成功事例から学ぶ業務効率化！今すぐ実践できる業務効率化ノウハウ

「業務の効率化」は、多くの企業において頭を悩ませる永遠のテーマであるといえます。

なぜなら、業務の合理化を図り効率化することで生産性の向上へ繋がり、さらには競合他社との競争力強化へと直結する重要な課題だからです。

しかしながら、具体的な業務の効率化がわからないまま「目の前に訪れるたくさんの業務をこなすことに精一杯」「業務のスピードが一向に上がらない」とこのように悩み苦しんでいる方もいらっしゃるのではないでしょうか。

本記事では、成功した業務効率化の具体的な事例とともに改善ステップも解説します。

業務効率化に欠かせない「目的の明確化から課題の洗い出し」「自動化ツールの活用や多様な働き方への対応」など、今すぐ実践できるノウハウを紹介いたします。

ぜひ、本記事から業務効率化成功への第一歩を踏み出してください。

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1.作業効率に必要な目的と共有

1-1.明確な目的の設定方法

作業内容問わず、効率を高める目的として共通して言えることは「業務をスムーズに遂行し少しでも利益向上に努める」ことです。

一連の業務のなかで、どれかひとつでもスムーズに業務を行うことができていなければ、その後に続くすべての業務 = 全体の業務に遅れや無駄な時間が生じてしまいます。

事業すべてにおいて、生産性を向上させるためには「なぜ業務の効率化が必要なのか」「求める成果はなにか」など、目的を明確化し組織全体で共有することが非常に重要となります。

たとえば、以下のように具体的な目標設定を行えます。

上記のように、具体的な数値を基に目標を設定することで、数値から業務効率化を分析することができ、課題の見直しを行うことができます。

また、定期的な会議や研修などを活かして、組織全体で目指すゴールの姿を共有することが大切です。

業務効率を向上させる目的を明確化することで、これまで充てていた「時間と労力」を企業利益を生む業務に充てることができ、結果的に売上げアップや利益率の向上にも繋がります。

1-2.目標達成に欠かせないKPI設定

KPIとは、Key Preformance Indicator（キー・パフォーマンス・インディケーター）の頭文字からなり、日本語で「重要業績評価指標」を意味します。

日頃業務を行うなかで、重要業績評価指標という言葉はあまり聞きなれないですが、目標を達成するうえで非常に重要な指標となります。

KPIは、業務効率化の目標達成に向けた進捗状況を把握することができ、KPIにより「目標達成に向けてタスクがどこまで進んでいるのか」または「改善が必要な業務過程はどこにあるのか」など、明確化することができます。

業務の進捗において、業務時間の削減率や自動化ツール導入率を目標として、KPIで可視化することで「実は入力作業に追われ、本来の業務に時間を充てることができていなかった」といった現場の課題点を知り解決に導くことができます。

また、KPIは分析データの結果に基づき、目標達成のために複数ある改善点などの選択肢のなかから最も最適な選択を行えるよう重要な情報を提供します。

これにより、個人の経験や主観だけでなく明確な数値に基づいた業務効率化の目標を立てることが可能となります。

1-3.社内共有の仕組みと浸透性

業務効率化の目的を明確化することができたら、次のステップは「組織全体で目標を共有し浸透させる仕組み作り」を行うことです。

しかしながら、効率化へのプロセスにおいて「業務効率化の改革が本当に必要なのか？」 と疑問や不満に思う従業員もいるかもしれません。

そこで重要なのが、「トップダウン」と「ボトムアップ」のアプローチをうまく組み合わせて、社内への共有と浸透を同時に行うことです。

トップダウンとボトムアップの意味は、以下の通りです。

このように、まずはトップから目標に向けて前進する姿勢を強く推進するトップダウンアプローチを行い、経営陣から「目的と必要性」を何度も繰り返し届けます。

同時に、すべての従業員に与えられた発信権を活用して問題点や改善、提案などを経営陣へ報告するボトムアップアプローチを行うプロセスを踏むとよいでしょう。

このように、トップダウンとボトムアップ双方からアプローチを行い、継続的なコミュニケーションを取ることで、組織全体で目指す姿とゴールを共有することができます。

企業が一丸となって、業務効率化へ前進することで確実な成果をあげることができるでしょう。

2.課題の把握と洗い出しの重要性

2-1.抱えている課題の優先順位

業務効率化を進めていくうえで「課題の解決ができたら、どれくらいの効率化が見込めるだろうか」と頭をよぎると思います。

業務効率化の課題に対して優先順位をつけることが、効率化を見込める重要なステップとなります。

まず、業務のスタートからゴールまでの作業において「誰が何をやるのか」「システムを利用するのは誰か」など作業の順序を可視化し、全体において円滑な業務遂行を妨げている要因を洗い出します。

たとえば、自治体で住民からの問合せに対して多くの時間を要していたことから、問合せ内容を分析したところ「ごみ収集日に関する問合せ」が多かったことが判明しました。

優先的に課題解決に取り組むことで大幅な効率化が見込めると判断し、ウェブサイトにごみ収集日のカレンダーを掲載することにした結果、住民からの問合せが減少し作業にかかる時間を大幅に短縮することができました。

このように、全体業務のなかで、影響が大きいと感じる課題から優先的に着手することで、社内の限られた人材や時間を有効に活用することができます。

たとえ、小さな課題であっても業務に遅れが生じるのであれば、現場のリアルな声を丁寧に拾い上げ対応することも大切です。

現場のリアルな声を聞き逃さず適切な優先順位を設定することで、業務効率化への第一歩となるでしょう。

2-2.業務フロー可視化の重要性

業務効率化において、なぜ業務フローの可視化が重要なのでしょうか。

また、そもそも可視化とはどのような意味があるのでしょうか。

業務フローと可視化の意味について、以下にまとめました。

業務フローを可視化することで、業務遂行にあたって一連の流れを目で見て把握することができ、無駄な工程や手順を洗い出すことが可能となります。 

先ほどの自治体の例を基に、具体的な可視化の重要性を解説します。

① 住民からの問合せに多くの時間を費やしていた

② 問合せ内容を分析したところ、ごみ収集日に関する問合せが多かった

③ 業務フローを徹底的に可視化した

④ 担当者の間で情報共有が不足していることが判明した

⑤ 情報共有の仕組みを整備、ウェブサイトにごみ収集カレンダーを掲載した

⑥ 結果：問い合わせ件数が大幅に減少できた

このように、現状行っている業務フローを一旦可視化することで、課題の本質が見えて適切な対策を講じることができます。

業務フローの可視化は、効率化において必要不可欠な重要なポイントです。

2-3.課題の本質に迫るフィードバック

経営層や管理職は、現場のリアルな声を真摯に受け止めて改善に向けた適切な行動を起こすことが重要となります。

業務効率化を成功させるためには、課題の本質に繋がる現場のフィードバックの収集が必要です。

なぜなら、現場において業務に対する課題というのは大なり小なり必ず存在しており、その課題が円滑な業務の妨げとなる要因になるからです。

現場のフィードバックを丁寧に聞くことで情報共有ができ、仕組みを整理することが可能となります。

また、現場のリアルな声に耳を傾けることで、課題となる現象を表面的に捉えるのではなく現場が抱える問題の核となる原因が見えてきます。

フィードバックの背景にある「本当の問題点」に気づき適切な対策をとることで、現場とのコミュニケーションが円滑に進み、業務効率化に向けたプロセスが一段と高まっていくはずです。

3.自動化ツールの導入と押さえるべきポイント

3-1.最適な自動化ツール選定

業務効率化を進めるにあたって、自動化できるツールの導入や選定も欠かせません。

自動化ツールとは、これまで人間の手で行っていた業務を代わりにソフトウェアなどのロボットが行い、時間や手間をかけていた業務を自動化することができ、人件費削減や業務の効率化が可能となる、大きな助けとなる存在です。

しかしながら、多くの自動化ツールがあるなかで「一体どのツールを導入すれば、効率化が見込めるのか？」と疑問を抱えている方もいらっしゃることと思います。

最適な自動化ツールを導入する際は、自動化することで業務の効率化が見込める作業の分析を行うことが先決です。

では、具体的な例として自動化ツールについて解説します。

・定型的な入力作業を行う場合：RPA(Robotic Process Automation)ツールがおすすめ

PPAツールは、コンピューター上で行う手作業を代わりに自動で行ってくれるツールです。サーバー型とクライアント型の2種類から選択することができます。

サーバー型とクライアント型の利点と欠点については、以下の通りです。

・AIを活用したデータ分析や可視化が必要な場合：BIツールがおすすめ

AIは、蓄積している膨大なデータから必要な情報のみを分析し、業務に活用できるツールです。

ツール選定時の重要なポイントは、導入コストとROI(投資対効果)を事前に検討することも大切であり、業務を自動化することで、どれだけのコストダウンが予測できるかなど、データ分析で算出した数値から選定を行うこともできます。

ツールの使いやすさだけを求めて手間がかかるツールを選んでは本末転倒なため、サポート体制なども選定基準に含めて自動化ツールを導入しましょう。

3-2.業務プロセス自動化導入事例

業務プロセスの自動化は、効率化の中核をなすほど重要なことといえます。

なぜなら、手作業で行っていた業務を自動化することで、大幅な節約から時間短縮に繋がり空いた時間を優先業務に回すことができ、生産性が大きく向上できるからです。

たとえば、人事部門の入力作業を自動化したことにより、これまで必要としていた膨大な入力時間を節約することができ、本来であれば「1件当たり30分かかっていた入力作業が5分で完了できた」という事例もあります。

また、見積書作成にかかっていた時間もテンプレートを自動生成できるツールを活用することで大幅な作業の効率化も期待できるでしょう。

このように、人間の手を介して行っていた単純作業でも自動化することにより、本来の業務に集中して専念できるようになります。つまり、業務における生産性の向上に繋がるのです。

しかしながら、自動化ツールの導入には注意すべき点もありますので、以下の章で自動化ツール導入の注意点について解説します。

3-3.自動化ツール導入の注意点

業務の自動化ツール導入にはさまざまな注意点があるため、導入前に十分な理解を深めましょう。

自動化ツールに伴い、特に注意すべき6つの点について以下にまとめました。

上記のように、主に6つの注意点を念頭に置いて自動化導入を検討しましょう。

また、自動化の導入に伴い、業務フローの可視化や自動化に適している業務の洗い出しのほか、現場との調整や業務フローの変更点共有など、事前に行うことはたくさんあります。

自動化ツールの導入においてさまざまな課題はありますが、適切な事前準備と対策を講じて業務効率化を確実に実現していきましょう

4.現代社会における多様な働き方への対応

4-1.リモートワーク導入

近年リモートワークの普及が進んでおり、多くの企業でリモートワークの働き方を導入しています。

リモートワークとは、勤務している会社から離れた場所でも働くことができる勤務形態のことで、自宅でも稼働ができることからリモートワークで働くママも増えています。

リモートワークは、業務効率化に大きく貢献できる働き方のひとつといえます。

テレワークの導入が進むことで「通勤時間の削減」や「オフィス使用によるコストの削減」など、企業だけでなく働き手にとっても大きなメリットがあります。

通勤にかかる時間を抑えられることで、通勤ラッシュに対するストレスを軽減することができ、仕事への集中力が増すことで業務の生産性も期待できるでしょう。

このように、メリットが大きいリモートワークですが、導入する際にはリモートワーク導入に向けた課題を洗い出すことも重要となります。作業に使用する電子機器や遠隔で行えるツールなど、必要に応じて業務に適したツールの事前準備も必要となります。

リモートワーク導入に向けた事前準備や自己管理の重要性などデメリットもありますが、多様な働き方のひとつとして、時代に合ったリモートワーク導入の検討をおすすめします。

4-2.フレックスタイム制度の導入

フレックスタイムとは、あらかじめ定められた総労働時間内で、労働者自身が始業時刻と終業時刻や働く時間を自由に決めることができる制度のことです。

つまり、労働者の働きやすい環境を尊重した制度ということになります。

たとえば、市役所で「通勤時間の削減」と「窓口業務における待ち時間の短縮」を目的としてフレックスタイム制度を導入し、コアタイム（社員全員が勤務する時間帯）と併用しながら始業時間と終業時間を自由に選択できるようにしました。

結果的に「通勤時間の渋滞を避けるため始業時間を遅らせる」「夕方は子供の迎えがあるため早く退勤する」といった社員の事情に配慮することができ、社員の満足度が向上したほか離職率の低下にも繋がりました。

このように、労働者の働き方を尊重できるフレックスタイム制度は、仕事に対する社員の満足度向上に貢献しストレスの軽減から効率のよい業務の生産性を期待できるでしょう。

4-3.働き方改革の成果と課題分析

多様な働き方の現代において、働き方改革の取り組みは自治体や中小企業にとって、一定の成果を得ることができています。

具体的には、以下の成果となります。

【リモートワーク導入の成果】

・大幅な通勤時間の削減、通勤ラッシュに伴うストレスの軽減

・ストレスが軽減されたことで、生産性向上が実現

【フレックスタイム制度導入の成果】

・自由な時間設定ができることにより従業員の満足度が高まる

・離職率の低下

多様な働き方を導入することで成果を得ている企業がある一方、課題も残されています。

【課題】

・徹底した自己管理の必要性

・在宅環境の整備が不十分

・リモートワーク長期化によりコミュニケーション不足から業務の遅れや孤独感を感じる

こうした課題に対処するため、自治体や中小企業ではさまざま取り組みを行っています。

従業員の在宅環境に対する改善支援はもちろんのこと、定期的なオンラインミーティングや対面型ミーティング実施のほか、心が健康な状態で生き生きと仕事に取り組めるメンタルヘルスケアの強化などが挙げられます。

多様な働き方の改革は、業務効率化に向けた長い道のりではありますが、常に成果と課題を冷静に分析して従業員ひとりひとりの事情に配慮しながら、より快適な働き方の実現を目指していきましょう。

5.業務効率化の成功事例と改善ステップ

5-1.自治体における業務効率化の成功事例

それでは、実際に業務効率化の成功事例をみていきましょう。

【成功事例】市の取り組み

・従来の紙ベース媒体での業務からクラウド上のサービスシステムへと移行した

・これにより、作業場所を問わず業務が可能となりテレワークの推進に繋がった

・AI-OCRを活用した書類のデジタル化を図り、膨大な量の書類を効率的に処理することができた

・RPAツールを導入し、手順が決まっている定型業務の自動化を実現できた

【結果】

・業務時間を大幅に削減することに成功

・職員のメンタル面や生産性が向上しただけでなく、高品質な市民サービスの展開に繋がった

では、上記の市が取り入れた「AI-OCRツールとRPAツール」とは一体どのようなツールなのでしょうか。

AI-OCRツールとRPAツールについて、以下にまとめました。

AI-OCRツールは、紙媒体をスキャンするだけで、記載された文字を認識することができ、多くの企業で使用されている請求書や発注書など、さまざまな紙媒体のフォーマットに活用できます。

RPAツールは、ECサイトを随時確認し競合他社との価格調査を行うなどWEB情報の収集が可能となったり、定期的なメール配信や送受信が行えます。

このように、これまで人間の手を介して行っていた作業をAI-OCRツールとRPAツールを連携させることで、一連の定型業務にかかる作業の自動化が可能となり高い業務効率化が望めます。

5-2.中小企業の成功事例とその背景

では、次に中小企業における成功事例をみてみましょう。

【成功事例】企業の取り組み

・受発注業務や在庫管理などの業務を紙ベースの媒体で行っていた

・クラウド上の業務システムを導入したことで、大幅に業務にかかる時間短縮に繋がり効率化できた

・現場作業にタブレットを導入、RPAツールの導入により定型業務を自動化することに成功した

【結果】

・企業全体でペーパーレス化が進み、書類の探索や保管に要していた時間と手間を大幅に削減できた

・社員ひとりひとりが、本来の業務に集中し専念できるようになった

業務効率化を図ることは、単に数値だけの生産性をあげるだけでなく、企業で働く社員にとっても円滑な業務を行えることでストレスが軽減でき、作業結果に対する満足度を得ることにも繋がります。

効率化を求めたシステム導入において、AIなど人工知能のシステムに過ぎませんが、その効果は絶大で今後もシステム導入が耐えることはないでしょう。

しかしながら、現場で働く人は、いまを生きている人そのものです。

業務の迅速化を図りつつも、常に働く人々の満足度への貢献も忘れず大切にしましょう。

5-3.失敗事例と改善のための教訓

多くの企業が業務効率化に邁進するなかで、当然ながら苦戦を強いられる企業があることも事実です。しかし、苦戦を強いられた事例から多くの教訓を得ることもできます。

苦戦を強いられた失敗事例と改善ステップについて、解説します。

【失敗事例】中小企業

高額な投資で自動化システムを導入したものの、従業員に対して十分な研修や説明が行われなかったため思うように進まず失敗に終わった

【改善ステップ】

自動化ツールの導入を行うだけでは不十分であり、従業員のツールに対する認知やスキルアップと業務フローの見直しが欠かせない

【失敗事例】自治体

RPAツールの行き過ぎた導入により、業務が複雑化してしまい現場に混乱を招いてしまった

【改善ステップ】

自動化ツールの導入は、適切な範囲で行い必ず事前に作業者への研修を行う必要がある

一見すると、システム導入前に検討がつきそうな失敗にみえますが、実際には導入後、初めて気付かされた失敗事例ということになります。

つまり、失敗事例から学ぶべき重要なポイントは「業務フローの洗い出し」や「PDCAサイクルの不足」で苦戦を強いられたことがわかります。

業務効率化において、PDCAサイクルを継続的に回すことで「改善 → 実行 → 評価 → 改善」の流れが生まれ、着実に業務の効率化がされていきます。

失敗事例から教訓を得て、社員の共感や理解を深める姿勢とひとつずつ段階を踏んで長期的な視野で取り組むことが大切です。

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まとめ

本記事では、業務効率化で生産性向上！自治体と中小企業の成功事例紹介について、お伝えしてきました。

業務効率化は、多くの企業において頭を悩ませるテーマですが、一過性のものとして捉えず、組織全体で目標を共有し浸透させる仕組み作りから始めましょう。

業務の合理化を図り効率化することで社員の満足度を得られ、結果的に生産性向上と競合他社との競争力強化の向上にも繋がることでしょう。

いかなるときも、現状に満足することなく、さらなるステップを見据えた「社内の意識改革」や「自動化ツールの導入」「現場のフィードバック」など、真摯に取り組む姿勢が何よりも大切です。

業務効率化成功への道のりは長く、僅かな月日ではできませんが、一歩一歩着実に前進することで、大きな成果をあげることができるはずです。

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