると、導入効果を最大限に引き出せるでしょう。ここでは、メリットの内容をそれぞれ解説するので、参考にしてください。

営業活動の可視化ができる

SFAを導入すると、営業活動の進捗状況や顧客とのやり取りを可視化できます。

属人的に管理されていた情報がシステム上で一元管理されるため、営業マネージャーはチーム全体の状況をリアルタイムで把握し、的確な指示を出すことが可能です。

また、商談の進捗状況を可視化すれば、停滞している案件を早期に発見し、営業担当に対して適切なサポートを提供できます。

営業活動の可視化は、営業担当者自身の業務改善にも役立ちます。自身の活動内容を振り返り、改善点を洗い出せると、より効率的な営業活動を実現できるでしょう。

データを活用した戦略的な意思決定が可能になる

SFAを活用すると、売上予測や商談確度をデータに基づいて分析し、戦略的な意思決定を実現できます。

例えば、過去の営業データや顧客情報を分析して、成功パターンや失敗パターンを特定すれば、適切な営業戦略を立案できるでしょう。

また、成約率の高い案件にリソースを優先的に割り当てると、営業活動の効率化にもつながります。

さらに、マーケティングツールと連携すれば、リード獲得から成約までのプロセスを最適化することも可能です。

営業マネジメントの高速化につながる

営業活動のデータがリアルタイムで蓄積され、適切な指導や軌道修正が迅速に行える点もSFAを導入するメリットです。

例えば、営業担当者の行動履歴を分析すると、個々の課題を特定して、効果的な改善策を講じられます。

また、管理者は各案件の状況をリアルタイムで把握できるため、適切なアドバイスやフォローをタイムリーに提供できます。

その他、SFAの予実管理機能を活用すると、売上予測と実績の比較が容易になり、計画のズレを迅速に修正することが可能です。

営業ノウハウの蓄積・活用ができる

SFAを活用すると、営業担当者の経験や成功事例をデータ化し、組織全体で共有できます。

例えば、営業担当が退職・異動した際にも、ノウハウの消失を防いで営業力を維持することが可能です。

また、ベテラン営業担当者の手法を新入社員にも共有できるため、教育コストの削減にもつながります。

さらに、SFA上で過去の商談履歴や顧客情報を活用すれば、最適なタイミングでのアプローチを実現できます。

その他、AI分析を活用すれば、営業担当者ごとに最適な戦略を立案できるため、個々のパフォーマンスを向上させられるでしょう。

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SFAを導入する3つのデメリット

SFAを導入する3つのデメリットは以下のとおりです。

• 導入・運用コストが発生する
• データ入力の負担が増加する
• 営業プロセスの柔軟性低下・依存リスクがある

上記のデメリットを事前に把握して適切な対策を講じれば、SFA導入によるリスクを最小限に抑えられます。

ここでは、デメリットをそれぞれ詳しく解説するので、確認しておきましょう。

導入・運用コストが発生する

SFAの導入には、初期費用や月額利用料、カスタマイズ費用、運用費用など、さまざまなコストが発生します。

システムの規模や機能、導入方法などによって費用は大きく変動するため、事前にしっかりと見積もりを取り、予算と照らし合わせるのが大切です。

SFAを自社の業務フローに合わせてシステムをカスタマイズする場合は、別途カスタマイズ費用が発生します。

また、システムの運用には、トレーニングやサポート費用などが必要になる可能性がある点も念頭に置いておきましょう。

データ入力の負担が増加する

SFAを導入すると、営業担当者は日々の活動記録や顧客情報などをシステムに入力する手間がかかります。

データ入力の負担が増加すると、本来の営業活動に支障をきたす可能性があるため、入力作業を効率化する工夫が必要です。

例えば、入力項目を必要最小限に絞り込んだり、モバイルアプリを活用して外出先でも簡単に入力できるようにしたりするのがおすすめです。

また、営業担当者への研修を実施するなどして、入力ミスの発生を防ぎ、データの精度を維持するのも忘れてはいけません。

営業プロセスの柔軟性低下・依存リスクがある

SFAを導入すると、営業プロセスがシステムに規定された手順に沿って実施されるため、柔軟性が低下する可能性があります。

システムに過度に依存してしまうと、営業担当者自身のスキルや判断力が低下するリスクも懸念されます。

営業プロセスの柔軟性低下・依存リスクを回避するためには、システムを活用しつつも、最終的な判断は営業担当者に判断させるなどの工夫が必要です。

また、システムの使い勝手が悪い場合、現場での活用が進まずにSFAが形骸化する恐れがあるため、SFAが既存の業務フローと整合性が取れているかを事前に確認しておくのも大切です。

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自社に最適なSFAを選ぶ際の4つのポイント

自社に最適なSFAを選ぶ際の4つのポイントは、以下のとおりです。

• 自社の課題を明確にする
• 必要な機能と拡張性をチェックする
• 操作性と定着しやすさを確認する
• サポート体制と導入後の運用支援を確認する

上記のポイントを踏まえておくと、導入効果を最大限に引き出せるでしょう。ここでは、各ポイントをそれぞれ詳しく解説するので、参考にしてください。

自社の課題を明確にする

SFAを導入する際は、まず自社の営業活動の課題を明確にしましょう。

情報共有が不足している、顧客管理が煩雑になっている、売上予測が難しいなど、具体的な課題を洗い出すことで、SFAに求める機能や要件を明確にできます。

例えば、売上予測の精度を向上させたい場合は、売上予測機能や分析機能が充実しているSFAが適しています。

なお、自社の課題を明確にするためには、営業部門の担当者だけでなく、経営層やIT部門など、関係部署と連携して検討するのが大切です。

必要な機能と拡張性をチェックする

SFAを導入する際は営業活動に必要な機能が揃っているか、将来的な拡張性があるかを確認するのが大切です。

例えば、顧客管理、商談管理、売上予測など、自社の営業プロセスに必要な機能が備わっているかを事前にチェックしておきましょう。

将来的な事業拡大や業務の変化に対応できるよう、カスタマイズ性や他ツールとの連携機能も考慮するのも忘れてはいけません。

また、既存のCRMやMAツールと連携できるかをチェックした上で、データの一元管理を検討する必要もあります。

操作性と定着しやすさを確認する

SFAを導入する際は、営業担当者がスムーズに使いこなせるUI/UXであるかを確認するのも大切です。操作が複雑すぎると、入力の負担が増えて運用が滞ってしまう可能性があります。

SFAをスムーズに定着させるためにも、営業担当者向けに研修を実施し、操作に関する疑問や課題を早期に解消できる環境を整えてください。

また、モバイル入力やクラウドサービスの利用手順を浸透させれば、外出先でも営業活動をスムーズに進められるでしょう。

サポート体制と導入後の運用支援を確認する

SFAを導入する際は、システム導入後のトラブル対応や運用サポートが充実しているかを確認しておきましょう。

サポートの提供範囲や対応スピードを事前にチェックして、スムーズに問題解決できる環境を整えるのが大切です。

また、SFAの定着を支援するトレーニングプログラムや、ユーザー同士が情報交換できるコミュニティの有無も重要なポイントです。

さらに、導入後の運用改善やカスタマイズに柔軟に対応できるかなど、ベンダーの対応力を見極めることも忘れてはいけません。

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SFAは営業活動を効率化し、迅速な意思決定や売上向上を実現できる便利なツールです。

ただし、導入にはコストや運用負担が発生するだけでなく、自社の業務フローとマッチせずSFAが定着しない恐れもあります。

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