RFP（提案依頼書）とは？作成のメリット・デメリットや手順をわかりやすく解説

「RFPってよく聞くけど、具体的に何を書けばいいの？」
「RFP作成で失敗しないためには、どのような点に注意すればいいの？」

このような疑問を抱えていませんか？

本記事では、RFPの基本的な知識から、作成手順、失敗しないためのポイントまで、分かりやすく解説します。

RFTを自社に取り入れようと考えている方は、ぜひ最後までご覧ください。

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RFP（提案依頼書）とは？

RFP（Request for Proposal）は、企業がシステム開発や業務委託を外部ベンダーに依頼する際に作成する提案依頼書です。発注企業は、プロジェクトの目的や概要、必要な機能、予算、スケジュールなどをRFPにまとめ、ベンダーに伝えます。

ベンダーは発注内容を正しく理解し、最適な提案を作成できます。また、事前に要件を明確にすれば、認識のズレを防ぎ、進行もスムーズです。具体的な情報が揃っていれば、ベンダーからの提案の質も向上し、プロジェクトの成功につながりやすくなります。

RFPの作成者は発注企業

RFPは通常、発注企業のIT部門や調達部門の担当者が作成します。例えば、在庫管理システムの刷新プロジェクトであれば、IT部門のプロジェクトマネージャーが主導し、経営層や各部署の業務担当者と連携を取りながらRFPを作成します。

RFPを作成する際は、現行システムの課題を整理し、新しいシステムに必要な機能や性能を明確にするのがおすすめです。あわせて、予算や導入スケジュールも具体的に検討し、RFPに反映させます。情報が整理されていれば、ベンダーも意図を正しく理解し、適切な提案を出しやすいです。

RFPとRFIの違い

RFPと似た言葉にRFI（Request for Information：情報提供依頼書）がありますが、両者は目的が異なります。RFIは情報収集を目的としたもので、プロジェクトの初期段階で、幅広いベンダーから情報を集めるために使用する依頼書です。

一方、RFPは具体的な提案を求めるための文書であり、RFIである程度情報を収集し、要件を絞り込んだ後に、選定に残ったベンダーに送付します。

RFIで製品情報を収集し、その後RFPで具体的な提案を求めるのが一般的な流れです。

下記の記事ではおすすめの東京のシステム開発会社について紹介しています。あわせてご参考にしてください。

参考：東京都で人気のシステム開発会社おすすめ15選比較ランキング！【2025年最新版】

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RFP作成のメリット

RFPを作成するメリットは、以下の3つです。

• 開発のスムーズな進行
• コストの削減
• 社内の情報整理

RFPを作成すると、ベンダーは発注側の意図を正しく把握し、最適な提案を出しやすくなるため、要件の認識違いが減り、開発期間の短縮や品質向上につながるでしょう。

また、複数のベンダーにRFPを送ると、見積もりを比較できます。提案内容や価格を精査し、最も条件の合う業者を選べば、不要なコストを抑えつつ、適正な価格で契約可能です。

さらに、RFPを作成する過程では、社内の情報整理も進むため、プロジェクトを進めるうえで、システムに求める要件や現状の課題を洗い出せます。

そのため、システム導入プロジェクトでは、各部署の担当者がRFP作成に関わることで、業務に必要な機能が整理され、「想定と違う」などのトラブルを防げます。

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RFP作成のデメリット

RFPの作成の主なデメリットは、以下の2つです。

• 作成に時間と労力がかかる
• 要件変更の柔軟性が低くなる

大規模なシステム開発や複雑な業務委託の場合、RFPの作成に多くの時間がかかるでしょう。

また、プロジェクトはRFPに基づいて開発を進めるため、要件変更への柔軟性が低くなります。一度RFPを確定してしまうと、後から要件の変更が難しいです。

開発中に新たなニーズが発生した場合でも、RFPの変更にはベンダーとの再交渉が必要となり、スケジュールやコストに影響が出る可能性があります。

上記のデメリットを踏まえ、RFP作成の際には、プロジェクトの規模や特性に合わせて、適切な対応策を検討しましょう。

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RFPの構成要素と内容

RFPは、プロジェクトの規模や種類により構成が異なりますが、以下の4つで構成されます。

• 概要
• 提案依頼内容
• 選考の進め方
• その他の要素

4つの要素を押さえておけば、RFPを作成する際に必要な情報を整理しやすくなります。

概要

概要では、プロジェクトの背景や目的、現状の課題、目指すゴールを明確にします。概要をしっかりまとめることで、ベンダーがプロジェクトの全体像を把握し、適切な提案をしやすくなります。

まず、プロジェクトの背景と目的を簡潔に説明しましょう。ゴールを明確にする際は「新システムの導入で、運用コストを20%削減し、業務効率を15%向上させる」などの具体的な数値を示すと、ベンダーも提案内容を考えやすくなります。

提案依頼内容

RFPの「提案依頼内容」では、発注側が求めるシステムやサービスの要件を明確にする必要があります。

機能要件と非機能要件を分けて記載すると、ベンダーが理解しやすくなります。

機能要件は、システムに求める具体的な機能です。例えば、ECサイトなら「商品登録」「カート」「決済」などが該当します。

非機能要件は、システムの性能やセキュリティ、稼働時間などの条件です。「レスポンスタイム3秒以内」「24時間365日稼働」「強固なセキュリティ対策」などを明示します。

また、要件の優先順位を決めておくと、予算や制約の中で最適な提案を受けやすいです。「必須」「推奨」「任意」と分類すると、ベンダーが優先すべき点を把握しやすいでしょう。

選考の進め方

ベンダーを選ぶ際は、提案書の提出期限や選考方法、評価基準、決定までの流れを示しましょう。

まず、提案書の提出期限を明確にすると、ベンダーはスケジュールを調整しやすくなります。

選考方法では、書類選考やプレゼンテーションの有無、最終決定までの流れを示します。「書類選考後、上位3社がプレゼンを行い、最終的に1社を選定」などの具体的な手順を記載すると、ベンダーは準備しやすいでしょう。

評価基準も明確にすると、提案の方向性が揃いやすくなります。

その他の要素

RFPの「その他の要素」では、プロジェクトを円滑に進めるために必要な補足情報を記載します。

例えば、現行システムの状況は「現在のシステムは10年前に導入され、老朽化が進んでいる」「データ移行が必要」などの情報を明記すれば、ベンダーは適切な移行方法を検討しやすいです。

また、移行に関する要件は「データ移行は週末に実施する」「移行期間中も現行システムを稼働させる」などの制約を示すことで、スムーズな計画が立てられます。

こうした情報を整理しておけば、ベンダーとの認識をそろえ、スムーズな進行につなげられます。

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RFP作成の手順【6STEP】

RFP作成は、以下の6つのステップにしたがって、RFP作成を進めていきましょう。

1. プロジェクトチームの編成
2. 課題の把握と目的の明確化
3. 要件の整理
4. ベンダー情報の収集（RFI）
5. RFPの作成
6. RFPの提出と評価

上記のステップを順番に進めることで、RFPの内容が整理され、必要な要件を漏れなく記載できます。それぞれのステップを詳しく見ていきましょう。

1.プロジェクトチームの編成

RFP作成の最初のステップは、プロジェクトチームの編成です。プロジェクトを推進する中心メンバーを選定し、役割分担を明確にしましょう。

チームメンバーには、プロジェクトマネージャー、システム担当者、業務担当者など、さまざまな分野の専門家を含めるのがおすすめです。各メンバーの専門知識や経験を活かすことで、多角的な視点からRFPを作成できます。

例えば、システム担当者が技術的な要件を、業務担当者が業務フローや必要な機能を整理すれば、必要な条件が網羅され、実際の業務に適したRFPを作成できます。

2.課題の把握と目的の明確化

2番目のステップは、現状の課題を詳細に把握し、プロジェクトの目的を明確にします。システムや業務プロセスの問題点を整理し、具体的な数値データを活用して課題を客観的に示しましょう。

例えば、「現状のシステムでは、年間100件の入力ミスが発生しており、修正に年間100時間の人員を費やしている」などの具体的な数値データを示せば、課題の深刻度を客観的に理解できます。

3.要件の整理

RFP作成の3番目のステップでは、システムに求める要件を整理します。機能要件と非機能要件を分けて記載すると、ベンダーが必要な仕様を正しく把握しやすいです。

要件を整理し、具体的に示すことで、ベンダーとの認識のズレを防ぎ、スムーズな開発につなげられるでしょう。

4.ベンダー情報の収集（RFI）

4番目のステップは、適切なベンダーを選定するために情報収集をしていきます。RFIを作成し、複数のベンダーに送付して情報提供を依頼しましょう。

RFIには、プロジェクトの概要や求めるシステムの要件を記載し、ベンダーの企業概要、実績、技術力、費用感などの情報を求めます。例えば、「過去3年間のシステム開発実績」や「保有技術資格」などの質問を含めると、客観的に評価しやすくなります。

収集した情報を比較し、実績や技術力、費用感が自社のニーズに合うベンダーを選びましょう。

5.RFPの作成

5番目のステップでは、整理した情報をもとにRFPを作成します。プロジェクトの目的や要件、選考基準を具体的に記載し、ベンダーが正しく理解できるようにしましょう。

まず、プロジェクトの概要には、背景や目的、現状の課題を明確にします。例えば、「顧客情報が分散し、営業とサポートの連携が難しい」などの具体的な問題点を記載すると、意図が伝わりやすいです。

次に、提案依頼内容では、システムの要件を詳細に記載します。機能要件として「顧客情報管理」などを明示し、非機能要件では「レスポンスタイム3秒以内」といった運用条件を示すと、必要な性能が明確になります。

6.RFPの提出と評価

最後に、作成したRFPを候補ベンダーに送付し、提案を評価します。RFP提出時は、質疑応答の機会を設けると、ベンダーが内容を正しく理解し、適切な提案を作成しやすくなります。

オンライン会議や個別面談を実施し、質問に答えながら追加情報を提供するとよいでしょう。

提案書が提出されたら、価格、技術力、実績などの評価基準に基づき、各項目に点数をつけて客観的に評価します。その結果をもとに最適なベンダーを選定し、契約交渉へ進みます。

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RFP作成で失敗しないための3つのポイント

ここでは、RFP作成で失敗しないための3つのポイントを紹介します。

• 複数人で確認して抜け漏れを防ぐ
• 現場の状況に合った要求をする
• 選定基準を明確にして公平な評価ができるようにする

上記のポイントを押さえることで、RFPの精度が上がり、ベンダーとの認識のズレを防げます。では、それぞれのポイントを詳しく見ていきましょう。

複数人で確認して抜け漏れを防ぐ

RFP作成時は、複数人で確認し、抜け漏れを防ぎましょう。一人で作成すると、視野が狭くなり、必要な情報が不足したり、誤りが含まれる可能性があります。

システム担当者だけでなく、業務担当者や経営層にもチェックを依頼するのがおすすめです。業務担当者は業務フローや使いやすさを確認し、経営層はプロジェクトの目的や予算を精査できます。

多角的な視点で見直せば、正確で分かりやすいRFPになり、ベンダーとのやり取りもスムーズになります。

現場の状況に合った要求をする

RFPの要求は、現場の業務に適した内容でなければなりません。現場のニーズを無視すると、システムが使いづらくなり、業務の効率が下がる可能性があります。

作成前に、現場担当者へのヒアリングや業務フローの分析を行い、課題を正確に把握しましょう。

例えば、業務フローを図式化し、ボトルネックを特定すれば、必要な機能を具体的に定義できます。また、担当者の意見を取り入れることで、システム導入後の利便性を高められます。

選定基準を明確にして公平な評価ができるようにする

公平にベンダーを選ぶには、RFPに具体的な選定基準を記載しましょう。基準があいまいだと、提案内容を正しく評価できず、適切な判断が難しくなります。

まず、価格、技術力、実績、サポート体制など、重視する項目を明確にし、それぞれの評価方法を統一します。「価格30点、技術力50点、実績20点」などの配点や、「必須要件を満たせば10点、不足なら0点」などの基準を設定すると、判断のブレを防げるでしょう。

選定基準を明確にすれば、公平な評価ができ、最適なベンダーを選びやすくなります。

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RFPは、システム開発や業務委託の目的や要件を整理し、ベンダーと円滑に連携するための文書です。作成には時間と労力がかかり、確定後の変更が難しいため、慎重に進める必要があります。

RFPの作成や導入に不安がある場合は、専門家に相談するのもおすすめです。

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