営業の手紙の書き方やアポ取りのコツ！営業で手紙を使うべき理由も紹介

「手紙営業を行うとどのようなメリットがある？」
「手紙営業の例文やポイントを知りたい」

このような疑問をお持ちの方もいるのではないでしょうか。

直接営業先に訪問する・メールや電話を使って営業するなど、営業方法にはさまざまな種類があります。

しかし、メールや電話で営業をしても決裁者と話せる確率は低く、飛び込み営業ともなれば門前払いとなることも珍しくありません。

その点手紙営業は、直接決裁者の目に触れる・アポイントを取りやすいなど、多くのメリットがあります。

本記事では営業で手紙を活用すべき理由をはじめ、シーン別の例文、ポイントをご紹介するので、ぜひご覧ください。

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営業担当者が手紙を活用すべき理由

営業方法には対面・電話・メールなどさまざまな種類がありますが、あえて手紙で営業すべき理由は開封率が高いことと、決裁者に直接届くところにあります。

電話やメールで営業をしても、窓口や受付の時点で断られてしまうことが多く、決裁者に届く可能性は低いでしょう。

メールにしても、膨大な数の中から見つけ出してもらうのは困難で、たとえ開封してもらえても、「必要ない」とゴミ箱に入れられてしまうことが大半です。

しかし、手紙には「宛名」が記載されるため、決裁者宛てに直接届けることが可能です。

本人に宛てた手紙の開封率は約80％と言われており、高い確率で直接アプローチできます。

また手紙で営業すれば、決裁者が自分の空いたタイミングでゆっくりと内容を確認してくれるため、相手の時間や労力を奪わず、落ち着いた状態で判断してもらえるのも魅力です。

こちらでも手紙営業をすべき理由をご紹介しているので、ぜひご覧ください。

営業の手紙を送るときの書き方と例文

営業で手紙を使うことで電話やメールよりも決裁者の開封率が高くなるため、アポイント獲得にもつながりやすいでしょう。

しかし、手紙営業の経験がない営業担当者の中には、営業の手紙の書き方がわからない方もいらっしゃるでしょう。

以下の2パターンに分けて営業の手紙の書き方をご紹介するので、ぜひ参考にしてみてください。

• 新規開拓を目的とした手紙の書き方
• 既存顧客への手紙の書き方

新規開拓を目的とした手紙の書き方

新たに顧客や営業先を獲得したい場合、手紙を用いればよりダイレクトなアプローチが可能です。

新しい商品やサービスを導入する際には決裁者の承諾が必須ですが、手紙営業によって決裁者に直接商品・サービスの魅力を伝えることで、アポイントや商談に持ち込めます。

以下で3つのパターンに分けて例文をご紹介するので、自社の商品・サービスの内容にカスタマイズしてみてください。

パターン1

「拝啓

（時候の挨拶）

面識がないにも関わらずこのようなお手紙を送付させていただき、大変申し訳ございません。
お忙しい中恐縮ですが、最後までお目通しいただけますと幸いです。

私は株式会社〇〇の△△と申します。

この度、貴社のホームページを拝見し、今後展開される新規事業にて弊社がお力添えできるのではないかと思い、ご連絡いたしました。

弊社の仕入れルートは東南アジアだけではなく、欧米諸国にも確保しているため、貴社のニーズに合致する商品の仕入れが可能なだけではなく、さまざまな方面からの商品開発・販売のお手伝いが可能でございます。

つきましては、弊社が確保している仕入れルートや取り扱い商品に関して、ご案内の機会をいただけませんでしょうか。

大変お忙しいかと存じますが、貴社の新規事業に微力ながらお力添えさせていただければ幸いです。

（弊社から連絡する旨）

（締めの挨拶）

敬具」

パターン2

「拝啓
（時候の挨拶）

（自己紹介）

弊社は、マーケティングリサーチや宣伝広告などの販促活動を中心に事業展開しております。

この度、貴社のさらなる繁栄のためにお手伝いさせていただきたく、お手紙をお出ししました。

つきましては、貴社の販促活動の状況に関して一度お話をお聞かせいただけますと幸いです。

貴社の商品が世に知れ渡るよう、販売利益獲得のお手伝いができることを心より願っております。

ぜひ販促活動のご提案の機会をいただけますと幸いでございます。

（締めの挨拶）

敬具」

パターン3

「株式会社〇〇　△△課××様

（時候の挨拶）

先日はお忙しい中、弊社のカスタマーサービス向上のためのフォローアップセミナーにお問い合わせをいただき誠にありがとうございました。

あわせて、弊社との契約を前向きにご検討いただいているとのことで、大変感謝しております。

弊社としても最大限努力し、貴社のカスタマーサービス向上に貢献できますよう精いっぱい務めさせていただきます。

今回の件を弊社の研修担当者に共有させていただきましたが、ぜひ××様にご挨拶したいと申しておりました。

次回は研修担当者も同席させていただき、さらに掘り込んだお話をする機会となれば幸いです。

（締めの挨拶）

〇〇株式会社　マーケティング部××」

既存顧客への手紙の書き方

すでに契約までたどり着いた顧客に対しても、アフターフォローとして手紙で営業すれば、さらなる契約が見込める可能性があります。

また、「契約して終わり」ではなく何度もやり取りを交わすことで、顧客との絆や信頼関係をより強固なものにできるでしょう。

こちらも以下の3パターンに分けて例文を紹介するので、ぜひ参考にしてみてください。

パターン1

「新商品のご案内およびご面談依頼の件

拝啓

（時候の挨拶）

本日は、弊社より〇月に販売予定している新商品××につきまして、ぜひ△△様とお会いしたうえで詳細をお伝えさせていただきたく、お手紙を送付いたしました。

（新商品の説明）

お忙しいところ申し訳ございませんが、〇月〇日〇時頃、弊社の担当者××よりご連絡差し上げます。

その際に、ご面談の可否をお返事いただけますと幸いでございます。

（締めの挨拶）

敬具」

パターン2

「株式会社〇〇　デザイン部門 部長××様

（時候の挨拶）

先日はお忙しい中、弊社新商品のご案内にお時間を割いてくださり誠にありがとうございました。

弊社のインテリアデザインにご興味を持っていただけたこと大変うれしく思っております。

ご商談の際ご興味をお持ちいただいたデザインは、近日中にお見積もりを送付させていただきます。

半年後にオープンされる新店舗におきまして、ぜひ弊社に店内デザインをお任せください。
貴社のお力添えとなることをお約束いたします。

お見積もりの準備が整い次第、あらためてご連絡させていただきます。

（締めの挨拶）

有限会社△△　広報部係長〇〇」

パターン3

「株式会社△△　〇〇事業部　××様

拝啓

（時候の挨拶）

この度は、弊社の商品をご契約いただき誠にありがとうございます。

今回ご契約いただきました商品は、〇〇に強みがあるため、きっと貴社のお役に立てることを存じます。

今まで貴社が導入されていた商品よりも上質かつリーズナブルで、ご契約後も手厚いサポートを行わせていただきます。

アフターフォローにつきましても私が担当させていただきますので、ご不明点などございましたら、どのようなことでもお気軽にお申し付けください。

今回××様にご商談の機会をいただき、私自身足りなかった部分や今後勉強すべき部分がわかり、貴重な経験をさせていただきました。

大変感謝しております。

（締めの挨拶）

敬具

〇〇年〇月〇日
△△株式会社　マーケティング事業部〇〇」

営業の手紙を書くときの9つのポイント

手紙営業をする際には、シチュエーションや相手に合わせて適切な文面を考える必要があります。

以下の9個に分けて営業の手紙を書く時のポイントをご紹介します。

• 顧客と同じ役職の差出人を記載する
• 手紙の冒頭にわかりやすい件名を付ける
• 時候の挨拶を添える
• 手紙の内容・目的を簡潔に伝える
• 読み手に寄り添った内容とする
• 直接会って話したいことを記述する
• 冒頭から自社のアピールはしない
• 実績を書くときは数字を用いる
• 締めくくりの言葉にも気を遣う

これらを意識して手紙を書けば、決裁者の心に響く文面となるでしょう。

顧客と同じ役職の差出人を記載する

手紙を出す際は、相手と同じ役職の差出人を記載するのがおすすめです。

誰でも自分と同じ立場の人からアプローチをされると、「新たな発見があるかも」と思い、自然と手紙を開封したくなります。

例えば、営業先の社長に手紙を送付する際には、自社の社長の名前を記載すれば、「社長から直々に手紙を出してくれたんだな」と思い、読んでみようという気持ちになるのではないでしょうか。

同じ役職の差出人を記載すればアポイントや商談へ進める可能性も高く、効率的な営業が可能です。

もしアポイント獲得に成功しても同じ役職の人が同席できない場合には、「当日は弊社の〇〇部××が同席いたします」と事前に知らせておきましょう。

相手と同じ役職の差出人の記載が難しい場合は、できるだけ近い役職の名前を記載するのが大切です。

手紙の冒頭にわかりやすい件名を付ける

新規顧客開拓・既存顧客に関わらず、手紙を送る際には、冒頭に「誰でも理解できる件名」を記載する必要があります。

どのようなシチュエーションにしても、開封者は手紙が届いた際に「なぜ送ってきたのだろう？」と疑問に思うでしょう。

相手がひと目見て「なぜ手紙を送ってきたか」を理解してくれれば、最後まで読み進めてもらえ、アポイントや商談獲得につながる可能性があります。

例えば、「新商品のご案内とご面談依頼」「弊社セミナーのご案内」など、件名を一言添えるだけで最後まで読まれる確率がぐんと上がります。

時候の挨拶を添える

特に初めて手紙を送る際には、丁寧な印象を持ってもらうことが大切です。

文面全体が丁寧な言葉でつづられているのはもちろん、時候の挨拶を添えることで「丁寧な企業だな」と感じてもらえるでしょう。

時候の挨拶は季節や月によって異なりますが、中には旧暦に基づく言葉もあるため、慎重に選定しましょう。

例えば、1月なら初春の候、8月なら残暑の候など、季節や時期を見て適切な文言を選ぶ必要があります。

手紙の内容・目的を簡潔に伝える

手紙の内容や目的がわからなければ、「この手紙は読む必要がない」と思われてしまいます。

特に初めて手紙を出す企業に対しては、「あれもこれも」と多くの情報を詰め込みすぎて長文になってしまうかもしれません。

「なんとか相手に自社の商品・サービスの魅力を伝えたい」と思うのはよいことですが、まずは手紙の目的や内容を冒頭で簡潔に伝えましょう。

最初に目的や内容を簡潔に伝えると、読み手が情報を整理しやすく、伝えたい内容を理解したうえで手紙を読み進めてくれます。

読み手に寄り添った内容とする

メールでも同じですが、手紙を出す際には読み手に寄り添った内容を意識しましょう。

膨大な量の手紙を出すとなれば、ついどの企業にも同じ内容を送ってしまいがちです。

しかし、すべての企業に同じ内容を送ってしまうと「ただのダイレクトメール」と感じられ、最後まで読み進めてもらえない可能性があります。

文面を作成する前に、営業先のホームページやSNSアカウントなどをチェックし、事業内容や今後のビジョンを把握しておきましょう。

顧客と共通事項が見つかった場合には、文中に「私も〇〇に興味があり、現在勉強中です」などと記載すれば、読み手と距離を縮められます。

直接会って話したいことを記述する

手紙の文面には自社の商品・サービスの魅力を伝えるだけではなく、「直接会って話したい」気持ちを記載しましょう。

しかし、ただ会いたい旨を記載するだけでは、相手から不審に感じられたり、「自社都合」ととらえられてしまう可能性があります。

そのため、まずは「貴社のファンである」という旨を前面に出し、相手の話を聞く姿勢を文章で表現できるとよいでしょう。

「自分の話を聞いてほしい」ではなく、「あなたの話を聞かせてください」スタンスで手紙を書くと、自然と「会って話してみてもよいな」と感じてもらえます。

冒頭から自社のアピールはしない

どうしても手紙に自社の商品・サービスに関するアピールを組み込みたくなるものですが、冒頭から押し付けがましい文章を書くのは避けましょう。

いくらよい商品でも興味がない人にとっては不要と感じられ、熱心にアピールをしても心に響きません。

特に「商品・サービスを売りたい」気持ちが全面に出てしまうと、ダイレクトメールのようにとらえられ、その先を読んでもらえなくなります。

冒頭では先にご紹介したように、手紙の目的や内容を記述して相手の警戒心を解くところから始めるべきです。

さらに、相手企業の事業やサービスに感銘を受けた旨や自社との共通点、自社が役に立てる理由などを添えると、「読む価値のある手紙」になります。

実績を書くときは数字を用いる

冒頭から大々的に自社の商品・サービスのアピールをするのは好ましくないですが、文中には自社のことを知ってもらうための情報を組み込む必要があります。

商品やサービスのスペック・機能・使い方を紹介するのはもちろん、導入実績も記載すると読み手に具体的なイメージを伝えられます。

その際、ただ実績を紹介するのではなく、具体的な数字を用いればさらに細かくイメージでき、自社と契約するメリットを感じ取ってもらえるでしょう。

例えば、「これまで〇〇社に導入実績があり、〇割の企業様に継続してご利用いただいております」などの文言が効果的です。

締めくくりの言葉にも気を遣う

手紙全体がひとつのプレゼンテーションだと考え、挨拶だけではなく締めくくりの言葉にも気を配りましょう。

せっかく手紙全体がよい内容であるにも関わらず、締めくくりの言葉がいい加減だと「適当な企業」とレッテルを貼られてしまいます。

締めくくりの言葉には、相手への感謝の気持ちや寄り添う言葉を記載し、相手に「手紙を読んでよかった」「会って話してみたい」と思わせることが大切です。

また、今後自社から連絡する日時や打ち合わせの可否の返事をもらいたい旨も添えると、スムーズにスケジュールを組めるでしょう。

手紙営業でアポイント獲得をする3つのコツ

手紙営業からアポイントを獲得して商談につなげるためには、文面を考えるだけではなくさまざまな工夫も必要です。

以下の3つのコツに絞ってアポイントを獲得する方法をご紹介します。

• ペルソナ分析をする
• 手紙の発送後に電話する
• 信頼関係の構築のために手紙を使う

「手紙の文面には問題がないはずなのに、なかなかアポイントが取れない」場合には、ぜひ参考にしてみてください。

ペルソナ分析をする

手紙営業をする際には、誰にでもやみくもに送るのではなくペルソナ分析を行うと効果的です。

ペルソナ分析のやり方は、まず既存顧客のリストを集め、「どのような顧客が商品を契約してくれているか」を洗い出します。

そして、既存顧客の情報を元に、自社の商品・サービスに興味を持ってくれそうな企業やユーザーを把握し、「ペルソナ」に設定します。

今後ユーザーとなる可能性が高いターゲットを見込み顧客と言いますが、ペルソナ像が決まれば手紙営業をする際の営業先選定が楽になるでしょう。

また、文章の書き方や内容もペルソナに合わせて決めていけるため、効率よく手紙営業ができます。

手紙の発送後に電話する

手紙を開封してもらえたからといってそのままにしていても、契約に結びつくことは少ないでしょう。

手紙を送った後は、手紙が届くと予想される4～5日後に電話をするのが望ましいです。

このような手紙やメールを送った後の電話をフォローコールと呼び、記憶が新しいうちに再度アプローチをかけることで、より商品やサービスのイメージが強く頭に残ります。

手紙を読んですぐにフォローコールがかかってくると、興味・関心の度合いが高いうちに再度アプローチを受けるため、そのままアポイントや契約に結びつきやすくなるでしょう。

電話に出てもらえない・返信がない場合には、再度文面を変えて手紙を送るのも効果的です。

信頼関係の構築のために手紙を使う

「手紙営業」と聞くと、手紙を使って自社の商品やサービスをアピールするのが目的であると考えている方も多いのではないでしょうか。

たしかに手紙の中には自社の商品やサービスの情報、導入するメリットなども組み込みますが、あくまでも手紙は信頼関係構築のための手段であると頭に入れておいてください。

いきなり知らない企業から手紙が届いて自社の商品やサービスを売り込みに来ても、不信感を抱くだけでなく、最悪の場合クレームにつながることもあります。

しかし、「手紙を用いて相手との距離を縮める」と考えれば、自然と相手のことを考えた気遣いのある文面になるはずです。

自分に寄り添った内容の手紙をもらうと、誰しも相手への興味が湧くとともに、心を開こうという気持ちになります。

手紙営業ならカリトルくんがおすすめ

営業担当者が手紙を用いるべき理由は、開封率が高い・決裁者の目に触れる可能性が高いからです。

電話やメールでは窓口で断られる・メールボックスのゴミ箱に捨てられるなど、開封すらしてもらえない可能性が高いでしょう。

その点、手紙の開封率は約80％と言われているため、アポイント獲得や商談へもつながりやすい営業手法です。

営業に特化したサービス『カリトルくん』では無料相談も提供しているため、興味のある方はぜひお気軽にご連絡ください。