「商談にアポイントメールがわからない…」
「アポイントメールのポイントを知りたい！」
このようにお悩みではありませんか？
アポイントメールとは、ビジネスにおいて商談の予約を取り付けるメールのことです。アポイントメールは文面のため、直接行うアポイントとはコツが異なります。
この記事では、アポイントメールのポイントや例文を紹介します。アポイントメールの必要性についても紹介しますので、ぜひ参考にしてください。
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ここでは、アポイントメールの必要性を以下の3つに分けて紹介します。
それぞれの項目を詳しく見ていきましょう。
アポイントメールは、必要な情報を漏れなく伝えられます。対面での営業は商談後に「あれは伝えた方が良かった」となりがちです。特に経験が浅いうちは、伝え漏れが多いでしょう。
そこでメールであれば送る前に文章の内容を確認でき、必要な情報を漏れなく伝えられます。資料やWebサイトはメールに添付できるため、電話よりも詳しい情報を伝えられます。
アポイントメールは送信後も内容の確認ができます。電話や対面の営業では、録音をしていないと再び担当者や取引先に尋ねる必要があります。
しかし、アポイントメールであれば記録が残っているため、相手に連絡をせずとも内容の確認が可能です。送信者にとっても受信側にとっても、相手に確認せず内容を確認できるのはメールならではのメリットです。
メール営業は相手のタイミングにかかわらず送れるため、対面のように相手の作業を中断させることがありません。
送られた側も自分のタイミングでメール開封ができ、作業を中断させられるストレスがないのはメールならではのメリットです。
さらに電話は対面や電話よりも落ち着いてできるため、お互いの心理的負担が少なく済みます。
ここでは、アポイントメールの構成を紹介します。
アポイントメールの構成は、以下の6つに分けられます。
アポイントメールの構成は、基本的にはビジネスメールと同じです。
ここでは、アポイントメールで成果を出すポイントを以下の8つ紹介します。
それぞれのポイントを見ていきましょう。
アポメールで開封率を高めるために、件名はメールの内容が分かるようにしましょう。件名が長いと途中で途切れてしまい、開封率が下がる要因になってしまうため避けましょう。
ただし、簡潔すぎるのもメールの内容が分からず、後回しにされる可能性があります。件名の表示できる文字数はメールソフトで異なりますが、18文字程度で記載しましょう。
それに加えて、何の要件で何をしてほしくて連絡したのかを記載てください。具体例として、「MTGの日程調整のお願い」「新物件のご案内」などが挙げられます。
新規顧客に連絡する場合は、身元や連絡経緯を記載しましょう。基本的に、初めて連絡してきた相手に対しては警戒心を抱いているものです。
そのため、新規顧客には自己紹介、メールを送った経緯などを記載しましょう。それらを伝えることで、相手の警戒心を解くことができます。
メールには、相手のメリットを記載しましょう。アポイントメール=成約につなげるのが目的ですが、結果ばかり求めていると相手側は「押し売りされている」と感じる可能性があります。
相手側は自分にとってメリットがなければ、時間を割くことはしません。サービスを利用することで問題が解決できる問題や、相手にとって有益な情報などを記載して、相手にメリットがあることを伝えましょう。
アポイントメールを送る際は、返信期日を記載しておきましょう。返信期日を設置しておけば、期日までに返信がないときにメールを再送しやすくなります。
ただし、初対面の相手には返信期日の設定は避けましょう。あくまで、すでに面識のある相手に行ってください。
相手からの返信や問い合わせに備えて、アポイントメールには問い合わせ専用のSNSのアカウントや電話番号を記載しましょう。そもそも、返事がメールで来るとは限りません。
現在は問い合わせ先が増えているからこそ、相手が興味を持った場合はすぐに連絡できるよう複数の問い合わせ先を記載しておきましょう。
日程提示をする際は、複数の候補を送りましょう。送信側が送信側が複数のアポイント日程を提示しておくと、相手の負担軽減につながります。
スケジュールを委ねるのは相手を尊重しているようにも見えるかもしれません。しかし、実際はスケジュール調整のやり取りが発生して、相手に負担をかけてしまいます。
また、日程変更をするときの期日も設定しておくとよいでしょう。あらかじめ連絡しておくことで、相手側もこちら側もスケジュール調整がしやすくなります。
次にメールの送付タイミングは相手の都合を考慮しましょう。相手の忙しい時間帯や曜日にメールを送ると、後回しにされて返信が来ない可能性が高くなります。
また、深夜や早朝、休日のメールも要注意です。これらは相手に負担をかける可能性が高いため、避けましょう。基本的には、他のビジネスメールと同じように就業時間内に送るのがポイントです。
メールを送った後、返信対応はできるだけすぐに行いましょう。数時間遅れる分には問題ありませんが、1日以上返信が遅れると相手からの信頼感が損なわれる可能性があります。
したがって、1営業日以内の返信を心がけましょう。相手の質問や要望に対してスムーズに返信することで、結果につながります。
ここでは、アポイントメールの例文を以下の2つに分けて紹介します。
それぞれの文例を見ていきましょう。
新規開拓のアポイントメールの文例
| 【件名】 弊社サービスご紹介について面談のお願い 【本文】 株式会社〇〇 〇〇様 突然のご連絡失礼いたします。 株式会社〇〇営業部の〇〇と申します。 弊社では、△△業界を中心に〇〇サービスを提供しています。 この度、貴社のホームページを拝見し、弊社のサービスがお役に立てるのではないかと思いメールをお送りいたしました。 〇〇の課題があるとお見受けいたしますが、ツール選定でお困りではありませんか。弊社では現在、期間限定でサービスを行っており、通常よりも◯％お安くなっています。 期間限定中であれば毎月購入するよりも最大で◯％のコスト削減が可能です。よろしければ一度、直接ご説明にお伺いしたいと考えております。 下記の日程でご都合のよいお日にちはございますでしょうか。◯日◯日までご連絡いただければ、スムーズに案内が可能です。 ===================== ＜候補日程＞ ・○月○日（曜日） ○：○○ ・○月○日（曜日） ○：○○ ・○月○日（曜日） ○：○○ |
取引実績のあるアポイントメールの文例
| 【件名】 弊社サービスご紹介について面談のお願い 【本文】 株式会社〇〇 〇〇様 お世話になっております。株式会社〇〇営業部の〇〇と申します。 先日は貴重なお時間をいただき、誠にありがとうございました。 今回は、前回お伺いした貴社の課題を弊社のサービス「〇〇」で解決できると思い、ご連絡差し上げました。 もしよろしければ、一度直接ご説明させていただきたいのですが、下記日時のご都合はいかがでしょうか？ご希望の場合は、◯月◯日までにご連絡をいただけますと幸いです。 ===================== 【日程の候補】 ・○月○日（曜日） ○：○○ ・○月○日（曜日） ○：○○ ・○月○日（曜日） ○：○○ |
この記事では、商談につながるアポイントメールの書き方を紹介しました。アポイントメールで効果を出すためには、件名をメールの内容が分かるようにしたり、メールに相手のメリットを記載したりするのがポイントです。
しかし、アポイントメールは返信の時間がかかったり、他の業務に時間を割く必要があるため注力できなかったりする担当者も多いのではないでしょうか。その場合は営業代行会社に依頼することで、リソースの確保ができます。
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